W 2012 roku, na całym świecie około 30% wszystkich pracowników zatrudnionych na stałe, będzie pracować wirtualnie. Tę prognozę magazynu Focus Money potwierdza również psycholog i ekspert od technologii informacyjnej i komunikacyjnej Udo Konradt, który dodaje, że międzynarodowe (wirtualne) zespoły już od dawna należą do codzienności w wielu przedsiębiorstwach. Na co więc należy zwrócić uwagę, aby współpraca w międzynarodowym (wirtualnym) zespole przebiegała pomyślnie? Oto kilka wskazówek.
Warunki wyjściowe w międzynarodowym projekcie
Decydującym warunkiem prowadzącym do sukcesu międzynarodowego projektu jest dokładne
wyjaśnienie, jeszcze przed stworzeniem zespołu i rozpoczęciem jego prac, kilku podstawowych
kwestii, przykładowo:
– procesów i warunków pracy
– potrzebnych zasobów
– oraz obszarów zadań
Więcej czasu i wysiłku potrzebne jest do stworzenia wymaganych profili poszczególnych członków projektu. W tym celu konieczne jest, aby wybór członków teamu odbył się z uwzględnieniem odmienności w metodach postrzegania i działania, uwarunkowanych różnym pochodzeniem kulturowym. Wiedza na temat różnic kulturowych członków zespołu pozwala w znacznym stopniu zapobiec problemom w komunikowaniu się. Początkowa inwestycja w ustalenie jasnych reguł i zapewnienie wspólnego pojmowania kluczowych definicji czy przebiegu procesów przed rozpoczęciem pracy zespołu, staje się szybko opłacalna. Im jaśniej i klarowniej zostanie opisana praca w zespole, a członkowie zespołu otrzymają wystarczająco dużo czasu na zrozumienie celów projektu i zasad współpracy, tym łatwiejsze będzie zaaklimatyzowanie się w nim. Niestety ten etap tworzenia zespołu jest zbyt często bagatelizowany. Powodem tego jest np. brak świadomości możliwych strat finansowych i brak uwrażliwienia na rangę różnic kulturowych w międzynarodowych projektach.
Szczególne wyzwanie-zespoły wirtualne
Do kluczowych wyzwań i najważniejszych czynników decydujących o sukcesie projektu należy przede wszystkim zdobycie zaufania, motywowanie i dowodzenie na odległość. Poprzez ograniczony kontakt osobisty i możliwość bezpośredniego spotkania członkowie zespołu, a w szczególności projekt manager, muszą intensywniej starać się o przyjazną atmosferę oraz efektywną pracę i komunikację w zespole.
Praca w wirtualnych, międzykulturowych zespołach może być utrudniana również poprzez
całkiem przyziemne aspekty takie jak różne strefy czasu, odmienne systemy telekomunikacji, niekompatybilne oprogramowanie komputerowe lub zróżnicowany poziom technologii w danym kraju. Dlatego zbudowanie odpowiedniej infrastruktury projektu w zakresie technologii i komunikacji
jest podstawą do pracy w wirtualnych zespołach międzynarodowych. Rozwój technologii
komunikacyjnej sprzyja skutecznemu porozumiewaniu się. Uproszczeniem współpracy mogą być
tutaj media społecznościowe i technologie kolaboracyjne jak np. system konferencyjny audio-video,
wikis, różne narzędzia do zarzadząnia projektami, platformy e-lerningowe czy blogi. Zasady: w jaki sposób, jak często i w jakim celu dane medium będzie używane, powinny zostać ustalone przez zespół na początku współpracy przy uwzględnieniu preferencji członków zespołu. To bardzo ważny aspekt, ponieważ w zależności od stylu komunikowania się jedni przywiązują dużą wagę do rozmowy np. przez telefon czy skype, inni natomiast cenią sobie wiadomości pisemne (listy, czy maile).
Ten fakt potwierdza również badanie 85 przedsiębiorstw z sześciu krajów z 2009 roku, w którym 43,5% firm skarży się na niezadowalający i niejasny sposób komunikacji w zespołach międzykulturowych. 27% potwierdza, że powodem złej komunikacji jest zróżnicowany i niezorganizowany sposób używania mediów społecznościowych i technologii kolaboracyjnych. Różny stopień zaawansowania znajomości języka roboczego, najczęściej angielskiego, posługiwanie się fachowym słownictwem w trakcie projektu, może prowadzić do błędnych interpretacji i nieporozumień. 80% badanych uznaje efektywną komunikację za jeden z najważniejszych czynników przyczyniających się do sukcesu w zarządzaniu projektami międzynarodowymi.
