II Edycja autorskich badań Contium w obszarze intranetów zrealizowanych wspólnie z wrocławskim oddziałem Pentor Research International –„Intranety w Polsce 2009” ukazuje wiele zaskakujących i ciekawych tendencji. Intranety stają się coraz powszechniejsze, prostsze w obsłudze, wśród przebadanej próby posiada je już 88% badanych firm – oczywiste? Niekoniecznie…
Badanie zostało przeprowadzone w grudniu 2008 r. czyli blisko 4 lata po opublikowaniu I edycji, głównym celem Contium w jego realizacji było uzyskanie odpowiedzi m.in. na pytania:
Jakie zmiany w przeciągu tych kilku lat zaszły w procesie wdrażania intranetów ?
Czy zmienił się sposób zarządzania portalem ?
W jaki sposób dziś jest wykorzystywane to narzędzie ?
Raport przynosi wiele ciekawych wniosków np. na temat funkcji jakie spełnia intranet w firmach.
Osoby biorące udział w badaniu zostały zapytane o to, w jakim stopniu ich aktualny intranet realizuje poszczególne zadania w przedsiębiorstwie. Najczęściej narzędzie to umożliwia gromadzenie i zarządzanie wiedzą organizacji, oraz komunikowanie się kierownictwa z pracownikami, jak i daje możliwość wymiany informacji między jednostkami organizacyjnymi (choć w przypadku połowy badanych firm, zadania te są realizowane jedynie w niewielkim stopniu). Do pozostałych zadań intranet jest wykorzystywany w mniejszej skali.
Osoby, które wskazały, że ich firmowy intranet spełnia choćby tylko w niewielkim stopniu opisane na poprzedniej stronie funkcje, zostały także zapytane o to, jakie szczegółowe zadania są realizowane w danym obszarze.
W zakresie komunikacji wewnętrznej między kierownictwem a pracownikami, najczęściej wymieniane były biblioteki oficjalnych procedur i standardów (wskazania ponad 90% badanych osób). Nieco mniej wskazań padło na aktualności firmowe/działowe i sekcje informacyjne o firmie. Połowa badanych wskazała na informacje prasowe, niewiele mniej na sekcje rozrywkowe.
W zakresie gromadzenia i zarządzania wiedzą organizacji, na pytanie o szczegółowe cele realizowane przez intranet w odpowiedzi najczęściej padały wskazania na biblioteki z instrukcjami i dokumentacją. Połowa badanych wymieniła wyszukiwarkę dokumentów dokumenty i strony intranetu. Co trzecia osoba zadeklarowała wykorzystywanie omawianego narzędzia do bibliotek umożliwiających przechowywanie i udostępnianie bieżących dokumentów.
W obszarze komunikacji między pracownikami liniowymi, firmowy intranet daje najczęściej możliwość dostępu do firmowej książki adresowej. Bardzo często umożliwia także uzyskanie informacji o strukturze organizacyjnej firmy i wyszukanie pracowników. Ponad połowa osób biorących udział w badaniu, jako jedno z zadań realizowanych przez sieć wewnętrzną wskazała także dostęp do grupowych i firmowych terminarzy. Nierzadko narzędzie to jest wykorzystywane do komunikowania się za pomocą forum dyskusyjnego.
Osoby, które wskazały, że ich wewnętrzna sieć realizuje funkcję automatyzacji działań administracyjnych i kadrowych, jako szczegółowe zadania wymieniały najczęściej rezerwację współdzielonych zasobów (sal konferencyjnych, samochodów, itp.). Prawie 60% z nich wskazało na dostęp do formularzy zamówień wewnętrznych. Do rozliczania delegacji i prowadzenia sklepiku z produktami firmy dla pracowników, intranet jest wykorzystywany stosunkowo rzadziej.
W zakresie działań HR i kadrowych, wewnętrzna sieć komputerowa jest wykorzystywana przede wszystkim do przeprowadzania testów i kursów on-line. Prawie równie często służy także do szukania/zamieszczania informacji o wakatach w firmie, oraz do składania wniosków urlopowych.
Wewnętrzna sieć komputerowa najczęściej nie jest zintegrowana z innymi systemami, na co wskazywała zdecydowana większość respondentów.
Co piąty pracownik deklarował natomiast powiązanie intranetu z systemem finansowo-księgowym, płacowo-kadrowym, zarządzania relacjami z klientami, czy też przedsiębiorstwem.
W przypadku większości firm dostęp do intranetu przez kioski internetowe i urządzenia mobilne nie jest możliwy (inaczej wskazuje tylko ok. 16-18 % badanych). W ponad połowie przedsiębiorstw pracownicy mają jednak dostęp do sieci wewnętrznej spoza siedziby firmy.
Cały raport dostępny jest na stronie Contium – http://www.contium.pl
Źródło: Contium
