W drugiej części artykułu „Czas robi swoje, a ty? – jak organizować swój plan dnia” pokażę kolejne dwa sposoby na ujarzmienie mijającego czasu, podzielę się również wskazówkami, które są ważne dla moich klientów.
Ćwiczenie 2 – Metoda ABCDE
Potrzebna jest Ci kartka papieru (przydatny może być również arkusz Excel). Wypisz na niej wszystkie te sprawy jakie masz do wykonania. Przyjrzyj się raz jeszcze utworzonej liście i upewnij się, że to już na pewno wszystkie sprawy. Teraz rozpoczynamy określanie ich priorytetów. I tak „A” to zadania najważniejsze. Wykonanie (lub zaniechanie wykonania) tych zadań będzie miało poważne skutki. Jeśli masz kilka takich czynności oznaczonych literką „A“, uszereguj je jako „A1”, „A2”, „A3” itd.
Literą „B” oznacz sprawy mniej ważne, czyli te, które powinieneś zrobić. Ich wykonanie lub niewykonanie będzie miało określone skutki, jednak będą one zdecydowanie mniejsze niż w przypadku spraw „A”. Uwaga, nie rozpoczynaj wykonywania spraw „B” zanim nie zakończysz wszystkich zadań „A”.
Zadania „C” to rzeczy, które dobrze byłoby zrobić. Nie niosą one ze sobą żadnych konsekwencji. Może być to np. przeczytanie magazynu, rozmowa ze znajomym, itd.
Litera „D” oznacza delegację. Oznacz tak te czynności, które najlepiej jest przekazać do wykonania komuś innemu. Niech będzie to wszystko, co mija się z Twoimi kwalifikacjami lub o czym wiesz, że ktoś inny w firmie/rodzinie mógłby cię w tym zastąpić.
Ostatnią z kategorii jest eliminacja, oznaczona literą „E”. Tę literę postaw przy wszystkich sprawach, które stwierdzasz, że możesz usunąć ze swojego planu. Są to czynności, które nie mają wpływu ani na twój sukces życiowy ani zawodowy, nie wpłyną korzystnie na rodzinę, zdrowie ani też dobre samopoczucie. Np. oglądanie telewizji, sprawdzanie poczty elektronicznej co 5 minut, przebywanie na spotkaniach, na których nasza obecność jest zbędna.
Teraz możesz przejść do Ćwiczenia 3.
Ćwiczenie 3– Twój harmonogram
Teraz spróbuj zaplanować swój plan działań. W tym celu podzielę się z tobą wskazówkami, które cenią sobie moi klienci.
• Kiedy planujesz długofalowe i/lub cykliczne działania spójrz na widok pełnego miesiąca i zaznacz dni, w których realnie możesz poświęcić na to czas. Określ też ile czasu jesteś w stanie faktycznie poświęcić na dane zagadnienie.
• Podobnie, kiedy planujesz długofalowe przedsięwzięcie zaznacz w kalendarzu datę kiedy planujesz je zakończyć, a następnie cofaj się aż do aktualnego dnia zaznaczając w kalendarzu ważne/przełomowe momenty realizowania przedsięwzięcia.
• Zaplanuj następny dzień poprzedniego dnia wieczorem. Wiele osób pamięta wieczorem, co ma wykonać następnego dnia, a rano od razu wpada w wir wydarzeń. Trudno jest wtedy znaleźć czas na zaplanowanie czynności.
• Zapisz koniecznie cel dnia w widoczny sposób.
• Deadline’y! Ustalaj i zapisuj do kiedy wykonasz konkretne zadanie, z dokładnością co do dnia, a nawet godziny (jeżeli jest to możliwe). Dzięki temu szybciej osiągniesz cele, a określony deadline będzie punktem odniesienia do dalszego planowania.
• Wszystkie rozmowy prowadź zorientowane na konkretny cel (ustal go wcześniej).
• Ustal sobie formę nagrody za wykonanie listy zadań. Może to być forma relaksu, przeczytanie ciekawego artykułu, etc.
• Planuj maksymalnie 60% dostępnego czasu (dzięki temu zawsze masz w zanadrzu 20% czasu na tzw. nieprzewidziane czynności i 20% czasu zapasu, który możesz przeznaczyć np. na opracowania kreatywne, działania koncepcyjne).
• Grupuj zadania a znacznie oszczędzisz czas – znacznie szybciej wykonasz 5 telefonów jeden po drugim, niżbyś przerywał dzwonienie czytaniem maili, pisaniem notatek, czy przygotowywaniem oferty;
• Ograniczaj przerywniki – możesz wyznaczyć sobie czas na małą przerwę, np. po 5 przeprowadzonych rozmowach telefonicznych sprawdzisz pocztę, albo zajrzysz na portal społecznościowy.
• Skupiaj się na jednym zadaniu w danym momencie.
• Zrób małą część zadania, żeby zacząć.
• Nieważne decyzje podejmuj szybko.
• Pozwól sobie być niedoskonałym.
Komary i bojowniki, życzę wam powodzenia i współdziałania z czasem. Niech stanie się on waszym sprzymierzeńcem.
Część pierwsza artykułu znajduje się tutaj.
autor: Agata Białkowska – coach, trener, poszukiwaczka wyzwań oraz pasjonatka ludzi. Wytchnienie znajduje podróżując po świecie oraz jeżdżąc konno
