Branża HR musi przygotować się na rok pełny wyzwań – od zmian w Kodeksie pracy, przez boom na automatyzację, po coraz większy odsetek Gen Z na rynku. Według analiz Dell Technologies aż 91% przedstawicieli pokolenia Z, czyli osób urodzonych po 1995 roku, deklaruje, że dostęp do nowych technologii wpływa na wybór pracodawcy. Jakie rozwiązania pomogą HR-owcom połączyć realizację nowych obowiązków z zarządzaniem pracownikami?
Automatyzacja w HR kluczowym wsparciem, a nie wyręczeniem specjalistów
Sztuczna inteligencja już dawno przeskoczyła z science fiction do codzienności HR. Trendy technologiczne dla rekruterów podkreślają coraz większe znaczenie AI we wstępnej selekcji kandydatów. Niemniej nawet zaawansowane chatboty nie eliminują ludzkiego czynnika, a wręcz przeciwnie. Pozwalają specjalistom na wykazanie się tam, gdzie trzeba wyjść poza schemat i wykazać się empatią czy kreatywnością.
Nie tylko miękki HR czerpie profity z nowoczesnych rozwiązań.
Twardy HR, zwłaszcza na tle zmian skomplikowanych przepisów prawa, również wymaga wsparcia technologicznego. Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych, przede wszystkim naliczania wynagrodzeń i obiegu dokumentacji, wpisuje się w prognozy rozwoju branży na kolejne lata. Z jednej strony – chcemy pracować krócej i efektywniej, z drugiej strony – obowiązków dla działów kadrowo-płacowych nieustannie przybywa.
– Automatyzacja sprzyja optymalizacji kosztów zatrudnienia, ale nie poprzez likwidację stanowisk pracy, a odciążenie specjalistów z powtarzalnych, żmudnych czynności – podkreśla Błażej Bereta, CEO TribePerk (link) – startupu świadczącego usługi kadrowo-płacowe i rozwijającego zautomatyzowaną platformę kadrowo-płacową dla MŚP.
Employee self-service, czyli to pytanie mogło być kliknięciem
„To spotkanie mogło być mailem” – pod tymi słowami podpisałby się profesor Steven Rogelberg, specjalista od zarządzania. Z badania „The Cost of Unnecessary Meeting Attendance”, które przeprowadził we współpracy z Otter.ai, wynika, że pracownicy uznają aż 46% spotkań za zbędne.
Niestety, nawet jeśli zoptymalizujemy meetingi, istnieje ryzyko, że i tak stracimy… dziesiątki godzin pracy w ciągu roku. Według publikacji „HR tech trends: Shaping the future of work” SAP specjaliści HR poświęcają do 50% czasu, odpowiadając na te same pytania i wyjaśniając powtarzalne procedury.
– Pracownicy zwykle nie mogą samodzielnie sprawdzić składników wynagrodzenia, wymiaru urlopu wypoczynkowego czy liczby nadgodzin do odebrania. To sprawia, że uzyskanie podstawowych danych wymaga zaangażowania specjalisty z działu HR. Projektując platformę kadrowo-płacową TribePerk, zadbaliśmy o to, aby każdy pracownik mógł wyklikać potrzebną informację już w kilkanaście sekund – wyjaśnia Błażej Bereta, CEO TribePerk.
W badaniu Rogelberga 86% pracowników z różnych szczebli zadeklarowało, że pracowałoby efektywniej, gdyby im nie przeszkadzano. Nie da się ukryć, że szybkie pytanie o urlop czy wypłatę może odegrać rolę druzgocącego rozpraszacza.
Warto podkreślić, że skuteczność employee self-service zależy nie tylko od samej dostępności danych kadrowo-płacowych, ale także od ich sposobu przedstawienia.
– Przeciętne oprogramowanie kadrowo-płacowe ma wysoki próg wejścia. Nierzadko wymaga specjalistycznego szkolenia. Dlatego położyliśmy nacisk na intuicyjny interfejs i czytelność danych. Pracownicy, niezależnie od stanowisk, mogą obsługiwać platformę TribePerk od razu po pierwszym zalogowaniu się – dodaje Błażej Bereta.
Udoskonalona komunikacja cyfrowa. Krótkie ścieżki formalności zamiast krętych dróg
Komunikacja asynchroniczna stoi na straży koncentracji. Zakłada, że nadawca nie oczekuje natychmiastowej odpowiedzi od odbiorcy, który nie zostaje wybity z rytmu pracy. Co prawda zdaniem Glorii Mark, autorki książki „Attention Span: A Groundbreaking Way to Restore Balance, Happiness and Productivity”, pracownicy wznawiają 82% przerwanych zadań tego samego dnia. Potężnym mankamentem jest utrata średnio 23 minut i 15 sekund na ponowne skupienie się.
Niestety, komunikacja asynchroniczna nie zawsze zdaje egzamin w HR, zwłaszcza kiedy zniecierpliwiony pracownik nie wie, gdzie utknął jego wniosek urlopowy. „Może ten mail do niego nie dotarł? Przypomnę się na czacie. Prosił, żeby mu nie przeszkadzać, ale pewnie zapomniał, że chciałem wolne…”.
I elektroniczne, i papierowe wnioski pracownicze, które krążą między kilkoma osobami, są narażone na zapomnienie albo zgubienie w natłoku innych pilnych spraw.
– TribePerk umożliwia złożenie wniosku urlopowego kilkoma kliknięciami. Wystarczy, że pracownik wybierze rodzaj nieobecności z listy i określi termin. Przełożony dostaje powiadomienie o oczekującym wniosku. Błyskawicznie może go zaakceptować lub odrzucić – bez wysyłania kolejnych maili czy składania odręcznego podpisu. Nieobecność od razu pojawia się we wspólnym kalendarzu na platformie – wyjaśnia Błażej Bereta.
Zautomatyzowane generowanie dokumentów i uproszczone zarządzanie nieobecnościami pracowników stanie się obiektem pożądania, kiedy działy kadr zostaną zalane wnioskami po nowelizacjach Kodeksu pracy. Nowe urlopy, praca zdalna, elastyczna organizacja pracy – to tylko kilka udogodnień, które wymagają rozbudowania dokumentacji. Można uniknąć i fali wiadomości, i pomyłek w formularzach, umożliwiając pracownikom wyklikiwanie wniosków w intuicyjnym systemie.
Jedna platforma, by wszystkim zarządzać, czyli integracja rozproszonych danych
Aż 82% HR-owców wskazuje Excela jako główne narzędzie ułatwiające codzienną pracę – podaje raport „TrendyHR_2023” Agencji Grow. 40% zapytanych używa zewnętrznych narzędzi do prowadzenia pojedynczych procesów HR. Tylko 19% badanych przyznało, że korzysta z kompleksowego systemu, ale wyłącznie do miękkiego HR-u. Co ciekawe, niemal 8% respondentów – czyli 3 p.p. więcej w porównaniu z 2021 – w ogóle nie używa narzędzi IT do HR! Wyniki ankiety potwierdzają, że w branży brakuje spójnego systemu, który scalałby dane rozproszone w różnych źródłach.
Nie można odmówić Excelowi uniwersalności. Arkusze kalkulacyjne służą do ewidencjonowania czasu pracy, śledzenia nieobecności współpracowników czy przygotowywania listy płac. Niestety, aby obliczyć wynagrodzenia, trzeba poświęcić sporo czasu na pozyskanie danych z różnych plików.
Jeśli naliczaniem płac zajmuje się zewnętrzne biuro rachunkowe, specjalista ds. HR musi zebrać wszystkie informacje – zarówno z dysku w chmurze, jak i skany papierowych dokumentów – aby wysłać je mailem. Pracownicy biura rachunkowego przepisują te dane do własnego programu. Dodatkowa manualna praca nie tylko pochłania czas, ale także podwyższa koszt obsługi.
– Postanowiliśmy, że wyeliminujemy słabe punkty tradycyjnego outsourcingu kadr i płac. Pełna obsługa kadrowo-płacowa (link) w TribePerk bazuje na zautomatyzowanej platformie online, która tworzy wspólną przestrzeń dla pracodawców, pracowników oraz specjalistów HR. Moduł płacowy pobiera informacje z innych sekcji i umożliwia szybkie wygenerowanie list płac – zawsze na czas. Jeden system zastępuje arkusze kalkulacyjne, papierowe formularze i niewspółpracujące aplikacje – wyjaśnia Błażej Bereta.
Z raportu „TrendyHR_2023” wynika również, że chociaż HR-owcy kierowaliby się kompleksowością rozwiązania, wybierając nowe narzędzie do pracy (68%), dominującym kryterium jest także… cena i koszty utrzymania (73%).
– Brak automatyzacji kadr i płac jest kosztowniejszy od jej implementacji, nawet w firmie, która bazuje na papierowym obiegu dokumentów. Jeżeli możemy wyeksportować dane z innych narzędzi HR, wdrożenie platformy TribePerk może zostać przeprowadzone w ciągu zaledwie kilku dni, a na dodatek jest darmowe. Abonament ze stałą stawką per pracownik sprzyja precyzyjnemu planowaniu wydatków firmowych, szczególnie w czasach galopującej inflacji i rosnących kosztów utrzymania przedsiębiorstw – podsumowuje Błażej Bereta, CEO TribePerk.
