Przedstawiamy case study z wdrożenia outsourcingu kadrowo-płacowego w firmie Money Expert S.A.
Projekt i jego kluczowe kwestie
Wdrożenie usługi outsourcingu kadrowo-płacowego jest ogromnym wyzwaniem, zarówno dla firmy Money Expert, jak również dla ADP Polska. Celem wprowadzenia outsourcingu jest zoptymalizowanie procesów obsługi kadrowo-płacowej, automatyzacja przepływu informacji pomiędzy pracownikami, oddziałami oraz centralą firmy, jak również standaryzacja procesów kadrowych. Jest to zadanie, które ma zmienić warunki pracy i obsługi pracowników oraz menedżerów (dyrektorów oddziałów). Głównym założeniem jest stworzenie i implementacja w systemie informatycznym procesów kadrowo-administracyjnych, które będą czytelne dla każdego zaangażowanego w ich realizację pracownika. Wdrożenie zostanie przeprowadzone tak, aby w określonych warunkach i przyjętych terminach oraz po spełnieniu określonych wymagań każdy użytkownik usługi mógł liczyć na otrzymanie potrzebnych dokumentów i miał dostęp do określonych danych.
Zadaniem nowego rozwiązania jest również odciążenie pracowników Money Expert od zadań, które nie są strategiczną działalnością firmy. W dziale HR zmiana ma doprowadzić do skoncentrowania się na projektach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, szkoleniami i rozwojem pracowników oraz świadczeniem stałego, merytorycznego wsparcia dla pracowników wszystkich szczebli przez tzw. HR Business Partnerów, którzy w oparciu o swoje wieloletnie doświadczenie pracy w Money Expert i znajomość funkcjonujących w niej rozwiązań mogą wspomóc szybką i efektywną realizację poszczególnych zadań i całych projektów.
Wieloetapowe wdrożenie będzie główną częścią ewolucji w firmie i wniesie zmiany, mające na celu wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań i technologii.
Realizacja projektu
W wyniku kilkunastu miesięcy budowania rozwiązania dla Money Expert, licznych rozmów, audytów i analiz z firmą ADP Polska, liderem na rynku outsourcingu usług kadrowo-płacowych, we wrześniu 2010 roku została podpisana umowa na świadczenie usług w tym zakresie.
Konsekwencją podpisanej umowy jest rozpoczęcie wdrożenia rozwiązania, a następnie uruchomienie usługi. Do tej pory płace pracowników Money Expert były naliczane wewnątrz firmy, na systemie operacyjnym opartym na DOS’ie, z wykorzystaniem plików Excel i innych dodatkowych formuł. Administrowanie kadrami również funkcjonowało wewnątrz organizacji. Mimo, że w firmie występują różne formy zatrudnienia, tj. umowy o pracę, umowy cywilno-prawne, jak również własna działalność gospodarcza, to wszystkich pracowników łączy bardzo rozbudowany system premiowania.
Firma Money Expert, zatrudniająca blisko 800 osób, decydując się na usługi kadrowo-płacowe u zewnętrznego dostawcy, oparła nowe rozwiązanie na nowoczesnym systemie kadrowo-płacowym ADP, wykorzystując takie funkcje jak: Manager Self Service (MSS), Employee Self Service (ESS) i E-teczka. Aplikacje te pozwolą menedżerom i pracownikom na rejestrację i monitoring składanych wniosków, dostęp do nich, wgląd i wprowadzanie zmian do swoich danych osobowych, wgląd do bilansu urlopowego, pasków płacowych, premii itp. Elektroniczna teczka (E-teczka) pozwoli na zarządzanie zeskanowanymi dokumentami personalnymi. Dokumenty w wersji papierowej nie będą przechowywane bezpośrednio w firmie Money Expert, więc E-teczka zapewni dostęp do wszystkich dokumentów on-line. Dane do systemu ADP będą automatycznie importowane z systemu CRM firmy Money Expert, co odciąży pracowników od wprowadzania ręcznego informacji niezbędnych do naliczania płac zgodnie z obowiązującym prawem.
„Podjęliśmy się zadania z pozoru niemożliwego. Postanowiliśmy nie tylko wdrożyć standardowe elementy outsourcingu kadrowo-płacowego, lecz zbudować rozwiązania, które pozwolą w sposób elastyczny, kompleksowy i maksymalnie zautomatyzowany zarządzać wszelkimi zmianami bardzo bogatej oferty produktowej spółki, mającymi wpływ na naliczanie wynagrodzeń pracowników wszystkich naszych sieci sprzedaży. Ta odważna decyzja wymagała zbudowania zespołu projektowego złożonego z najwyższej klasy ekspertów, których ambicją stało się sprostanie wyzwaniom tego nowatorskiego przedsięwzięcia. Mimo licznych trudności, które przyszło nam wspólnie rozwiązywać, z bardzo dużą satysfakcją będę wspominał ten projekt.” – mówi Witold Moszyński, Dyrektor Departamentu Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Money Expert S.A.
„Do współpracy przymierzaliśmy się przez długi czas. Money Expert ma rozbudowaną strukturę, stosuje wiele form zatrudnienia co skutkuje bardzo różnorodnymi składnikami wynagrodzeń i dużym wyzwaniem podczas każdego naliczania listy płac. Taki projekt to wyzwanie, ale też pole do nauki i rozbudowy własnego standardu. W tym kontekście współpraca z Money Expert to doskonała okazja do rozwoju i myślenia w kategorii „Out of the box”. Partnerskie podejście i dobre relacje pomagają zmieniać problemy w wyzwania oraz skutecznie je rozwiązywać.” – mówi Michał Strzelec, Sales Executive w firmie ADP Polska.
