Światowe trendy w branży HR wskazują, że rola zarządzania talentami, rekrutowania najlepszych oraz odpowiedniej motywacji pracowników staje się dla firm coraz istotniejsza.
Działy HR są w związku z tym coraz bardziej doceniane i traktowane jako kluczowy partner biznesowy. Jednak w konsekwencji tych pozytywnych zmian na barkach specjalistów Human Resources spoczywa coraz więcej obowiązków. Powyższą diagnozę potwierdzają wyniki badania „HR- owca portret własny” przeprowadzonego przez Grupę Pracuj. Wynika z nich, że 93% badanych specjalistów HR zdarza się pracować po godzinach, przy czym 2/3 z nich odpowiada w swej codziennej pracy za aż sześć obszarów: rekrutację, selekcję aplikacji, sprawy kadrowe, szkolenia, rozwój pracowników oraz oceny.
Co robić by sprostać tym wymaganiom zachowując jednocześnie work – life balance, czyli zdrową równowagę między życiem prywatnym i zawodowym? Istotne jest by umiejętnie i świadomie zarządzać swoim czasem. Tu pomocne mogą okazać się specjalnie opracowane techniki.
Podnoszenie poprzeczki
Według raportu „HR – owca portret własny” specjaliści Human Resources nie lubią monotonii i są zadowoleni ze zmian strategii firm prowadzących do rozszerzania obszarów, za które odpowiadają ich działy. HR- owcy w swej codziennej pracy niestrudzenie poszukują nowych wyzwań. Takie podejście dobrze ilustruje fakt, że aż 76% pytanych specjalistów HR jako czynnik, który jest dla nich najbardziej motywujący do pracy, wskazało na możliwość wykonywania różnorodnych zadań. Co ciekawe, wielozadaniowość zostawiła daleko w tyle kwestie wynagrodzenia, którą jako motywator do pracy wskazała niewiele ponad połowa (53%) biorących udział w badaniu. Wysokie aspiracje i chęć przejmowania odpowiedzialności za nowe obszary i zadania wiąże się z koniecznością zmiany dotychczasowego podejścia. Mimo, że menedżerowie ds. zarządzania kapitałem ludzkim w organizacji jak nikt inny zdają sobie sprawę z tego, jak istotną kwestią jest zachowanie odpowiedniej równowagi między życiem prywatnym i zawodowym, to aż 93% z nich wskazało, że zdarza im się pracować po godzinach oraz myśleć o pracy także w czasie wolnym. Umiejętność zarządzanie czasem to cenny sprzymierzeniec, dzięki któremu można skutecznie radzić sobie z nowymi zadaniami, zminimalizować konieczność nadliczbowej pracy a także, dzięki planowaniu zadań i ustalaniu priorytetów, zredukować poziom stresu spowodowanego chaosem i natłokiem obowiązków.
W poszukiwaniu straconego czasu
Na poradniki o metodach zarządzania czasem wylano już wiele atramentu, ukazały się liczne publikacje prezentujące dziesiątki mniej lub bardziej skomplikowanych teorii. Przy doborze konkretnej metody dla siebie kluczowym aspektem, na który warto zwrócić uwagę, jest to, by była ona możliwie nieskomplikowana, przez co łatwa we wprowadzeniu w życie. Jeśli bowiem ma ona usprawnić i usystematyzować pracę nie może sama z siebie generować dużej ilości dodatkowych zadań pochłaniających, tak cenny przecież, czas.
Prostym a jednocześnie skutecznym rozwiązaniem jest metoda ABC. Założenia tej metody oparte są na liczącej sobie już ponad sto lat zasadzie Pareto, znanej również pod nazwą „zasada 80/20”. W 1897 włoski ekonomista i socjolog Vilfredo Pareto zaobserwował, że 80% majątku we Włoszech jest w posiadaniu 20% ludności tego kraju. Okazało się z czasem, że jego spostrzeżenie można odnieść do bardzo wielu zjawisk ze wszystkich dziedzin nauki. Przykładowo 20% klientów generuje 80% zysku, czy też 20% tekstu pozwala zrozumieć 80% treści. Również w odniesieniu do zarządzania własną efektywnością skorelowaną z czasem obserwuje się, iż 20% naszych działań przynosi 80% rezultatów. To świetna wiadomość. Problem polega jednak na tym, by precyzyjnie określić, które działania stanowią te kluczowe 20%. Tutaj z pomocą przychodzi metoda ABC. Pozwala ona sprawie kategoryzować czynności i określać te, które są kluczowe, i które musimy wykonać samodzielnie (grupa A),te które są istotne, lecz możemy je w pewnym zakresie delegować na inne osoby (grupa B) oraz mniej istotne lub takie, które bez obaw możemy zlecić innym osobom (grupa C). Następnie należy zaplanować swoją pracę uwzględniając wybrane priorytety i zadania kluczowe. Dobrze jest planować w nieco dłuższej – na przykład tygodniowej – perspektywie. Jest to istotne ponieważ sporządzanie takiego, choćby krótkiego, punktowego planu, pozytywnie wpływa na poczucie komfortu psychicznego w pracy. Dzięki temu można zredukować stres i mieć pewność, że poradzimy sobie ze wszystkim zadaniami i o niczym nie zapomnimy.
Priotytety w walce z czasem
Nieco bardziej złożoną metodą systematyzowania pracy jest stworzona przez generała Eisenhowera Matryca Priorytetów. W tej technice kategoryzuje się zadania według dwóch cech tj.- według ich ważności oraz pilności. W ten sposób rozpisuje się wszystkie czynności do wykonania w czterech polach wpisanych w kwadrat. Według schematu: zadania pilne i ważne, niepilne i ważne, pilne i nieważne oraz niepilne i nieważne. Jest to pomocne zwłaszcza, gdy występują trudności w precyzyjnym wyznaczaniu priorytetów i określaniu, które zadania są istotne i strategiczne, a które drugoplanowe.
Inną ciekawą i stosunkowo prostą techniką zarządzania czasem jest technika Pomodoro. Nie bez powodu nazwa tej metody budzi śródziemnomorskie skojarzenia. Jej twórcą jest Włoch, Francesco Cirillo, a nazwa pochodzi od kuchennego czasomierza w kształcie pomidora. Pierwszym etapem w tej metodzie jest sporządzenie listy zadań i wyznaczenie priorytetów. Następnie należy przejść do wykonywania konkretnych czynności pracując w stałych interwałach czasowych, nazywanych właśnie Pomodoro. Jedno Pomodoro trwa 25 minut i w tym czasie należy wykonać całe zadanie lub też, jeśli dany projekt wymaga więcej czasu, jakąś jego część. Korzysta się przy tym z czasomierza, stopera lub budzika, by kontrolować upływ czasu. Po upływie jednego Pomodoro należy zrobić sobie 5 minut przerwy. Natomiast po upływie czterech kolejnych ustalonych etapów zaleca się dłuższą, 20 – 30 minutową przerwę. Ta technika jest skuteczna i pomocna zwłaszcza dla osób, które łatwo się rozpraszają i mają trudność ze skupieniem uwagi na wykonywanym zadaniu przez dłuższy czas. Dobrze sprawdza się także jako motywator, ponieważ wprowadza element rywalizacji. Pracownik stara się faktycznie wykonać zadanie przed końcem Pomodoro, sygnalizowanym przez dzwonek budzika lub innego urządzenia. Warto także zwrócić uwagę na te czynniki, które przeszkadzają w pracy rozpraszając i utrudniając ponowne skupienie się na wykonywanych obowiązkach. Czynniki te, fachowo nazywane dystraktorami – natomiast potocznie „pożeraczami czasu”, bardzo negatywnie wpływają na efektywność pracownika. Badania przeprowadzone w 2012 roku na terenie Stanów Zjednoczonych przez amerykańską firmę Red e App wskazują, że przeciętnie pracownik rozprasza się średnio raz na 10,5 minuty. Z kolei powrót do wykonywania swoich zadań zajmuje mu za każdym razem średnio aż 23 minuty. Wśród czynników, które rozpraszają najbardziej wymieniono Facebook, e-maile oraz Twitter. Odpowiednie zarządzanie swoim czasem w pracy opłaca się i procentuje w wielu aspektach. Po pierwsze systematyzując pracę można podnieść swoją efektywność. Po drugie planowanie i ustalanie priorytetów pomaga w skutecznym radzeniu sobie z nowymi obowiązkami i zadaniami oraz redukuje związany z tym stres. Wreszcie po trzecie, lecz z pewnością nie ostatnie, osoby, które są zorganizowane i odporne na szkodliwe działania „rozpraszaczy” mają więcej czasu wolnego, którym mogą zarządzać w zupełnie dowolny sposób.
Autor: Elżbieta Flasińska, PR Manager, Grupa Pracuj
