HR Inspiracje – Z komunikacyjnej bańki do komunikacyjnej bajki
Nasi pracownicy nie żyją w komunikacyjnej bańce. W czasach news streaming firmowe nowości docierają do nich szybciej niż dana wiadomość pojawi się na firmowym intranecie. Co zrobić, żeby komunikaty wewnętrzne budowane na podstawie informacji zewnętrznych były warte kliknięcia i spójnie tkały komunikacyjną opowieść?
Dawno, dawno temu…
…przegląd prasy wyglądał tak: Przy wejściu do firmy PRowiec brał z recepcji stos świeżutkich, pachnących drukiem gazet i przeglądał w poszukiwaniu wiadomości ważnych i niezbędnych do przekazania dalej. Teraz mamy alerty, portale informacyjne, wersje online gazet, archiwa z wyszukiwaniem po słowach kluczowych, newslettery prasowe wysyłane do pracowników, a pojedyncze kopie gazet lądują na recepcji w roli czasoumilacza dla czekającego na rozmowę kandydata. Pracownicy „i tak” dowiedzieli się wszystkiego online i zdążyli podzielić się newsami ze współpracownikami, zyskując „polubieniowe” uznanie w ich oczach, w roli lidera opinii, który jako pierwszy dotarł do newsów firmowych. Nawet szybciej niż dział komunikacji.
News streaming – znamy to!
News streaming (wiadomości w formie strumienia) to postrzeganie przepływu wiadomości w formie ciągłego „strumienia informacji”, który użytkownik może spersonalizować, czyli wybrać treści, które mają być widoczne w tym strumieniu oraz wybrać te wiadomości, w które kliknie i przeczyta. Pojęcie zostaje odczarowane, kiedy podajemy przykład: na co dzień korzystamy z news streaming, kiedy mamy do czynienia z Google News, Twitterem czy facebookową osią czasu (Timeline), czyli mechanizmami, w którym sami subskrybujemy określone kanały czy kategorie informacji. To zupełnie inny nawyk konsumowania mediów niż np. na firmowym intranecie, gdzie zazwyczaj potrzebujemy „sztucznego” przypomnienia o wiadomości w formie linku w mailu czy newsletterze.
Jak taki sposób odczytywania informacji (nawyk czerpania ze strumienia informacji, zamiast szukania informacji) w świecie zewnętrznym przełożyć na media firmowe?
Intranet
Ilustracją może być komunikowanie wyników firmowych. Komunikat prasowy z wynikami kwartalnymi to przedrukowanie informacji, która i tak jest dostępna na stronie globalnej firmy w atrakcyjnie wizualnej formie. Nic nowego.
To będzie news, któremu pracownicy nadadzą ważną dla nich interpretację, ale tylko jeśli pojawi się ona w odpowiednim kontekście (co wyniki globalne oznaczają dla naszego regionu?). Naszym zadaniem jest wykorzystanie tej informacji i nadanie jej wartości w oczach pracowników, żeby, jeśli jest taka możliwość, chcieli zasubskrybować ten kanał.Ożywiona dyskusja wokół tego newsa jest możliwa, jeśli dzieje się w na bieżąco w wewnętrznych mediach online i nie czeka się z jej publikacją do czasu wydania kolejnego kwartalnego magazynu firmowego.
Od czego zacząć, żeby przenieść dyskusję do intranetu?
Przygotuj stronę korporacyjną do włączenia ją w wewnętrzną dyskusję nie tylko w formie komunikatu kończącego oficjalną informację prasową, czyli „więcej informacji na stronie”. Studia przypadków pokazują, że im bardziej strona mówi o codziennym stylu życia i pokazuje pracowników w ludzkim świetle, tym łatwiej zbudować wewnętrzną historię. Dobry przykład to #cokestyle i http://www.coca-colacompany.com/
Jeśli w gazecie zewnętrznej pojawia się wywiad z naszym kluczowym menedżerem, zdobądź dodatkowe informacje tylko-dla-oczu-pracowników np. poproś bohatera wywiadu zewnętrznego o rozwinięcie któregoś z fragmentów wywiadu w kontekście zmian w organizacji. Wyjdź poza przedrukowany artykuł, zdobądź interpretację lokalnego menedżera w temacie, który właśnie pojawił się w mediach zewnętrznych.
Mikro-blogowanie
Narzędzia mikroblogowania (np. Yammer) świetnie nadają się też do rozbicia informacji na mniejsze, łatwo przyswajalne dawki i rozsyłania ich pracownikom. Jeśli do tej pory wycinki prasowe rozsyłaliśmy w formie standardowego newslettera, może warto pomyśleć o dynamiczniejszym narzędziu.
Gazeta wewnętrzna
Pomimo wersji online, kolorowe magazyny (dwutygodniki, miesięczniki) nieźle się trzymają na rynku. Swoją wewnętrzną gazetę traktuj tak jak magazyn. Zamieszczaj w nim wiadomości większego kalibru i po raz kolejny… nie przedrukowywuj wiadomości, które już rozprzestrzeniły się w firmie online. Wzbogacaj treści o unikalne interpretacje tych treści, pokazuj styl życia pracowników. Pracownicy lubią angażować swoje rodziny i znajomych w życie firmy. Pozwól, żeby byli z firmy dumni. Wyraźnie oznacz media, z których informacje nie mogą wyjść poza firmę (np. prezentacje ze spotkania), jednak pamiętaj o stworzeniu przestrzeni do dzielenia się ze światem zewnętrznym. Właśnie magazyn firmowy jest takim miejscem.
Media społecznościowe jak książka skarg i zażaleń
Otwórz możliwość komentowania na intranecie. Traktuj wypowiedzi jako przemyślenia użytkowników (insights). Wyciągaj wnioski z negatywnych opinii. Swobodny przepływ myśli pracowników w formie skarg i zażaleń oraz innych form komentarzy negatywnych traktuj jak podstawę do analizy treści, pomyśl na co skarżą się pracownicy i zaproponuj, jak to zmienić.
Dzięki obserwacji narzędzi komunikacji wewnętrznej, masz szansę sprawdzania komunikacyjnego pulsu organizacji (Pulse Check) i zbierania informacji dużo szybciej niż np. w przypadku formalnych narzędzi takich jak ankieta zaangażowania pracowników, która jest przeprowadzana w firmie zazwyczaj raz na rok-dwa lata. Dzięki narzędziom nakierowanym na otwarty news streaming, możesz reagować na symptomy braku zaangażowania wyrażone w negatywnych komentarzach praktycznie od razu. Charakter komunikacji z pracownikami z długich artykułów i jednostronnych prezentacji opisujących strategię działania zmieni się w ciągły dialog oparty o wymianę „newsów”.
Komunikator – nie odrywaj pracownika od pracy
Każdy mail odrywa nasz umysł od pracy. W naszych głowach tworzy się wrażenie „nadrabiania” czytania przysłanych wiadomości. Dzięki komunikatorowi możemy podesłać krótką wiadomość (zamiast wielozdaniowych opisów) i link do miejsca z materiałami właśnie i to będzie postrzegane jako „news” w dyskusji z wymuszoną krótką formą, a nie kolejny zalegający mail do przeczytania.
Wykorzystaj to m.in. w rozwoju organizacji i rozprzestrzeniania się wiedzy. Jeśli w firmie trwają szkolenia z przeprowadzania spotkań, prześlij kilka praktycznych wskazówek na ten temat w formie inspiracyjnych wiadomości. To tworzy pozytywny „szum” wokół tematu.
Wiki do firmowego słowniczka
Niektóre wiadomości na temat projektów strategicznych czy wyników finansowych wymagają wyjaśnienia skrótów czy przetłumaczenia na prostszy język.Pracownicy mogą sugerować słowa do wyjaśnienia, a ci którzy znają odpowiedź, wyjaśniają pojęcie w formie wewnętrznej, firmowej wikipedii.Nakładek wiki na firmowy intranet jest kilka na rynku. To nie kwestia dostępnych narzędzi ale nastawienia organizacji do współredagowania wiadomości przez pracowników.
Podsumowanie:
Moderatorzy zamiast wydawców
Osoby odpowiedzialne za komunikację firmową zamiast „wydawców” i „dziennikarzy” pełnią rolę moderatorów treści i redaktorów portalowych, a ich siła tkwi w możliwości stworzenia bezpiecznych dla organizacji i angażujących dla pracowników ram, które regulują przepływ informacji.
Otwartość komunikacji może być mierzona siłą wewnętrznych mediów społecznościowych i procentem, w którym źródłem wiadomości w firmowym strumieniu są pracownicy. Wtedy nasz intranet bardziej niż gazeta będzie działał na zasadzie platformy prowadzonej przez społeczność (community-led platform).
Rolą osób formalnie odpowiedzialnych za komunikację w firmie jest nadanie historiom opowiadanym zewnętrznie, wewnętrznej interpretacji tak, komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna były spójne, a opowieść firmowa pisana w czasie ciągłym, rzeczywistym.
Zmiana sposobu myślenia o mediach wewnętrznych
Przyjrzyj się trendom konsumpcji mediów zewnętrznych. Spójrz na siebie:) Skąd czerpiesz informacje? Jakie są Twoje nawyki?
A przy okazji… cieszymy się, że wiadomości z HRstandard utrzymują się w Twoim news streamie (strumieniu informacji):)
 
Autorka: Monika Sońta
z butiku komunikacyjnego COMM.on
Chcesz przeczytać o innych trendach w kształtowaniu komunikacji?
Zobacz całą prezentację Moniki Sońty (www.komunikujemy.com) z tegorocznego HRcamp: tutaj
CZYTAJ TEŻ: HR Inspiracje – Redefinicja doświadczenia kandydata: technologie w procesach HR
