Wkrótce zaczną się letnie wakacje. To czas, kiedy wielu pracowników cieszy się zasłużonym beztroskim życiem na urlopie. To pełen relaksu okres dla pracowników, jednak dla personelu, który zajmuje się planowaniem czasu pracy w firmach produkcyjnych przypomina to wtedy układanie puzzli. Osoby zajmujące się planowaniem mają pełne ręce roboty już od grudnia – warto więc nie pocić się ze stresu w letnich miesiącach. Dzięki poniższym radom, jako osoba zajmująca się planowaniem, przejdziesz przez lato beztrosko, mając dobry i realny grafik wakacyjny.
-
Planuj wakacje z wyprzedzeniem!
Najważniejsza rada: zacznij we właściwym czasie! Podaj do wiadomości ostateczny termin, w którym pracownicy mogą składać wnioski urlopowe. Informacje o tym, kiedy pracownicy idą na urlop, powinieneś posiadać z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Po otrzymaniu wszystkich wniosków urlopowych możesz zacząć planować grafik wakacyjny. Oczywiście postaraj się zawczasu zaakceptować jak najwięcej wniosków urlopowych.
-
Minimalna produkcja i obsada w wakacje
Okres wakacyjny idzie często w parze ze wzrostem (np. hotelarstwo i gastronomia) lub spadkiem (np. budownictwo) ilości pracy w różnych branżach. Z góry oszacuj starannie zakres prac, opierając się na zaudytowanych danych z minionych lat. A jeszcze lepiej – przeprowadź analizę zakresu robót. Taką właśnie metodę z powodzeniem stosuje Déhora odnośnie do problematyki wakacyjnego zarządzania czasem pracy w przedsiębiorstwie produkcyjnym. Grafik wakacyjny (grafik letni) opracowuje się z uwzględnieniem zarówno wyników analizy potrzeb organizacji, jak i inwentaryzacji życzeń urlopowych pracowników.
-
Znajdź punkty problematyczne
Zacznij wypełniać podstawowy grafik na podstawie próśb o wolne dni. W ten sposób będziesz miał dobry wgląd odnośnie co do pracowników, którzy będą dostępni w danym okresie. Szybko okaże się, gdzie znajdują się punkty problematyczne i kiedy obsada jest niekompletna. Brakom kadrowym najlepiej zapobiegać z odpowiednim wyprzedzeniem (patrz rada 5). Już jeden rzut oka wystarczy, aby stwierdzić, kiedy ewentualnie masz do dyspozycji więcej pracowników niż naprawdę potrzebujesz z powodu spokojnego okresu wakacyjnego i zmniejszonego zapotrzebowania na pracę. Jest to dobra okazja do realizacji zadań drugorzędnych czy porządkowych, na które nie ma czasu w innych porach roku.
-
Ogranicz działalność (jeżeli to możliwe)
W okresie szczytu wakacyjnego ogranicz działalność. Aby zapobiec ewentualnym brakom kadrowym, możesz m.in. dokonać korekty na poziomie zadań roboczych. Na ile to możliwe nie planuj na przykład prac konserwacyjnych lub ogranicz produkcję. Nie oferuj kursów i treningów w okresie letnim, jeśli spodziewasz się braku kadry.
-
Zadbaj o zaangażowanie personelu
Jeżeli nie możesz znaleźć dobrego rozwiązania, zwróć się najpierw do personelu. Może pracownicy porozumieją się ze sobą. Pozyskaj ich zaangażowanie w problemy planowania. Metoda taka jak samodzielne sporządzanie grafiku może prowadzić do wspólnego znalezienia rozwiązania.
Nie udało się? Niech pracownicy wspólnie zdecydują, które wnioski urlopowe nie zostaną (w całości) zaakceptowane. Weź przy tym pod uwagę przepisy układu zbiorowego pracy oraz ustalenia indywidualnych umów o pracę, gdyż urlopu nie można odmówić ot tak sobie bez uzasadnienia. Możesz na przykład ustalić, że co roku inny pracownik będzie miał priorytet. Albo dasz pierwszeństwo pracownikom mającym dzieci w wieku szkolnym.
-
Tymczasowe wzmocnienie
Nadal pozostają braki? Może spróbuj zwrócić się do pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy o świadczenie obowiązków pracy w dodatkowych godzinach? Takie osoby często chętnie na to przystają. Istnieje jeszcze możliwość skorzystania z pracowników tymczasowych, stażystów/praktykantów i studentów.
-
Rozmawiaj o planowaniu grafiku wakacyjnego
Otwarcie mów o planowaniu grafiku wakacyjnego. Ostateczna jego postać powinna być dostępna dla wszystkich, na przykład przez internet lub intranet czy inne kanały komunikacji wewnętrznej stosowanych i dostępnych w miejscu pracy. Wersję wydrukowaną możesz wywiesić w jakimś centralnym miejscu. Dzięki temu pracownicy wiedzą, kiedy ich koledzy są na urlopie. W przypadku choroby któregoś z nich widzą od razu, kto może ich zastąpić.
