Nowoczesna polityka personalna coraz częściej wymaga stosowania różnych narzędzi usprawniających działania w tym obszarze. Dyrektorzy HR dostrzegają zalety takich rozwiązań, jakimi są systemy informatyczne wspomagające obsługę procesów zarządzania personelem. Rynek oferuje wiele systemów dla HR, różniących się pod względem funkcjonalności czy możliwości dostosowania do konkretnych organizacji. Aby dokonać dobrego wyboru takiego rozwiązania, warto zwrócić uwagę, czy spełnia ono kryteria ważne dla konkretnej organizacji. Omówione poniżej najbardziej istotne kryteria wraz z zestawem pytań, jakie warto zadać dostawcy systemu, powinny pomóc w podjęciu słusznej decyzji.
5. Budżetowanie działań HR
Kierownicy zespołów lub projektów wprowadzają proponowane pozycje kosztowe związane z wynagrodzeniami lub innymi rodzajami kosztów. Poszczególne budżety cząstkowe po ich zatwierdzeniu powinny automatycznie tworzyć wspólny budżet. W kolejnym kroku naliczone wynagrodzenia czy tez rejestracja wartości innych zaplanowanych wielkości pozwalają zestawić je z budżetem i monitorować odchylenia.
Warto tu zatem zapytać:
a. Czy rozwiązanie wspomaga przeprowadzenie procesu budżetowania w organizacji z możliwością rejestracji, akceptacji budżetów cząstkowych?
b. Czy system pozwala automatycznie uzyskać informacje o wykonaniu budżetów na podstawie prowadzonych ewidencji np. wynagrodzeń lub opisanych dokumentów kosztowych?
c. Czy możliwe jest wygodne raportowanie wykonania budżetów i związanych z nimi odchyleń w różnych płaszczyznach np. czasu, miejsc powstawania kosztów, projektów?
d. Czy jest możliwość udostępnienia bieżących raportów o wykonaniu i odchyleniach budżetów dla osób odpowiedzialnych za swoje budżety? W jaki sposób dostępne są te dane (np. poprzez www)? Czy każdy z kierowników widzi tylko swoją część budżetu zgodnie z uprawieniami?
6. Wsparcie do zarządzania kompetencjami w organizacji
Kompletne rozwiązanie powinno stanowić wsparcie do zarządzania w zakresie miękkiego HR. Konieczne jest zatem, aby umożliwiało ono gromadzenie informacji o wymaganych kompetencjach dla różnych pozycji w organizacji, zawierało opisy stanowisk, aktualny stan kompetencji potwierdzony poprzez oceny okresowe. Arkusze ocen, dostosowane do opisu pozycji pracowników w organizacji, powinny być definiowalne i zakładać możliwość oceny w różnych sekcjach np. kompetencji, planów rozwojowych i szkoleniowych, ścieżek kariery, planowania i rozliczania celów. Kompetencje muszą być uzupełniane poprzez realizację szkoleń zarówno tych obligatoryjnych przy wykonywaniu określonych prac, jak i tych wzbogacających umiejętności w ramach rozwoju i wyznaczonych ścieżek kariery pracowników.
Trzeba tu więc postawić pytania:
a. Czy system pozwala gromadzić informacje o kompetencjach pracowników w odniesieniu do ich pozycji w organizacji?
b. Czy istnieje możliwość prowadzenia w systemie ocen okresowych, planowania i ewidencji szkoleń, ścieżek kariery, planowania i rozliczania celów?
7. Komunikacja w obsłudze procesów HR
Prawidłowe i chronione dane oraz bogata funkcjonalność rozwiązań muszą być koniecznie uzupełnione o warstwę komunikacyjną. Ważne jest udostępnienie (najlepiej poprzez www) informacji dla pracowników zgodnie z ich rolą i uprawieniami w organizacji oraz elektroniczne powiadamianie o konieczności wykonania działań (np. akceptacji wniosku podległego pracownika lub o wyniku prac innych np. zatwierdzeniu przez przełożonego planu urlopów). Dla poszczególnych typów wniosków można określić przebieg ich akceptacji. Każdy z etapów akceptacji powinien być sygnalizowany elektronicznymi powiadomieniami. Ponadto system powinien dawać możliwość przeglądu stanu wniosków poprzez www.
Pytania, które warto zadać w tym miejscu, to przede wszystkim:
a. Czy pracownik ma możliwość sprawdzenia swoich danych np. o płacy, karcie urlopowej, podatkowej samodzielnie, poprzez przeglądarkę internetową?
b. Czy rozwiązanie wspomaga przeprowadzenie planowania urlopów z możliwością akceptacji lub odrzucenia planów przez przełożonego?
c. Czy rozwiązanie pozwala zarejestrować i przeprowadzić akceptację wniosku urlopowego lub wniosku o pozwolenie na wyjazd służbowy?
d. Czy pracownik może poprzez www zgłosić awarię lub potrzebę naprawy użytkowanego sprzętu, a potem sprawdzić stan akceptacji i realizacji swojego zgłoszenia?
e. Czy pracownik ma możliwość zgłoszenia zapotrzebowania zakupu poprzez portal?
Zaprezentowane kryteria to zestaw uniwersalny, obejmujący różne elementy polityki zarządzania personelem. Z oczywistych względów nie odnosi się do specyfiki poszczególnych organizacji. Ma on na celu jedynie wskazać, jakie obszary działalności HR można wspierać za pomocą narzędzi informatycznych i – co ważne – jakich funkcjonalności można oczekiwać. Każde przedsiębiorstwo jest inne, ma własną strategię zarządzania personelem. W zależności od posiadanych priorytetów każda organizacja może na podstawie omówionego tu zestawu kryteriów stworzyć własną koncepcję rozwoju obszaru HR przy efektywnym wykorzystaniu rozwiązań informatycznych.
Część pierwszą można przeczytać tutaj.
Autor: Renata Łukasik, Dyrektor ds. oprogramowania i Członek Zarządu Macrologic SA
