W sytuacji kiedy współczesny świat zmienia się bardzo dynamicznie, firmy i instytucje potrzebują narzędzia, które zapewni pracownikom stały i szybki dostęp do informacji, zwłaszcza wewnętrznych. Jednym z takich narzędzi może być intranet. O tym jak zaprojektować taki system i czy dział HR powinien uczestniczyć w tym procesie rozmawiamy z UX Directorem Studia Edisonda – Hubertem Turajem.
HRS: Czy w dobie social media korzystanie z intranetów nie jest anachronizmem? Dlaczego?
Hubert Turaj UX Director Studia Edisonda: Z pewnością nie jest anachronizmem. Nie chciałbym stawiać zbyt mocnych tez, ale wydaje mi się, że nieco przeceniamy możliwości mediów społecznościowych. Oczywiście nie można odmówić im szybkości i dostępności do informacji, ale niestety nie można wykorzystywać ich we wszystkich działaniach, zwłaszcza jeśli chodzi o kwestie związane z zarządzaniem firmą czy instytucją.
I tutaj pojawiają się wewnętrzne systemy korporacyjne. W zależności od potrzeb firmy, intranet może posiadać liczne funkcjonalności, które ułatwiają pełnienie wspomnianych zadań, takie jak na przykład czat, wewnętrzna skrzynka mailowa, możliwość przechowywania dokumentów w chmurze, czy w końcu specjalne sekcje ułatwiające pracownikom dyskusję na dowolne tematy.
Ten ostatni przykład z powodzeniem wykorzystywany jest w jednej z amerykańskich korporacji, dzięki czemu pracownicy są bardziej świadomi swojej przynależności w strukturze firmy – mogą zaproponować na przykład zmianę dostawcy cateringu do firmy, czy rekomendować kolor mebli. Niby niewielkie rzeczy, ale ważne z punktu widzenia wewnętrznego HR-u.
Czy są intranety, która działają jak wewnątrz-firmowe portale?
Z całą pewnością tak. Wiele firm i instytucji właśnie w taki sposób postrzega intranet – jako wewnętrzny portal – miejsce, w którym pracownik zawsze znajdzie aktualne informacje na tematy związane z działalnością spółki, ale też z wydarzeniami stanowiącymi ważny kontekst, na przykład dla konkretnej branży.
Jednak w tym miejscu pojawia się pewien problem. W trakcie prac analitycznych zauważamy pewną tendencję do rozbudowy zakresu projektu, która przejawia się zbyt dużą ilością funkcji jakie firma chce w swoim systemie zaimplementować. W konsekwencji system zamiast być użytecznym i intuicyjnym, staje się przerośnięty , zbyt skomplikowany, a nawet mniej wydajny technicznie. Dlatego na samym początku najlepiej jest wybrać takie funkcje, które są rzeczywiście niezbędne, a następnie udoskonalać nasze narzędzie dodając nowe rozwiązania.
W jaki sposób HR może wykorzystywać intranet do swoich potrzeb?
Z punktu widzenia działów HR, intranet jest świetnym rozwiązaniem, zwłaszcza jeśli dana firma, czy instytucja ma charakter organizacji rozproszonej. Dzięki wykorzystaniu tego narzędzia można w sposób znaczący ograniczyć koszty, związane na przykład z wewnętrznym rynkiem pracy. Wspólna skrzynka odbiorcza oraz łatwy dostęp do informacji z powodzeniem mogą zastąpić czasochłonny i często mało efektywny mailing. Oczywiście nie jest to jedyne wykorzystanie intranetu w celach HR-owych.
W takim razie, jakie funkcjonalności intranetów są szczególnie dedykowane działom HR?
Niedawno Nielsen Norman Group opublikowało ciekawy artykuł, w którym dowodzą, że dzięki wprowadzeniu do intranetu inteligentnej wyszukiwarki pracowników, firma może oszczędzić nawet pół miliona dolarów rocznie! Jest to oczywiście dodatek do systemu, ale pokazuje skalę zjawiska.
Funkcje, na które najczęściej decydują się działy HR to przede wszystkim możliwość zarządzania systemem szkoleń oraz wspomnianych rekrutacji. Dodatkowo dużym ułatwieniem jest elektroniczny obieg dokumentów oraz udostępnienie wzorów dokumentów, w oparciu o które pracownicy mogą tworzyć własne wnioski. Zdecydowanie usprawnia to pracę i w sposób znaczący ogranicza ilość zapytań i wątpliwości.
Czy HR powinien brać udział przy wyborze platformy/dostawcy intranetu, a jeśli tak to na co powinno się zwracać uwagę?
W tworzenie intranetu powinni zostać zaangażowani , w ramach możliwości, przedstawicieli wszystkich grup pracowników firmy, w tym oczywiście dział HR. Na etapie projektowym warto się skoncentrować nad ilością funkcji jakie pełnić powinien system. Najważniejsze jest zatem zbadanie potrzeb użytkowników, a następnie naniesienie ich na założenia przyjęte przez zarząd firmy. Jedynie w ten sposób można stworzyć satysfakcjonujący i intuicyjny system.
Studio Edisonda jest jednym z organizatorów Intraspekcji – ogólnopolskiego badania intranetów. Termin zgłoszeń został przesunięty do końca grudnia 2013, a do akcji dołączyć można za pośrednictwem strony www.intraspekcja.pl
Rozmawialiśmy z Hubertem Turajem, UX Directorem Studia Edisonda
Image courtesy of photoraidz/FreeDigitalPhotos.net
