Każdy menadżer kierujący dużą firmą może podać dziesiątki przyczyn, z powodu który pracownicy nie mogą przyjść do pracy – chorują; mają szkolenia; urlopy planowane i tzw. kacowe (urlop na żądanie); wypadki, mogą utknąć gdzieś w drodze, bo samochód się popsuje; mogą nawet zrezygnować z pracy itp. Potencjalnie dane te powinny trafiać do działu kadr, ale nie mamy pewności, że dotrą ona na czas i nie spowodują zaburzeń w bieżącej działalności firmy. Czasem o pewnych zdarzeniach informowany jest bezpośrednio dział HR, czasami ta informacje dociera innym kanałem i ginie, ponieważ nie ma narzędzia jej propagacji i przetworzenia. Wprowadza to dezorganizację w firmie. Na to szerokie spektrum zdarzeń nakłada się proces biznesowy prowadzony przez firmę np. dostarczanie i odbiór przesyłek, prowadzenie magazynu , ale może to również być produkcja, bądź działalność serwisowa itp.
„Każdy menadżer wie ile potrzeba pracy, aby wykonać plan i ile niespodziewanych zdarzeń może zaburzyć realizacje planu, na które należy szybko zareagować. Takie sytuacje są typowe dla każdej dużej organizacji usługowej, nawet redakcje prasowe mają wąskie gardła, gdy ktoś nie dojedzie, zachoruje i nie dostarczy tekstu. W takich sytuacjach powstaje luka, zator, nerwowa sytuacja.” – mówi Adam Tarkowski Macrologic
Gdyby każda z komórek na bieżąco dostarczała dane o planach i zasobach ludzkich wyrażonych w dostępnym czasie pracy i byłyby one widoczne dla wszystkich kluczowych uczestników procesu organizacja minimalizowałaby ryzyko przestoju. Zatem nie byłoby problemów z wykonaniem planów, karami wynikającymi z umów, utraconych zysków, koszów nadgodzin. Dodatkowo nie byłoby problemów z przepisami prawa, szczególnie w przypadku firm ograniczonych przepisami BHP, ograniczeniami czasowymi wynikającymi z cyklu i wydajności pracy maszyn. Produkcja, sprzedaż mogą trawać w cyklu całodziennym i przez te 24h menadżerowie muszą zapewnić ludzi do obsłużenia tych procesów.
W dużych firmach bardzo często istnieją związki zawodowe, które bardzo skrupulatnie pilnują zgodności z normami zapisanymi w kodeksie pracy, a żaden pracodawca nie chce narazić się na spór zbiorowy etc. Są firmy, które procesy biznesowe mają rozpisane w najdrobniejszych szczegółach. Wszystkie operacje wchodzące mają policzone rentowności łącznie z czasem potrzebnym na jej wykonania. Brak siły roboczej lub zapewnienie siły roboczej o innej stawce wynagrodzenia – w przypadku nadgodzin – skutkuje zwiększeniem kosztów oraz zaniżeniem rentowności.
„Mając blisko 100 proc informacji o potrzebach i zasobach w jednej bazie przedsiębiorstwo unika kłopotów, nerwów, strat. Oczywiście z wyjątkiem sytuacji nieprzewidywalnych, ale i w tych przypadkach, czym szybciej się o tym dowiemy to możemy zmniejszyć ryzyko.” – mówi Adam Tarkowski Macrologic S.A.
Dla kogo zarządzanie ciągłością pracy:
Zapewnienie ciągłości pracy dotyczy zazwyczaj firm zatrudniających dużo pracowników np. logistyczne, kurierskie, sieci handlowe – hurtowe i detaliczne, szpitale, służby mundurowe. W takich organizacjach bardzo często występuje zmianowy tryb pracy, często przez całą dobę.
Od menadżerów średniego szczebla wymaga się realizacji planów i trudno obciążać ich skomplikowanymi procedurami administracyjnymi, poddawać ciągłym szkoleniom z zakresu prawa pracy. Jednocześnie osoby zarządzające dużymi zespołami powinny mieć wsparcie pozwalające na unikanie błędów związanych ze złym planowaniem czasu pracy. Bardzo często próbuje się te niedostatki rozwiązywać w oparciu o rozbudowane arkusze excel, ale w tym wypadku scalanie danych oraz nanoszenie korekt jest zbyt wolne, pracochłonne i nie daje pełnego obrazu bieżącej sytuacji.
Powstające nieścisłości powodują problemy w naliczaniu wynagrodzeń. Dodatkowo, w przypadku przerzucenia części obowiązków na kierowników średniego szczebla dochodzi do sytuacji gdzie organizacja świadczy usługi na rzecz działu HR a nie odwrotnie. Co najistotniejsze, raporty które firma generuje na potrzeby zarządcze już w momencie powstania są nieaktualne tak w krótkim, jaki i długim horyzoncie czasu.Problemy z planowaniem czasu pracy narażają również firmę na spory z pracownikami, związkami zawodowymi oraz kary podczas kontroli Inspekcji Pracy.
Wyzwanie
Jak pogodzić efektywność kosztową, sprawne planowanie oraz zgodność z przepisami z zarządzaniem ciągłością pracy?!
Rozwiązanie wspierajace zarządzanie ciągłościa pracy jest narzędziem służącym do prostego i przystępnego w formie wspomagania nie specjalisty w planowaniu czasu pracy. System pomaga ewidencjonować rzeczywisty czas pracy i spełnia stuprocentowo swoje zadanie tam, gdzie czas pracy jest podstawową jednostką naliczania kosztów. Czyli pracodawca płaci za czas, który był faktycznie przepracowany.
Bardzo ważną funkcją rozwiąznia jest optymalizacja kosztów wynikających z zapłaty za nadgodziny. System monitoruje grafiki pracowników i ostrzega przed przekroczonymi normami dla poszczególnych pracowników. Taki problem np. występuje często w firmach o cyklu produkcji sezonowej. W tym przypadku program pomaga poprzez możliwość planowania okresów rozliczeniowych na zarządzanie odbiorem nadgodzin. Ponieważ firmy i tak obligatoryjnie muszą planować i definiować normy miesięczne dlatego system pozwala elastycznie planować okresy rozliczeniowe tak, aby były dopasowane do specyfiki prowadzonego biznesu.
Rozwianie powinno ułatwiać planowanie bieżące podpowiadając możliwy odbiór nadgodzin zarówno wynikających z przekroczenia norm czasu pracy, bądź pracy w dni świąteczne. Dodatkowo, system automatycznie weryfikuje plan pracy pod kątem spełnienia następujących norm:
1. Normy dobowej. W zależności od wybranego systemu czasu pracy (8, 12, 16 lub 24 godz.).
2. Normy tygodniowej. Norma tygodniowa nie może przekraczać przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym (z wyjątkami).
3. Odpoczynku dziennego. Odpoczynek dzienny powinien wynosić, co najmniej 11 godzin lub powinien odpowiadać, co najmniej liczbie przepracowanych godzin w okresie wykonywania pracy w przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy.
4. Odpoczynku tygodniowy. Odpoczynek tygodniowy powinien wynosić, co najmniej 35 godzin, obejmując co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, tygodniowy nieprzerwany odpoczynek może obejmować mniejszą liczbę godzin, nie może być jednak krótszy niż 24 godziny. Przy przedłużonym dobowym wymiarze czasu pracy, odpoczynek tygodniowy zostaje odpowiednio przedłużony.
W zaprojektowanym rozwianiu powinna występować kontrola pracy w niedziele. System sprawdza, czy osoba pracująca w niedzielę korzysta, co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. System kontroluje również liczbę dni wolnych od pracy. Dniami wolnymi od pracy są niedziele i święta określone w przepisach o dniach wolnych od pracy. W systemie czasu pracy, obejmującym pracę w niedziele i święta, pracownikom zapewnia się łączną liczbę dni wolnych od pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym odpowiadającą, co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie.
„Rozwiązanie wspierające zarządznaie ciągłością pracy powinno radzić sobie również z planowaniem czasu pracy w przypadku osób zatrudnionych na niepełnych etatach. W narzędzia rozwiąznia powinny pozwalać na wpisanie są danych o parametrach umowy wraz z informacją o normie, po przekroczeniu której czas pracy traktowany jest jako czas pracy w nadgodzinach.” – mówi Adam Tarkowski
Ułatwienia dla użytkowników
Dzięki bieżącemu spływowi danych do systemu wspierającego ciągłość ptracy dział HR wie, jak wyglądają rzeczywiste koszy czasu pracy. Dlatego moduł powinien być w pełni zintegrowany z systemem ERP w obszarze kadry i płace. Rozwązanie zasilane danymi z działu kadr, ułatwia dostęp do danych i pozwal wprowadzać ewentualne poprawki.
Przy wprowadzniu rozwiązania warto pamiętać o wsparciu pracy w sieciach rozległych i udostępnić funkcjonalność poprzez przeglądarkę WWW. To pozwala dodatkowo racjonalizować koszty dostępu. W ten sam sposób zaplanowany czas pracy, jeśli zachodzi taka potrzeba może być również udostępniany pracownikom.
W celu ułatwienia pracy rozwiązanie powinno dysponować funkcjami grupowymi, jeśli osoby, zespoły lub operacje są w zakresie czasu są zestandaryzowane. System powinien podpowiadać róznież standardowe układy grafików. W przypadku nieobecności osoby – kierownika – odpowiedzialnej za planowanie, powinna istnieć możliwość, według standardu przyjętego w firmie wyznaczenia zastępcy przełożonego, innego kierownika lub innej osoby przejmującej je kompetencje.
Autor: Piotr Stalęga, Macrologic
