„Outsourcing” – to słowo w ostatnich latach pada coraz częściej w relacjach biznesowych. Jak grzyby po deszczu wyrastają kolejne centra BPO. Na pierwszy ogień często idą procesy kadrowe. Ale czy to korzystne rozwiązanie dla każdej firmy?
Jeżeli chcesz skupić się na swojej głównej działalności i utrzymać niższy poziom zatrudnienia, to outsourcing kadrowy może być odpowiednim narzędziem dla ciebie. Dzięki temu firma nie musi rozwijać działów, które nie są strategiczne dla jej biznesu.
Co zyska mój biznes dzięki outsourcingowi?
To narzędzie optymalizujące koszty firmowe. Jak to się dzieje? Po pierwsze, pozwala koncentrować się firmie na swojej głównej działalności, a co za tym idzie – zwiększa wydajność i efektywność w kluczowych obszarach. To także oszczędność czasu i zasobów ludzkich – pomaga utrzymywać niższy poziom zatrudnienia. Może przyczynić się do ograniczenia liczebność działu kadr oraz eliminuje monotonne zadania administracyjne. Kolejną korzyścią jest wyłączenie odpowiedzialności twojego biznesu na wybranych polach: agencja zewnętrzna przejmuje odpowiedzialność za wszelkie sprawy administracyjne, w tym urlopy, zwolnienia lekarskie, prowadzi monitoring pracy oraz odpowiada przed instytucjami kontrolnymi, jak np. Urząd Skarbowy czy PIP. Inną zaletą przekazania procesów kadrowo-płacowych na zewnątrz jest profesjonalna obsługa i doradztwo specjalistów.
Czy to rozwiązanie dla każdego biznesu?
Outsourcing kadrowy to pojęcie dosyć szerokie. Jest narzędziem elastycznym, ponieważ w zależności od potrzeb firmy, może być pełny lub selektywny. Na zewnątrz przedsiębiorstwa można wydzielić wszystkie lub wybrane procesy kadrowe, zadania, projekty, jak na przykład: szkolenia, rekrutacje lub obsługę administracyjno-płacową. Korzystają z niego międzynarodowe korporacje, które dużą część procesów kadrowo-płacowych zlecają agencjom zewnętrznym. Dzięki temu działy kadr mogą skupić się na innych zadaniach, np. komunikacji wewnętrznej czy employer brandingu.
Outsourcing sprawdzi się również w małych firmach czy mikroprzedsiębiorstwach, które jeszcze nie wykształciły własnego działu kadr. Wtedy na mocy odpowiedniej umowy zewnętrzna firma może stać się swoistym zewnętrznym działem personalnym.
Dobrze się przygotuj
Przede wszystkim, wybierz doświadczonego partnera biznesowego. Należy sprawdzić referencje agencji, z którą chcesz współpracować. Pamiętaj, że w pewien sposób oddajesz część swojego kapitału, jakim są ludzie oraz know-how przedsiębiorstwa. Dlatego zadbaj o to, byś powierzył go w ręce zaufanej, rzetelnej firmy. Jak zawsze w takich przypadkach: najtańszy nie znaczy najlepszy, dlatego nigdy nie wybieraj partnera biznesowego jedynie pod kątem ceny usług.
Zdecyduj, czy outsourcingiem chcesz objąć wszystkie procesy, czy tylko wybrane. Czy zlecisz zewnętrznej firmie kompleksową obsługę kadrowo-płacową? W zależności od potrzeb ustal jasne zasady, zakres odpowiedzialności agencji, np. administrowanie listą płac, procesy rekrutacji i selekcji, szkolenia,… Umowa powinna określać dokładny zakres obowiązków partnera zewnętrznego, również jeśli jest potrzeba nadzorowania osobistego pracowników czy dostarczenia samochodu służbowego.
Zadbaj o pracowników. Ludzie boją się tego, czego nie znają. W sytuacji, gdy przez kilkanaście lat pracowali w twojej firmie, a teraz ma ich przejąć agencja zewnętrzna – to zrozumiałe, że będą mieli obawy. Dlatego prowadź jasną politykę informacyjną, tłumacz, a nie trzymaj w niepewności. Niech przeniesienie pracownika do firmy zewnętrznej nie będzie wyrokiem, ale normalną biznesową procedurą. Zadbaj o to, by personel przejęty przez zewnętrzną firmę miał podobne warunki pracy, jak dotychczas i był traktowani na równi z innymi. Pamiętaj – ludzie to twój kapitał, więc dbaj o nich, by nie chcieli odejść.
Na koniec: nie zapominaj o kontroli. Monitoring efektywności outsourcingu to standardowa procedura biznesowa. Nie zostawiaj partnera zewnętrznego samemu sobie – niech w twojej firmie znajdzie się osoba odpowiedzialna za relacje z nim.
Oczywiście – wyboru nie dokonujesz raz na zawsze: agencję zawsze możesz zmienić. Ale kolejna zmiana może destabilizować firmę i przyczynić się do zwiększenia rotacji pracowników. Dlatego lepiej zawczasu dokonać przemyślanego wyboru.
Istotę outsourcingu oddają słowa Henry’ego Forda: jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.
O ile dobrze określisz swoje potrzeby i wybierzesz odpowiedzialnego partnera biznesowego, outsourcing może stać się skutecznym narzędziem wsparcia twojego biznesu.
Autorka: Joanna Pieńkowska Jobs Plus
