Każdego dnia wykonujemy dziesiątki, a niekiedy nawet setki różnych czynności. Niezależnie od natłoku obowiązków warto jednak w pewnym momencie zwolnić i zastanowić się, jaki cel mają te podejmowane przez nas działania. Jak się bowiem okazuje, wiele niepotrzebnych zadań wykonujemy mechanicznie i bezrefleksyjnie, marnując w ten sposób codziennie mnóstwo czasu.
Większość ludzi marzy o tym, by ich każdy kolejny dzień obfitował w szereg nowych wyzwań, doświadczeń, wrażeń czy decyzji. Proza życia często sprowadza nas jednak na utarte ścieżki, na których czyhają wciąż te same, powtarzalne czynności i zachowania.
Nad tym, jak się z tego wyrwać, przynajmniej raz na jakiś czas zastanawiają się niemal wszyscy: przedsiębiorcy i pracownicy, doświadczeni i nowicjusze, specjaliści i stażyści. Prędzej czy później dochodzą oni do zatrważającego wniosku: na działania zupełnie nieistotne tracimy zbyt dużo czasu!
Co zatem należy w sobie zmienić, by zyskać pewność, że za 10 lat nie będziemy wciąż w tym samym miejscu?
Bez celu tracisz czas
– Najlepszym sposobem, by zagwarantować sobie stały rozwój, a jednocześnie uniknąć wrażenia marnowania czasu, jest określanie długofalowych celów. Żyjąc „tu i teraz” narażamy się bowiem na to, że przez cały czas pracować będziemy na sukcesy innych osób, wg ich życzeń, a nie naszych – wyjaśnia Grzegorz Frątczak, ekspert zarządzania czasem.
Co więcej, działając bez wizji możemy w pewnym momencie złapać się na tym, że wykonujemy niemalże wszystko, co nam zlecono, nie zastanawiając się przy tym, jak wpłynie to na nasze dalsze losy.
Tak naprawdę to tylko od nas zależy więc, jaki skutek będą miały wspomniane setki czynności, których podejmujemy się każdego dnia: czy przybliżą nas do zaplanowanego efektu, czy też sprawią, że zmarnujemy czas kręcąc się w kółko.
Cel pozwala uniknąć bólu głowy
Wyznaczony przez nas cel pozwoli nadać sens wielu pomniejszym zadaniom. Taki sposób funkcjonowania sprawdzi się jednak również w dużo bardziej prozaicznych sytuacjach z życia codziennego.
Wyobraźmy sobie, że nasz znajomy proponuje nam wyjście do teatru na ostatnią sztukę prezentowaną w jakimś konkretnym terminie. Jednocześnie w tym samym czasie zaplanowano transmisję meczu piłki nożnej najlepszych drużyn Europy.
– Staniemy w tym momencie przed nie lada problemem, co wybrać. Są osoby, dla których dylemat ten wiązał się będzie nawet z niemałym bólem głowy. Jeśli jednak przypomnimy sobie, że jeszcze w styczniu postanowiliśmy w tym roku się przede wszystkim ukulturalniać, ostateczna decyzja okaże się szybka, łatwa i przyjemna – podpowiada Grzegorz Frątczak.
Długofalowe cele upraszczają więc nasze życie, a jednocześnie pozwalają zaoszczędzić czas, który do tej pory trwoniliśmy na zastanawianie się i przedstawianie samemu sobie różnych argumentów przemawiających za jednym bądź drugim rozwiązaniem.
Małe cele, duży sukces
Kierując się wizją efektu końcowego z całą pewnością dużo łatwiej jest osiągnąć sukces. Istotna przy tym jednak jest umiejętność odpowiedniego projektowania swojego czasu poprzez wyznaczanie krótszych (tygodniowych, kwartalnych czy nawet rocznych) punktów kontrolnych.
– Jeśli postanowiliśmy, że za dwa lata nasza firma będzie miała 10 mln zł obrotów, kwoty tej nie możemy podzielić na poszczególne miesiące i tylko oczekiwać stałych przyrostów. Zamiast tego, lepiej zdecydować się na systematyczne odbywanie np. 20 spotkań z klientami i rozliczanie siebie z efektów nawiązanych relacji– zauważa przedstawiciel CEO Solutions.
Co więcej, działając w ten sposób szybko odkryjemy, jakich zasobów, umiejętności czy doświadczeń brakuje nam jeszcze do realizacji zamierzeń i będziemy w stanie odpowiednio zareagować. Tego typu podejście ułatwi nam także eliminowanie działań czy zachowań, które w rzeczywistości oddalają nas od naszego celu.
– Skoro bowiem wiemy, że za naszym sukcesem stanąć powinny owe spotkania, wszystko inne schodzi na dalszy plan. Nawiązujemy kontakt, szukamy lokalizacji, rezerwujemy swój czas i nie mamy trudności z odrzucaniem tego, co nam w tym przeszkadza – dodaje specjalista zarządzania czasem.
20%, które decyduje o wszystkim
Bez wątpienia na początku najtrudniej będzie przyzwyczaić się właśnie do owej eliminacji wszystkiego, co zbędne. Warto jednak w tym momencie przypomnieć sobie zasadę Pareto, która mówi, że nawet 80% efektów jest przeważnie wynikiem tylko 20% czynności.
W praktyce, to 1/5 działań decyduje o tym, w jakim kierunku zmierzać będzie nasze życie. Klucz do sukcesu stanowi zatem racjonalna ocena, które z wykonywanych przez nas na co dzień czynności mieszczą się w tej grupie, a jednocześnie przybliżają nas do osiągnięcia wybranego efektu końcowego.
Autor: Grzegorz Frątczak, Coach i trener w dziedzinie zmiany złych nawyków oraz zarządzania czasem. Współpracuje z menadżerami wszystkich szczebli. Wspiera osoby indywidualne oraz pracuje z grupami. Inspirator projektowania życia w taki sposób, aby osiągnąć spokój, równowagę, satysfakcję i poczucie spełnienia.
Image courtesy of Paul/FreeDigitalPhotos.net
