Jak sprawić, by pracownik zamiast bronić się przed informacją od szefa potraktował ją jako wsparcie w rozwoju, wyraz sympatii, który może go wzmocnić? Oczywiście nie zależy to tylko od menedżera, ale też wiele może on w tym kierunku zdziałać.
Po pierwsze zastanów się, jakie są Twoje intencje? Jeśli nie kieruje Tobą autentyczna życzliwość w udzielaniu informacji zwrotnej, to stosowanie się do technicznych zaleceń w wypowiedzi, prawdopodobnie nie przyniesie pozytywnego skutku. Niektórzy sądzą, że właśnie dlatego bycie szefem to trudny zawód… Jeśli jesteś pewny swoich pozytywnych intencji, a widzisz opór ze strony pracownika, być może warto je nazwać: Mówię Ci o tym, bo zależy mi na Twoich dobrych wynikach
Po drugie zastanów się, kim jest Twój pracownik, do kogo mówisz? Co się z nim dzieje, jak sądzisz, co przeżywa? Jaką ma otwartość na przyjmowanie informacji o sobie? I…dopasuj się do niego. W pierwszej kolejności to on ma skorzystać z informacji zwrotnych.
Po trzecie zastanów się na ile feedback, który chcesz dać wpasowuje się w cele tej konkretnej rozmowy, którą chcesz przeprowadzić? Może warto przeprowadzić rozmowę, której celem będzie tylko feedback?
Kreowanie środowiska przyjaznego dla procesu przekazywania informacji zwrotnej
Pamiętaj, że pracownicy dopytują się o opinię, jak im idzie, jeżeli wiedzą, że w trakcie rozmowy nie zostaną negatywnie ocenieni za to, co robią, i żywią przekonanie, że to, co mówisz, wpłynie na poprawę ich rezultatów. Żeby wykreować takie środowisko:
• ustal jasne, mierzalne standardy wykonywania zadań, tak aby ludzie sami mogli ocenić, czy spełniają je, czy nie;
• przekazuj informacje zwrotne na bieżąco, a nie tylko wtedy, kiedy zbliża się ocena okresowa lub kiedy coś idzie źle;
• znajduj okazje, żeby przekazywać pozytywne informacje zwrotne, czyli skupiaj się na tym, co ludzie robią dobrze, i mów im o tym;
• przekazując informacje zwrotne, używaj spokojnego tonu głosu; daj do zrozumienia pracownikom, że wielokierunkowe przekazywanie informacji zwrotnej jest ważnym elementem pracy zespołowej;
• upewnij się, że jako menedżer faktycznie szukasz informacji zwrotnych dla siebie i przekazujesz je innym.
