Podpisywanie umowy o pracę SMS-em przez pracownika zgodne z prawem… i 10 razy szybsze
Podpisywanie umów o pracę w okolicznościach, w których coraz bardziej zyskuje na znaczeniu możliwość zdalnego wykonywania obowiązków, sprawiało dotychczas kłopoty. Bywało, że pracodawcy, którzy zawierali umowy o pracę przez internet, czyli z wykorzystaniem podpisów elektronicznych, stawali przed ryzykiem nałożenia kary przez PIP. Ta sytuacja zmieniła się diametralnie – od 16 listopada 2021 roku pracodawcy mogą w sposób 100% zgodny z prawem podpisywać umowy elektronicznie, sięgając po rozwiązanie nazywane podpisem hybrydowym.
Coraz więcej firm postrzega możliwość zawierania umów o pracę na odległość jako zaletę nowoczesnego, dostosowanego do wymogów rzeczywistości onboardingu. To podnosi jakość kontaktu z marką, ta bowiem od samego początku pokazuje, że dba o candidate experience na każdym etapie procesu rekrutacji, również wysyłając profesjonalne umowy drogą cyfrową.
Jak dotychczas wyglądało zawieranie umów o pracę?
Prawo stanowi, że umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, a jeśli się tak nie stanie, pracodawca musi potwierdzić jej warunki w formie pisemnej. Zgodnie z prawem forma pisemna równa się formie elektronicznej, a więc podpisowi kwalifikowanemu. Wyrobienie podpisu kwalifikowanego wiąże się jednak z kosztami i procedurami, w efekcie czego pracownicy rzadko dysponują takim rozwiązaniem.
Do tej pory istniało spore ryzyko, że jeśli pracodawca podpisze umowę podpisem kwalifikowanym, a pracownik np. SMS-em, to i tak pracodawca narazi się na wysoką karę.
Zmiana w interpretacji prawa pracy
Do tej pory niejednokrotnie bywało, że Państwowa Inspekcja Pracy karała pracodawców za brak pisemnego potwierdzenia warunków umowy. W listopadzie 2021 roku podczas konferencji PIP-u zostało jasno przedstawione stanowisko, zgodnie z którym pracodawca nie naraża się już na karę w sytuacji, w której pracownik podpisze umowę SMS-em, a pracodawca – podpisem kwalifikowanym. Ta interpretacja prawa pracy została potwierdzona podczas konferencji 4 marca 2022 „Zawieranie umów o pracę – stan obecny i wyzwania przyszłości”. Z nowej interpretacji przepisów wynika, że skoro forma elektroniczna czynności prawnych jest równoważna z formą pisemną, to jeżeli pracodawca podpisze taką umowę elektronicznym podpisem kwalifikowanym, wymóg z kodeksu pracy zostanie spełniony. To na pracodawcy ciążył bowiem obowiązek potwierdzenia warunków umowy na piśmie.
W efekcie pracownik może złożyć pod umową zwykły podpis elektroniczny, a umowa zostanie zawarta bezpiecznie dla obu stron i zgodnie z prawem. Takiej umowy ani warunków płacy i pracy nie trzeba już potwierdzać na piśmie.
Podpis hybrydowy – legalny sposób na zawieranie umów o pracę online
W rezultacie nowej interpretacji przepisów prawa pracy można już zawierać umowę podpisem hybrydowym – czyli kwalifikowanym ze strony pracodawcy i SMS-em po stronie pracownika – z wykorzystaniem kompleksowego rozwiązania do zarządzania umowami online. I to zgodnie z wykładnią prawa. Jako pierwszy na rynku zaoferował tę możliwość Pergamin, platforma do automatyzacji zawierania umów, zdejmująca z pracodawcy i pracownika konieczność żmudnego, odręcznego wypełniania kwestionariusza, a później przenoszenia danych do treści umowy, która następnie jest drukowania, przekazywana obu stronom i archiwizowana.
10 razy szybsze podpisywane umowy o pracę
Dzięki podpisywaniu umów online podpisem hybrydowym HR-owcy zyskują duży komfort, a proces onboardingu przyspiesza zgodnie z oczekiwaniami kandydatów.
Wykorzystanie programu do zawierania umów online zdejmuje z pracodawców konieczność ciągłej kontroli nad poprawnością danych, statusem dokumentu, pozwala zrezygnować z wysyłki dokumentów i oczekiwania na podpis. W dobie pracy zdalnej takie benefity są nie do przecenienia.
W Pergaminie użycie podpisu hybrydowego poprzedzają negocjacje online, w trakcie których kandydat ma okazję zadać w komentarzach pytania dotyczące konkretnych fragmentów umowy. Pracownik działu HR może teraz szybciej niż w dniu rozpoczęcia współpracy podpisać umowę, a przyszli pracownicy mają stały wgląd w jednym miejscu w dokument, który podpiszą. Wykorzystanie programu do automatyzacji umów rozwiązuje również problem archiwizacji umów, które są bezpiecznie przechowywane w elektronicznym segregatorze zamiast zajmować przestrzeń na półkach.
Każdy HR-owiec decydujący się na wykorzystanie podpisu elektronicznego może liczyć na oszczędność czasu i zautomatyzowanie różnych etapów pracy z umową: np. masowego tworzenia aneksów do umowy. Dzięki programowi do automatyzacji i hybrydowego podpisu ma wgląd w status dokumentu (nie tylko umów, lecz także listów intencyjnych ze wstępnymi warunkami współpracy), a więc wie, czy kandydat otworzył go i podpisał.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat możliwości wykorzystania podpisu hybrydowego i automatyzacji zawierania umów, umów się na bezpłatną konsultację. W jej trakcie poznasz podstawy prawne rozwiązania i korzyści płynące dla Twojej firmy.
