W celu kontroli pracy wykonywanej przez pracowników pracodawcy coraz częściej stosują różne formy monitoringu w miejscu pracy. Takie działania przyczyniają się bowiem niewątpliwie do zwiększenia efektywności pracy, eliminują niepożądane zachowania pracowników, zwiększają bezpieczeństwo i porządek w procesie pracy. Jedną ze stosowanych form kontroli jest monitoring poczty elektronicznej pracownika. Czy jednak takie działanie pracodawców jest legalne?
Jedną z podstawowych cech stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy. Poprzez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się bowiem wykonywać pracę na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 k.p.). Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz musi stosować się do poleceń przełożonych. Ponadto ma obowiązek m.in. przestrzegać ustalonego w zakładzie pracy porządku, czasu pracy, zasad bhp oraz dbać o dobro zakładu pracy i chronić jego mienie (art. 100 k.p.).
Powyższym obowiązkom pracowników odpowiadają uprawnienia kierownicze pracodawców, którzy ustalają porządek pracy (np. w regulaminie pracy), mogą wydawać pracownikom polecenia dotyczące pracy, organizują ich pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez nich wysokiej wydajności i należytej jakości pracy (art. 94 k.p.).
Pracownicy wykonują zatem pracę pod kierownictwem pracodawcy co oznacza, że pracodawca ma prawo do sprawowania ogólnego nadzoru i kontroli nad procesem pracy. Pracodawca może więc kontrolować, czy pracownik sumiennie i rzetelnie wykonuje swoją pracę oraz czy w czasie pracy zajmuje się wyłącznie powierzonymi zadaniami. Jedną z form takiej kontroli jest niewątpliwie monitoring poczty służbowej pracownika. Jednakże zasady na jakich taka kontrola może się odbywać nie zostały dotąd uregulowane w prawie pracy. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy mają pełną swobodę w tym zakresie. Ograniczaniem dla pracodawców są przede wszystkim przepisy dotyczące ochrony dóbr osobistych. Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest bowiem ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika (art. 11¹ k.p.). Z punktu widzenia monitoringu poczty pracownika najważniejsze znaczenie będzie miało dobro osobiste wymienione w art. 23 k.c., a mianowicie tajemnica korespondencji. Należy również pamiętać, że Konstytucja RP gwarantuje wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się (art. 49 Konstytucji) oraz ustanawia zasadę ochrony życia prywatnego (art. 47 Konstytucji).
Niewątpliwie pracodawca może monitorować zawartość poczty służbowej pracownika. Należy bowiem zauważyć, że właścicielem e-mailowego adresu firmowego jest pracodawca, a pracownik drogą elektroniczną prowadzi korespondencję w imieniu pracodawcy. Poczta elektroniczna jest zatem narzędziem pracy pracownika. Dlatego pracodawca ma prawo sprawdzić, czy to narzędzie jest wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem. Warunkiem jednak takiej kontroli jest przede wszystkim poinformowanie pracowników o możliwości kontroli poczty służbowej i celach takiej kontroli. Celem wprowadzenia kontroli może być np. ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa. Warto również zastrzec, że poczta firmowa może być przez pracowników wykorzystywana wyłącznie w celach służbowych. Skoro bowiem pracodawca wyposaża pracowników w narzędzie pracy jakim jest komputer i firmowa skrzynka pocztowa, to nie musi godzić się na wykorzystywanie ich do celów prywatnych. Informacje na ten temat mogą być zamieszczone np. w regulaminie pracy lub innym akcie wewnątrzzakładowym albo w umowie o pracę.
Można również dodatkowo poprosić pracownika o podpisanie oświadczenia, iż zapoznał się on z zasadami dotyczącymi korzystania ze służbowej skrzynki pocztowej i monitoringu. Pracownik wiedząc, że może korzystać z poczty firmowej wyłącznie do celów służbowych oraz zdając sobie sprawę, że pracodawca może kontrolować jego pocztę, nie może oczekiwać zachowania prywatnego charakteru korespondencji. W konsekwencji nie będzie mógł też skutecznie zarzucać pracodawcy naruszenia tajemnicy korespondencji i prawa do prywatności. Pracodawca słusznie może bowiem domniemywać, że cała korespondencja znajdująca się w skrzynce firmowej jest korespondencją służbową i nie zawiera treści prywatnych. Z takiego domniemania nie może jednak korzystać pracodawca, który zezwala pracownikom na używanie maila służbowego również do celów prywatnych. W przypadku nieprzestrzegania przez pracownika powyższych reguł pracodawca będzie mógł nałożyć na niego karę porządkową, a nawet wypowiedzieć umowę o pracę.
Należy również pamiętać, że wszelka kontrola pracowników może być prowadzona wyłącznie w zakresie, w jakim jest uzasadniona zamierzonymi celami i proporcjonalnie do tych celów. A zatem pracodawca może przeglądać pocztę pracownika tylko w takim zakresie w jakim jest to niezbędne dla osiągnięcia wyznaczonych celów i tylko wtedy, gdy celów tych nie można osiągnąć w inny, mniej dolegliwy sposób. Powszechnie uznaje się również, że monitoring nie może mieć charakteru permanentnego. Taką ingerencję należy uznać za nieadekwatną i zbyt dolegliwą.
Powyższe stanowisko potwierdził niedawno Europejski Trybunał Praw Człowieka w wyroku z 12 stycznia 2016 roku (nr skargi 61496/08), w którym stwierdził, że pracodawca ma prawo weryfikować jakość pracy pracownika i wywiązywanie się przez niego z obowiązków pracowniczych w godzinach pracy i może w tym celu monitorować służbową pocztę pracownika (przy jednoczesnym dochowaniu wyżej wymienionych wymogów).
Autor: Michał Włodarczyk
Adwokat, Specjalista Prawa Pracy w Kancelarii BMSP Boryczko Malinowska
