Szkolenia są narzędziem doskonalenia kompetencji i umiejętności osób wykonujących różne zawody i zajmujących różne stanowiska. Dynamiczne zmiany cywilizacyjne, również na rynku pracy, zmuszają nas do ciągłego podnoszenia kwalifikacji lub/i zdobywania nowych umiejętności. Większość firm i zakładów pracy coraz częściej stawia na rozwój swoich pracowników, pamiętając, że są oni najcenniejszym kapitałem firmy.
Trzeba jednak pamiętać, że na prawidłowo określone potrzeby szkoleniowe, składa się wiele etapów. Szkolmy tam, gdzie są największe braki, nabywajmy te kompetencje, które przyniosą rozwój naszym pracownikom i firmie. Na ocenę potrzeb szkoleniowych (OPS) składają się: rozpoznanie i analiza, w danym kontekście braków, które można wyrównać za pomocą systematycznych szkoleń (Pujol, 2003). Właściwie przeprowadzona identyfikacja potrzeb jest podstawą wszelkich innych czynności związanych ze szkoleniami pracowników. Rozpoznanie potrzeb szkoleniowych stanowi podstawowy i pierwszy etap związany z doborem programów pracy. Prawidłowo przeprowadzone badanie pozwala na podjęcie decyzji, który obszar wymaga szkolenia. Pozwala ustalić czas treningu, odpowiedniego do nabycia konkretnych kompetencji czy poznać motywację, postawy i przede wszystkich posiadaną wiedzę. Dzięki identyfikacji potrzeb i poznanie potencjalnych uczestników instytucje, agencje szkoleniowe są w stanie ustalić i zorganizować najbardziej efektywne sesje szkoleniowe. Co za tym idzie, dobiorą odpowiednie metody szkoleniowe ( np. według wieku, czy zainteresowań grupy). Analiza potrzeb szkoleniowych możemy wykonać poprzez np.:
– analizę ocen okresowych
– ankietowe badanie pracowników (zbada opinie, a nie fakty)
– obserwacje na stanowisku pracy (jeśli praca polega na np. kontaktach z klientem)
– badanie za pomocą development center (ośrodek oceniający stwarza warunki zbliżone do warunków pracy i sprawdza zdolność uczestników do adaptacji w tych warunkach)
– badanie satysfakcji klienta ( bada efekty pracy)
Zanim podejmiemy decyzje o sposobie radzenia sobie z konkretnymi problemami, trzeba zdefiniować, czy wynika on z braku umiejętności, czy może poprzez inne czynniki i wymaga innych rozwiązań niż szkolenia. Gary Dessler wyróżnił pięć możliwych przyczyn, które powinno się mieć na uwadze gdy zauważamy niezadowalające wykonywanie zadań przez pracowników. (Janiak, 2000).
1. Nieznajomość wymaganych standardów, które potrzebne są, żeby wykonać dane zadania. Przyczyną takiej sytuacji może być nieznajomość oczekiwań wobec stanowiska, które dana osoba zajmuje. Może być również taka sytuacja, w której pracownik zna normy, ale nie otrzymuje informacji zwrotnych o efektach swojej pracy. Może nie mieć świadomości o błędnie wykonywanej pracy. W podobnym przypadku najważniejsze jest opracowanie reguł, mechanizmów kontroli i udzielania informacji zwrotnych.
2. Brak motywacji do pracy – główną przyczyną jest niewłaściwy system motywacyjny istniejący w danej firmie. W tym przypadku szkolenie nie jest wystarczającym rozwiązaniem. Podczas niego można np. podszkolić umiejętności rozmów oceniających pracowników. Szkolenie jednak będzie dopiero wtedy skuteczne, jeśli wprowadzi faktyczne zmiany w systemie motywacyjnym.
3. Obiektywne przeszkody podczas wykonywania pracy – pracownik mimo umiejętności i potrzebnych kompetencji do wykonywania jakiegoś zadania nie jest w stanie tego zrealizować ponieważ np. nie otrzymuje potrzebnych materiałów. Aby wybrnąć z takiego typu problemów, trzeba przeprowadzić zmiany funkcjonalne firmy, np. w zakresie przepływu informacji, polityki zaopatrzeniowej czy bazy narzędziowej.
4. Brak wprawy, praktyki w wykonywaniu danego zadania – taki problem występuje w przypadku podejmowania nowych zadań, lub tych które wykonuje sporadycznie. W takiej sytuacji zalecane jest przeprowadzanie treningów praktycznych, doszkalających.
5. Brak kompetencji – jeśli pracownik nie ma problemów z przedstawionymi powyżej sytuacjami, ale nie osiąga wymaganych rezultatów, powinniśmy rozważyć możliwość szkolenia z odpowiednich kompetencji.
Pracodawca czy dział personalny w danej instytucji powinien szeroko przeanalizować, wszystkie możliwości, zanim podejmie decyzje o organizacji szkolenia. Identyfikacja potrzeb i dobór odpowiednich trenerów jest kluczowym aspektem rozwoju pracowników poprzez szkolenia. Pamiętać należy jednak o szkoleniu w tych miejscach, w których występują luki, lub są możliwości doszkolenia już posiadanych umiejętności.
Autor: Paulina Kruk, Personia
Źródło: M. Łagoda, P. Fortuna, Przygotowanie szkolenia, czyli jak dobry początek prowadzi do sukcesu, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk 2009.
