Intranet jest narzędziem, które w dużym stopniu ułatwia komunikację i zarządzanie wewnątrz organizacji. W raporcie podsumowującym projekt Intraspekcja, eksperci zwracają uwagę na trendy obecne w tworzeniu tego typu systemów, podpowiadają też jakich bledów projektowych się wystrzegać.
Intranet, mówiąc ogólnie, to interaktywna komunikacyjna platforma dająca użytkownikom dostęp do szczegółowych informacji na temat funkcjonowania firmy czy instytucji, w której pracują. Możliwości te doceniają nie tylko globalne korporacje, ale również mniejsze firmy i organizacje. Zdecydowana większość przebadanych podczas Intraspekcji respondentów, korzysta z intranetu kilka razy dziennie. Oznacza to, że system jest dla nich realnym wsparciem w sytuacjach problematycznych. Z tego powodu warto przyjrzeć się trendom, szczególnie interesującym z perspektywy pracowników działu HR.
Tworzenie relacji
Wśród najważniejszych trendów, autorzy Intraspekcji wskazują koncepcję social intranet, wedle której intranet powinien nie tylko spełniać cele organizacji, ale również pozytywnie wpływać na komunikację pomiędzy użytkownikami oraz wzmacniać relacje między nimi. Istnieje wiele przykładów pokazujących, w jaki sposób funkcjonalność ta może być realizowana, najpopularniejszym jest opcja dodania do książki adresowej zdjęcia pracownika.
Interesujące w tym zakresie są również inne usprawnienia, które sprawiają, że użytkownicy intranetu stają się mniej anonimowi. Ciekawym rozwiązaniem jest wprowadzenie w obrębie intranetu tablicy ogłoszeń – narzędzia, za którego pomocą pracownicy mogą zamieszczać anonse i drobne ogłoszenia, na przykład dotyczące sprzedaży przedmiotów, wymiany usług, czy informacji o ciekawych wydarzeniach. Mechanizmy te są od dawna wykorzystywane w internecie, a w przypadku organizacyjnego intranetu, pozytywnie wpływają na integrację zespołu.
Zapotrzebowanie na aktualności
Dla blisko 80% przebadanych w trakcie Intraspekcji użytkowników, informacje zamieszczone w intranecie są w większości aktualne i przydatne w pracy. Pokazuje to jak ważna rolę odgrywa w organizacji użyteczność informacji. Można posiadać doskonale zaprojektowany system, jednak bez regularnego aktualizowania treści nie będzie on spełniał zakładanych funkcji.
Co ciekawe duża część organizacji stara się informować swoich pracowników o bieżących wydarzeniach. I nie chodzi tu tylko o twarde dane, takie jak kolejne inwestycje, czy wyniki finansowe. Pracownicy wykazują również zainteresowanie sprawami niebezpośrednio związanymi z działalnością instytucji – sukcesami lokalnych drużyn sportowych, informacjami kadrowymi, czy relacjami z wyjazdów integracyjnych.
Precyzyjne dane kontaktowe
Najważniejszą funkcjonalnością, zwłaszcza w rozproszonych organizacjach, wydaje się być książka adresowa. Od tego w jaki sposób zostanie zaprojektowana, zależy jej użyteczność, a ta z kolei przekłada się na częstotliwość korzystania z tego narzędzia, przez pracowników.
Zdaniem autorów raportu, książka adresowa powinna zawierać nie tylko dane kontaktowe, takie jak numer telefonu czy adres e-mail, ale także dokładną lokalizację pracownika, uwzględniającą adres wraz z numerem budynku, piętra oraz pokoju.
Obieg dokumentów
Z perspektywy pracownika szczególnie wartościowa wydaje się być możliwość elektronicznego składania deklaracji i wniosków – na przykład urlopowych. Jak czytamy w raporcie, coraz więcej organizacji decyduje się na rozwiązania wspierające składanie wniosków w intranecie oraz ich obieg elektroniczny, skracając przez to czas procesu decyzyjnego. W tym obszarze, interesującym rozwiązaniem jest również możliwość zaznaczania absencji we wspólnym kalendarzu, do którego dostęp mają współpracownicy.
Podsumowanie
Raport będący podsumowaniem pierwszej edycji Intraspekcji w dobry sposób charakteryzuje rynek polskich intranetów. O tym, że jest to potrzebne narzędzie, nikogo nie trzeba przekonywać, warto jednak przyłożyć nacisk na właściwe, bardziej przemyślane projektowanie tego typu serwisów.
Wszystkie wykorzystane w tym artykule dane pochodzą z publikacji Intraspekcja 2013. Raport z badania i wskazówki. Dokument dostępny jest do bezpłatnego pobrania na stronie projektu: www.intraspekcja.pl.
Źródło: Edisonda
Image courtesy of photoraidz/FreeDigitalPhotos.net
