Rewolucja przemysłowa była okresem, który przyniósł światu gwałtowne zmiany społeczne i gospodarcze. Migracja ludności ze wsi do miast, narodzenie się klasy robotniczej, masowa produkcja, która wyparła manufaktury i, w czasie której, jak grzyby po deszczu, wyrastały pierwsze fabryki – wszystkie te zmiany są początkami procesu automatyzacji, który współcześnie opanowuje nie tylko produkcję, ale również inne dziedziny naszego życia. Pracownicy działów HR również otrzymują coraz bardziej zaawansowane technologicznie narzędzia, które mają ułatwić im wykonywanie codziennych obowiązków. Jednak wraz z pojawieniem się nowych rozwiązań, które usprawniają pracę specjalistów ds. zarządzania zasobami ludzkimi, pojawia się niepokojące pytanie, czy rekrutacja nie zaczyna przypominać fabryki, w której ludzie stopniowo są zastępowani przez maszyny?
Wpływ na postępujący proces technologizacji w HR mają wysokie koszty jej prowadzenia. W związku z poszukiwaniem oszczędności, firmy inwestują pieniądze w nowoczesne systemy, żeby nie zwiększać zatrudnienia działów HR. Dotyczy to przede wszystkim dużych korporacji, w których jest duża rotacja pracowników i sporo rekrutacji.
Maszynka do selekcji aplikacji
Rozwiązań wspierających procesy rekrutacyjne jest wiele. Ze względu na technologie w nich zastosowane różnią się one od siebie głównie rozplanowaniem paneli do zarządzania projektami. Pod względem funkcji, które oferują, systemy są do siebie bardzo podobne, a ich głównym celem jest usprawnienie i zoptymalizowanie procesu rekrutacji. Dlaczego jest to tak ważne? Ponieważ w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie wartością nadrzędną i niezwykle cenną jest czas. Mówi się, że Czas to pieniądz i zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, chcielibyśmy mieć go jak najwięcej. W firmie doradztwa personalnego i w dziale HR proces rekrutacji jest prowadzony w pewnym, wcześniej założonym okresie, który musi być odpowiedni, aby zakończył się powodzeniem, czyli znalezieniem właściwego kandydata dla Klienta lub zatrudnieniem odpowiedniego pracownika. Osiągnięcie tego celu wymaga jednak, aby poszczególne etapy rekrutacji zostały przeprowadzone w sposób szybki, ale z zachowaniem najwyższej staranności i dokładności. Nie zawsze jest tak, że możemy pozwolić sobie na długie poszukiwania. Wielokrotnie słyszeliśmy od naszych Klientów, że gdy ich pracownicy składali wypowiedzenia, musieli błyskawicznie zapełnić zwalniający się wakat. Gdy okres wypowiedzenia trwał trzy miesiące mieli względnie dużo czasu na znalezienie nowej osoby na dane stanowisko i przekazanie jej obowiązków przez odchodzącego pracownika. Co jednak zrobić, gdy okres wypowiedzenia w naszej firmie trwa miesiąc a nasz kandydat na to stanowisko również musi wypełnić zobowiązania wobec byłego pracodawcy?
Pracownik potrzebny od zaraz
Szybkie znalezienie pracownika w firmie, która prowadzi kilka/kilkanaście rekrutacji w miesiącu nie jest zadaniem łatwym. A gdy jest to stanowisko, które zwolniło się nagle i jego jak najszybsze obsadzenie jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania całej organizacji, dział HR jest w niemałym kłopocie. Pierwszy etap rekrutacji, czyli selekcja nadesłanych przez kandydatów aplikacji jest dla rekrutera, który nie posiada odpowiednich narzędzi, zadaniem niezwykle praco- i czasochłonnym. A czas płynie nieubłaganie. Przygotowanie ogłoszenia, następnie zamieszczenie go na portalach rekrutacyjnych, potem wertowanie CV, które przyszły na skrzynkę mailową zajmuje bardzo dużo czasu. Zamiast pięciu-sześciu najlepszych CV, HRowiec wybiera 10-15, co znacznie wydłuża proces spotkań z kandydatami, z których połowa w ogóle nie powinna się odbyć. Rozwiązania wspierające rekrutacje rzeczywiście automatyzują cały proces, szczególnie na pierwszym etapie, w którym wyręczają HRowca właśnie z konieczności przeglądania setek CV i zamieszczania ich we właściwych projektach zapisanych w folderach poczty. System sam przyporządkowuje aplikacje do odpowiednich rekrutacji. Z chwilą, gdy nowe dokumenty pojawiają się w panelu administracyjnym, rekruter otrzymuje maila informującego go o tym, dzięki czemu na bieżąco wie ile osób aplikowało do uczestnictwa w projekcie. Można również zwiększyć prawdopodobieństwo, że na ogłoszenia odpowiedzą właściwi kandydaci. Wymaga to przygotowania formularza z dodatkowymi pytaniami, na które będą musieli odpowiedzieć wszyscy aplikujący. Dzięki temu uzyskamy kilka dodatkowych „filtrów”, które będziemy mogli wykorzystać następnie w zaawansowanej wyszukiwarce, chcąc znaleźć najlepiej dopasowanych do opisu stanowiska kandydatów. Funkcje te pomagają w lepszym zorganizowaniu pracy i skróceniu pierwszego etapu rekrutacji. Wprowadzenie narzędzi tego typu odciąży działy HR, które w ciągu roku poszukują wielu pracowników.
Komunikacja w automacie wzmocni wizerunek
Osoby poszukujące pracy bardzo często skarżą się, że nie są informowane, czy zakwalifikowały się do kolejnego etapu rekrutacji. Z ich punktu widzenia jest to istotna informacja, bez której często nie podejmują decyzji o dalszym wysyłaniu aplikacji. Nie otrzymując jednoznacznej odpowiedzi, wciąż mają nadzieję, że w końcu odbiorą telefon z propozycją spotkania. Informowanie kandydatów o postępach rekrutacji, przez osoby je prowadzące, ma kluczowe znaczenie dla wizerunku firmy jako pracodawcy. Niestety, z powodu zbyt dużej ilości obowiązków, rekruterzy często zapominają o skontaktowaniu się z kandydatami. Wynika to również z dużej ilości nadesłanych aplikacji i przeoczeniu niektórych osób, do których powinno się zadzwonić/napisać. Alternatywą dla ręcznego wysyłania maili i dzwonienia są właśnie systemy usprawniające procesy rekrutacyjne, za pośrednictwem których można wygenerować automatyczne, specjalne wiadomości dedykowane poszczególnym kandydatom. Wystarczy skorzystać z dostępnych w systemie szablonów. Pierwszą z informacji system wysyła automatycznie, zaraz po otrzymaniu od kandydata aplikacji. Kolejne maile generuje się w następnych etapach, gdy chcemy podziękować innym za udział w procesie i poinformować o nie zakwalifikowaniu się do kolejnego etapu.
Wirtualny rekruter
Kandydaci, którzy biorą udział w prowadzonych przez nas procesach rekrutacyjnych, mówią, że jeszcze parę lat temu po wysłaniu kilkudziesięciu CV byli zapraszani na kilka rozmów kwalifikacyjnych. Dzisiaj zdarza się, że nie biorą udziału w ani jednej. Z czego to wynika? Pośrednio właśnie z pojawienia się nowych narzędzi, które z setek CV wyselekcjonują tylko te, które spełniają ściśle określone kryteria. W przeszłości informacje potwierdzające dotarcie aplikacji nie były wysyłane wcale. Dzisiaj kandydaci dobrze oceniają nawet automatycznie wygenerowane odpowiedzi, gdyż zawsze jest to potwierdzenie, że ich wiadomość dotarła. Z drugiej jednak strony, często w mailach tego typu nie ma podanej osoby kontaktowej, której można byłoby zapytać, na jakim etapie jest rekrutacja. Świadomość, że za odpowiedzią stoi system powoduje, że rekrutacja przybiera postać odhumanizowaną, a spotkanie z rekruterem staje się luksusem, dostępnym tylko dla wybranych.
HR w automacie
Osoby, które obawiają się, że rekrutacje będą lub może już są prowadzone z automatu, uspokajamy, że jest jeszcze etap kolejny. Sprawne i szybkie przeprowadzenie selekcji aplikacji daje nam więcej czasu na etap drugi, znacznie ważniejszy, całkowicie „odautomatyzowany”, czyli spotkania z kandydatami. Jeśli spotkania face-to-face odbędą się tylko z najlepszymi, to rekrutujący będzie miał o wiele więcej czasu na przygotowanie się do rozmowy. Gdy na etapie przeglądania CV znajdą się kandydaci, co do których doświadczenia lub wykształcenia pojawiają się pewne wątpliwości, powstrzymujące przed zaproszeniem ich na rozmowę, można przeprowadzić wstępny wywiad telefoniczny. Dzięki temu, jeśli zdecydujemy się na spotkanie z tą osobą, będziemy mieli już za sobą wywiad zawodowy i poświęcimy więcej czasu na weryfikację jej kompetencji, poznanie oczekiwań, zbadanie zgodności wyznawanych przez nią zasad z kulturą organizacyjną firmy.
Tak, jak filtrowanie CV jest zadaniem o wiele prostszym do wykonania przy pomocy systemu, tak nie wyręczy on człowieka w przeprowadzeniu rozmowy z kandydatem. Spotkania i bezpośrednia rozmowa pozwalają rekruterowi nie tylko zbadać kompetencje czy sprawdzić umiejętności kandydata. Do tego dochodzą jeszcze takie elementy jak efekt pierwszego wrażenia, mowa ciała, tempo mówienia, zasób i dobór słownictwa, czy poczucie humoru lub jego brak, pewność siebie, skromność etc. Tylko w czasie bezpośredniego kontaktu konsultant może wyrobić sobie zdanie na temat kandydata, „poczuć”, jaką jest osobą, poznać jego temperament. Dzięki temu, będzie w stanie ocenić, czy jest odpowiednią osobą na dane stanowisko.
Ludzka twarz systemu
Wszystkie rozwiązania informatyczne skierowane do biznesu tworzone są zawsze przez człowieka dla człowieka. Tak jest również w przypadku systemów dedykowanych HRowcom. Jednak korzystając z takich narzędzi trzeba pamiętać o dwóch kwestiach. Po pierwsze, każdy kandydat jest osobą jedyną w swoim rodzaju, nie można zatem szufladkować i traktować go przedmiotowo, a gdy mówimy o automatyzacji zawsze istnieje takie niebezpieczeństwo. Po drugie zadaniem narzędzi nie jest zastąpienie rekrutera, tylko ułatwienie mu pracy. Nowoczesne fabryki mają zautomatyzowane linie produkcyjne, ale nad ich prawidłowym funkcjonowaniem zawsze czuwa inżynier ds. utrzymania ruchu lub inny specjalista. W przyszłości na pewno powstaną jeszcze bardziej nowoczesne systemy rekrutacyjne, które może sprawią, że duże działy personalne będą musiały zmniejszyć zatrudnienie, albo co brzmi bardziej przyjaźnie – przesunąć osoby zajmujące się rekrutacją do innych zadań. Nigdy jednak człowiek nie zostanie zastąpiony przez maszynę czy system, a na pewno nie w tak złożonym, wymagającym intuicji i doświadczenia procesie, jakim jest rekrutacja.
Źródło: BIGRAM SA
