Obecnie, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej istnieje potrzeba uzasadniania wydatków na działania szkoleniowe. Organizacje muszą kłaść nacisk na wykorzystywanie przez pracowników w praktyce zawodowej nowej wiedzy i umiejętności zdobytych w wyniku udziału w szkoleniach (transfer efektów szkoleniowych). Jest to czynnik sprzyjający efektywności, a tym samym wywołujący pozytywny efekt biznesowy.
Badanie przeprowadzone przez ESI International* miało na celu ukazanie praktyk na rzecz transferu efektów szkoleniowych stosowanych przez pracodawców. Głównym celem badania było sprawdzenie czy organizacje wdrożyły proces wspierający transfer efektów szkoleniowych oraz jakie działania są podejmowane.
– Okazało się, ze 67% organizacji wprowadziło formalny proces sprzyjający transferowi efektów.
– Zdaniem ponad połowy respondentów głównymi metodami sprawdzenia wykorzystania efektów szkolenia w miejscu pracy są nieformalne informacje zwrotne (ok. 36%) lub zwyczajnie przypuszczenia (22%). Zdecydowanie mniejszą popularnością cieszą się badania (20%), formalne rozmowy lub dyskusje (ok. 13%) oraz szczegółowe analizy (8%).
Jakie zatem działania sprzyjające transferowi podejmują pracodawcy?
Ponad połowa (60%) przygotowuje programy szkoleniowe odpowiadające potrzebom biznesowym, w prawie połowie przypadków ustalane są pomiędzy pracownikiem a menedżerem indywidualne cele do zrealizowania po szkoleniu, 40 proc. dostosowuje metody szkoleniowe do oczekiwanych rezultatów szkolenia, a jedna trzecia dba o to, aby szkolenie jak najbardziej odpowiadało specyfice pracy.
Przygotowanie pracowników do udziału w szkoleniu
Kluczowe znaczenie dla wykorzystywania efektów szkoleniowych w miejscu pracy mają trzy aspekty: działania przedszkoleniowe, działania poszkoleniowe oraz motywowanie pracowników. W jaki sposób pracodawcy przygotowują pracowników do wykorzystania wiedzy i umiejętności w codziennej pracy?
– zapewnienie niezbędnych zasobów i odpowiedzialności (79%)
– rozmowy na temat tego, co można wykorzystać w codziennej pracy (ok. 64%)
– upewnienie się, że pracownik ma czas i chęci do stosowania zdobytej wiedzy (61%)
– okazywanie aprobaty dla udziału pracownika w szkoleniu (ok. 57%)
– upewnienie się, że pracownicy widzą sens udziału w szkoleniu (ok. 52%)
Motywowanie pracowników
Autorzy badania postanowili również sprawdzić, w jaki sposób pracodawcy motywują pracowników do wykorzystywania efektów szkoleniowych. Ponad połowa organizacji (ok. 60%) oferuje pracownikom możliwość posiadania większej odpowiedzialności, wpływ na ocenę okresową (ok. 58%), szansa na awans (ok. 54%), premia (20%). Co ciekawe, przedstawiciele części organizacji stwierdzili, że jako czynnik motywujący do stosowania efektów szkoleń stosuje się przedstawianie negatywnych konsekwencji (8%), takich jak: degradacja z obecnie zajmowanego stanowiska lub nawet możliwość utraty pracy.
Działania wykorzystywane po szkoleniu
Aby transfer efektów szkoleniowych rzeczywiście miał miejsce, należy podjąć określone działania po szkoleniu. Wyniki badania pokazują, że niewiele jest robione w tym zakresie. Otóż rozmowy pracowników z przełożonymi lub liderami zespołów odbywają się jedynie w ok. 40% organizacji. Pomoc w aplikowaniu nowych umiejętności oferuje 37% pracodawców, nieformalne wsparcie w postaci grup networkingowych, forów dyskusyjnych stosowane jest w 33% firm, a przykładowo dedykowanie pracownikowi coacha występuje w 14% organizacji.
Aspekty sprzyjające transferowi
Transfer efektów szkoleniowych ma miejsce, gdy organizacja: wprowadza plany wykorzystania wiedzy i umiejętności po szkoleniach, wykorzystuje instrumenty wspierające, sprawdza w sposób mierzalny czy efekty szkoleń są aplikowane przez pracowników do ich codziennej pracy.
Istnieją trzy podstawowe aspekty ważne z punktu widzenia transferu wiedzy, czyli:
– posiadanie czasu na aplikowanie wiedzy, dostępność potrzebnych zasobów oraz odpowiedzialność za efektywność szkolenia,
– wsparcie menedżera zespołu,
– aktywizacja całego otoczenia pracownika.
Ponadto istotną rolę odgrywają następujące elementy: wprowadzenie rzeczywistych projektów do programów szkoleniowych, lepsza komunikacja działań szkoleniowych w organizacji, komunikowanie przejrzystej strategii pomiaru transferu efektów szkoleniowych do praktyki biznesowej, ustanowienie wytycznych odnośnie zarządzania zmianą, zwiększenie zaangażowania menedżerów w cały proces szkoleniowy.
Badanie wykazało wiele obszarów, na które organizacje powinny kłaść większy nacisk, np. wsparcie zarządzania, przygotowanie pracowników do udziału w szkoleniach, sposób motywowania, pomiar zakresu transferu.
* Badanie Applying Training and Transferring Learning to the Workplace: How to Turn Hope into Reality zrealizowano w marcu 2011 na próbie 3 209 respondentów z pięciu kontynentów: Ameryki Północnej, Ameryki Południowej, Azji, Afryki i Europy. W badaniu wzięły udział m.in. osoby odpowiedzialne za realizację polityki personalnej i polityki szkoleniowej, menedżerowie wyższego szczebla.
