Odwiedziłam dawno nie widzianą koleżankę. Delektowałyśmy się kawą i ciastem, dzieliłyśmy nowościami i ploteczkami. W pewnym momencie podszedł do nas jej 7-letni syn Wiktor z gazetą w ręku i powiedział z dumą w głosie: – Ciociu, zobacz, mój tata jest w gazecie!
Gazetka, którą przyniósł Wiktor to wewnętrzny biuletyn firmowy. Na jednej z pierwszych stron, poświęconej zmianom organizacyjnym w firmie, widniało zdjęcie taty i informacja o jego niedawnym awansie na stanowisko dyrektora. Tomek w firmie pracuje już od ponad dziesięciu lat i jest jedną z osób, która mocno przyczyniła się do rozwoju organizacji. To międzynarodowa korporacja, jeden z największych lokalnych pracodawców, z nowym oddziałem, oddalonym o ok. 300 km od siedziby głównej.
PR zaczyna się w domu
Tomek jest nie tylko spełnionym ojcem, ale także spełnionym pracownikiem. Oczywiście odniesiony sukces wymagał od niego wytężonej pracy, także częstych wyjazdów. Jak wielu innych rodziców, nie mógł poświęcić rodzinie tyle czasu, ile by chciał. W zamian za to mieszkają w wygodnym domu, dzieci uczęszczają na rozmaite zajęcia dodatkowe, rodzina często spędza weekendy, wakacje i ferie w ciekawych miejscach. Między innymi dzięki firmowej gazetce synowie zdają sobie sprawę z ważnej roli swojego taty w firmie. I są z niego dumni. Podobnie jak ich mama czy dziadkowie, lepiej rozumieją i łatwiej znoszą jego częste nieobecności.
Przejrzałam gazetkę z zainteresowaniem. Layout oddający specyfikę branży, przyciągający uwagę prostotą i kolorami zgodnymi z wizualną identyfikacją firmy. Interesujące grafiki, dobrej jakości i czytelnie podpisane fotografie. Szesnaście stron podzielonych na treści stricte firmowe i bardziej rozrywkowe. Artykuły nie dłuższe niż na jedną rozkładówkę, z krótkimi i konkretnymi wstępami, podzielone śródtytułami. Różni autorzy. Konkursy i wypowiedzi pracowników. Wszystko zgodnie ze sztuką.
Zarzuciłam Tomka pytaniami. Jak wygląda praca redakcji? Ile jest w niej osób? Czy w firmie funkcjonują jeszcze jakieś narzędzia komunikacji? Jaki jest nakład biuletynu? Ludzie chętnie go czytają, piszą do niego? Czy w tej firmie faktycznie jest tak fajnie, jak wynika to z gazetki?
Czarno na białym
W firmie Tomka biuletyn jest najdłużej funkcjonującym narzędziem komunikacji wewnętrznej. Powstał siedem lat temu w czasie najintensywniejszego rozwoju firmy. Początkowo był to czterostronicowy, czarny-biały kwartalnik informujący o najważniejszych firmowych zmianach, wydawany przez Dział Sprzedaży i Marketingu w nakładzie o połowę mniejszym niż ilość wówczas zatrudnionych pracowników. Zapotrzebowanie na informacje było jednak tak duże, że w ciągu roku liczba stron i nakład podwoiły się, magazyn zyskał kolory i stał się miesięcznikiem. Jednocześnie w firmie powstał intranet. Jednak w badaniu opinii pracowników, które po raz pierwszy odbyło się pięć lat temu, pracownicy wskazali biuletyn jako drugie, po komunikacji z bezpośrednimi przełożonymi, ulubione źródło informacji o firmie i kolegach. W miarę rozwoju komunikacji wewnętrznej w firmie Tomka przybywało narzędzi i kanałów komunikacji. Przybywało także chętnych do współtworzenia magazynu drukowanego, przez co stawał się jeszcze bardziej lubiany i ceniony. Ten stan utrzymuje się do dziś. Pomimo bieżącej komunikacji za pośrednictwem intranetu czy urządzeń mobilnych, cały nakład rozchodzi się jak ciepłe bułeczki.
Swoje pięć linijek
Magazyn, który z taką dumą przyniósł mi mały Wiktor, funkcjonuje nie tylko w komunikacji wewnętrznej w firmie – jest też doskonałym narzędziem brandingu i PR. Dzięki formie drukowanej mają do niego dostęp rodziny i znajomi pracowników, którzy podglądając wewnętrzne życie firmy, nabierają do niej zaufania i sympatii, stając się tym samym jej orędownikami.
Spośród wszystkich narzędzi komunikacji wewnętrznej, biuletyn drukowany jest jedynym tak wielowymiarowym narzędziem. I odnoszę wrażenie, że minie jeszcze sporo czasu zanim to się zmieni, a wielu z nas przynajmniej raz w życiu będzie miało swoje „pięć linijek w gazecie”.
