Jednym z punktów wyjścia do zaplanowania działań komunikacyjnych w firmie są potrzeby i oczekiwania komunikacyjne pracowników. Pozwala je poznać i zweryfikować audyt komunikacji wewnętrznej.
Podstawowym założeniem audytu komunikacji wewnętrznej jest z jednej strony zbadanie aktualnego poziomu zadowolenia pracowników z przepływu informacji i wiedzy oraz z jakości komunikacji z przełożonymi i współpracownikami, z drugiej wskazanie potrzeb i preferencji w tych zakresach. Dla zarządu jest to istotny element wspierający realizację celów biznesowych organizacji. Samo ich określenie i zakomunikowanie nie oznacza przecież ich zrozumienia i zaangażowania w ich realizację. Audyt pozwala na zweryfikowanie wyobrażeń zarządu o opiniach pracowników na temat firmy, rozumienia jej misji, wizji i celów biznesowych, poziomu identyfikacji pracowników z nimi i zaangażowania w ich realizację. Rozbieżności między oceną a oczekiwaniami pracowników wobec komunikacji, które ujawniają się w wynikach audytu, dają możliwość zaplanowania krótko- i długofalowych działań usprawniających komunikację wewnętrzną w firmie.
Audyt komunikacji wewnętrznej jest analizą jej mocnych i słabych stron oraz szans i zagrożeń wynikających z niedopasowanej do firmowych realiów komunikacji. Dostarcza bowiem informacji na temat faktycznej kultury organizacji i szeroko rozumianej jakości komunikacji w wielu obszarach i na różnych poziomach organizacji, między jej wszystkimi członkami. Tym samym pozwala na wykorzystanie potencjału i uniknięcie sytuacji kryzysowych.
Oprócz danych i informacji uzyskanych podczas badania, audyt niesie ze sobą jednak znacznie więcej.
Audyt, jak każde badanie dotyczące wszystkich pracowników, jest ingerencją w to, co dzieje się w firmie, w codzienne życie pracowników. Jest jednocześnie sygnałem otwarcia się organizacji, deklaracją chęci wysłuchania opinii, przyjęcia frustracji i pomysłów pracowników. Przez to niesie obietnicę zmian, co może działać motywująco i podnieść zaangażowanie.
Jest także treningiem komunikacji dla menedżerów. Odgrywają oni bowiem kluczową rolę w angażowaniu pracowników do wzięcia udziału w audycie. Stanowią przykład, uwiarygadniają badanie i jego cele, potwierdzają otwarcie się organizacji na wysłuchanie pracowników.
O powodzeniu audytu komunikacji wewnętrznej decyduje określenie zakresu i celu badania oraz dobór odpowiednich technik badawczych. Audyt powinien być także dobrze zaplanowany w czasie – nie powinien kolidować z innymi ważnymi wydarzeniami w firmie, świętami państwowymi i religijnymi czy przerwami wakacyjnymi i zimowymi. Ponieważ badanie dotyczy wszystkich pracowników, każdy powinien mieć szansę na wyrażenie swojej opinii. Stąd ważne jest, by długość trwania badania była dopasowana do rytmu życia firmy. Istotne są zbudowanie zaufania i wiarygodności audytorów oraz wsparcie i zaangażowanie kadry menedżerskiej i pracowników. Nieodzownym elementem audytu jest kampania informacyjna prowadzona przed, w trakcie i po audycie. Ostatnim kluczowym czynnikiem wpływającym na powodzenie badania są zmiany wprowadzone na jego podstawie. Jeśli pracownicy ich nie odczują, kolejna edycja audytu i każde inne badanie mogą zakończyć się fiaskiem. Ponadto pracownicy mogą poczuć się wykorzystani i oszukani – dając możliwość wypowiedzenia się składamy obietnicę uwzględnienia tych wypowiedzi w dalszych działaniach firmy. Jeśli ich nie spełnimy spadną motywacja i zaangażowanie.
Audyt komunikacji wewnętrznej jest zatem jednocześnie potencjalnym kryzysem i szansą dla zarządu, menedżerów i pracowników. Dlatego decyzja o przeprowadzeniu audytu komunikacji wewnętrznej powinna być poprzedzona rzetelną analizą nie tylko przesłanek do zainicjowania badania, ale także gotowością firmy na jego przeprowadzenie i wprowadzenie zmian na podstawie jego wyników.
