Obecnie firmy mogą wybierać z szerokiego wachlarza narzędzi, które mają wspierać je w codziennej komunikacji z pracownikami. Czasami jednak prześcigając się w wyborze bardziej sprawdzonych lub innowacyjnych narzędzi, zapominamy o jednym z najprostszych i najbardziej skutecznych rozwiązań – bezpośrednim kontakcie z przełożonym. Jak powinniśmy wspierać kadrę kierowniczą w komunikacji z pracownikami?
Intranet, plakaty, ulotki, wydawnictwa wewnętrzne, emaile, wideo, a nawet dedykowane dla pracowników aplikacje na smartphony – można zastanawiać się, czy firmy, mając do dyspozycji tak wiele narzędzi służących do realizacji działań komunikacyjnych, powinny dodatkowo angażować w te działania również kadrę managerską. Czy warto, aby przeznaczała ona czas na przekazywanie pracownikom kolejnych informacji, które nie są bezpośrednio związane z feedbackiem dotyczącym ich pracy lub zadaniami zespołu? Odpowiedź jest jednoznaczna – tak.
Bezpośrednio znaczy efektywnie
W międzynarodowym badaniu „State of the Sector 2017” poświęconym komunikacji wewnętrznej przeprowadzonym przez firmę Gatehouse, respondenci uznali bezpośrednią komunikację za najbardziej efektywne narzędzie komunikacji. W czołówce wskazanych narzędzi znalazły się roadshowy oraz konferencje i seminaria z udziałem wyższej kadry zarządzającej, a także spotkania zespołów z managerami średniego szczebla. Bezpośredni przełożeni są najbardziej dostępnymi przedstawicielami kadry managerskiej dla swoich pracowników. To im zatrudnieni powinni najbardziej ufać, to oni bezpośrednio reprezentują zarząd przed osobami zajmującymi niższe stanowiska. Podczas rozmów z przełożonym pracownicy mają szanse na otrzymanie najpełniejszego obrazu sytuacji, a dzięki możliwości zadawania pytań są w stanie wyjaśnić wątpliwości, przekazać swoje pomysły lub uwagi.
Dzięki temu, że zespół posiada ważne dla jego funkcjonowania informacje, może skoncentrować się na pracy, dokładnie wie, jakie są jego zadania i w jaki sposób ma je wykonać. A to przekłada się na bardziej efektywną współpracę, dodatkowo firma może uniknąć rozprzestrzeniania się plotek. Co więcej, dzięki temu, że przedstawiciel kadry zarządzającej poświęca czas i bezpośrednio rozmawia z pracownikami, sprawia, że czują się oni ważnym elementem zespołu i firmy, czują się zauważonymi, a ich motywacja rośnie. Ogromny wpływ ma tu także bezpośrednia obecność uczestników procesu komunikacji i możliwość obserwowania języka ciała nadawcy i odbiorcy. Nie da się osiągnąć tego samego efektu poprzez komunikaty w narzędziach drukowanych czy digitalowych.
Bariery w bezpośredniej komunikacji
W rzeczywistości jednak często zdarza się, że proces przekazywania informacji przez osoby zarządzające nie przebiega sprawnie lub w ogóle nie zachodzi. Kierownicy odpowiadają za realizację celów biznesowych firmy, raportowanie do wyższej kadry managerskiej, planowanie, budżetowanie, zarządzanie zespołem, a do tego jeszcze za tzw. gaszenie niezapowiedzianych pożarów itp. W natłoku codziennych zadań zapominają o emailu, który powinien być przekazany pracownikom, po raz kolejny przekładają spotkanie z zespołem albo po prostu ignorują niektóre informacje. Nie doceniają wpływu i znaczenia przekazywanych przez siebie komunikatów. W wyniku takich działań, niektóre informacje zostają zablokowane na określonym szczeblu organizacji i nie docierają do najliczniejszej grupy szeregowych pracowników lub trafiają do nich za późno.
Może to skutkować opóźnieniami lub wyższymi kosztami wykonywanych zadań i realizowanych projektów czy pojawianiem się sytuacji kryzysowych, które wynikają z braku lub sprzecznych informacji, jakimi dysponują pracownicy. Czy wobec takich barier firma powinna jednak zrezygnować z angażowania kadry zarządzającej w działania komunikacyjne? Zdecydowanie nie. Wręcz powinna opracować plan niwelowania tych barier i wzmocnić komunikację bezpośrednią.
Komunikacja zasad komunikacji
Jednym z pierwszych i najważniejszych kroków, jakie powinni wykonać specjaliści odpowiadający za komunikację wewnętrzną w firmie, jest edukowanie. Żaden, nawet najlepszy plan czy projekt nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli osoby zarządzające nie zrozumieją, nie wykażą wsparcia i nie zaangażują się w przekazywanie informacji pracownikom. Nawet jeśli kierownicy niższego szczebla są przekonani o celowości działań komunikacyjnych, nie odniosą sukcesu, jeśli nie będzie popierał ich przełożony. I w drugą stronę – siła autorytetu oraz możliwość inspirowania osób na niższych stanowiskach sprawią, że jeśli wyższa kadra zarządzająca będzie promować tego typu działania wśród podległych im kierowników, efekty będą wyższe. Dlatego na początku warto zadbać o pozyskanie zrozumienia i poparcia kadry managerskiej dla komunikacyjnych działań.
Warto również rozważyć podniesienie ich kompetencji komunikacyjnych poprzez szkolenia i warsztaty. W części teoretycznej takiego spotkania nie powinniśmy zapominać o poruszeniu zagadnień komunikacyjnych, o których „wszyscy już słyszeliśmy”. Warto mieć na uwadze, że w praktyce często o nich zapominamy lub – mimo tego, że managerowie mają świadomość, w jaki sposób powinni się komunikować – nie wiedzą, jak konkretnie mają to zrobić lub brakuje im motywacji do podjęcia działań. Po zakończeniu części teoretycznej dobrze jest zaplanować ćwiczenia utrwalające omówioną wiedzę.
Inną formą, podczas której kadra zarządzająca skoncentruje się na podnoszeniu swoich kompetencji komunikacyjnych, może być coaching. Indywidualna współpraca z coachem może być bezpieczniejszym rozwiązaniem dla niektórych managerów niż otwarte mówienie o problemach na forum, podczas szkolenia. Praca z coachem zakłada indywidualne podejście do osoby, z którą pracuje oraz dobór zagadnienia adekwatnego do problemu, z jakim się dana osoba boryka.
Działania wspierające
Można także przygotować szkolenia w postaci e-learningu oraz listę inspirujących książek. Dobrym rozwiązaniem jest również opracowanie manuala, w którym podpowiemy managerom, o czym warto pamiętać w codziennej komunikacji oraz jakie informacje i w jakiej formie powinni oni przekazywać swoim zespołom. Można też popracować manuala dedykowanego do komunikacji konkretnego projektu, gdzie krok po kroku wskażemy najważniejsze punkty lub kamienie milowe, podpowiemy, w jakim czasie i w jakiej formie powinny zostać przekazane konkretne informacje pracownikom, a także przygotować materiały, które managerom w tym pomogą np. prezentacje, wideo, infografiki lub najważniejsze punkty i słowa, które powinny paść na spotkaniach z zespołem.
Ważne jest również wsparcie kadry kierowniczej w bieżącej, codziennej komunikacji. Tu rola specjalistów ds. komunikacji powinna opierać się na odpowiadaniu na pytania, doradzaniu, które narzędzia warto wykorzystać w danej sytuacji lub w jaki sposób można zakomunikować konkretną sprawę. Edukacja na temat zalet rozwiązań komunikacyjnych, konsultowanie i korygowanie propozycji zgłaszanych przez managerów również będą dla nich cennym wsparciem.
Maja Biernacka, agencja komunikacji wewnętrznej bee DIFFERENT. Specjalizuje się w komunikacji wewnętrznej. Prowadzi firmę działającą w tym obszarze oraz bloga Komunikacja wewnętrzna od kuchni. Komunikacją – dziennikarstwem i PR – zajmuje się od 2002 r. W tym czasie z powodzeniem wspierała takie marki jak: Allegro, Carlsberg, Volkswagen, IKEA, Telewizja Polska, EURO 2012 w Poznaniu. Zanim związała się z public relations, przygotowywała programy telewizyjne dla TVP oraz TVN.
