Czas przedświąteczny w działach HR kojarzy się z urlopami i wykorzystaniem zaległych nadgodzin. Pracownicy chętnie korzystają z wolnego, żeby wykorzystać ten okres jak najlepiej do przygotowania świąt. O ile pracownicy operacyjni w czasie nieobecności najczęściej nie potrzebują zastępstwa, tak w przypadku recepcjonistek istnieje taka konieczność. Jak wiadomo recepcja to szczególne miejsce w firmie, bez jego istnienia szybko mógłby zapanować chaos.
W ostatnich latach coraz wyraźniej zarysowuje się trend leasingowania recepcjonistek na zastępstwo do firm w okresie wakacyjnym oraz na przełomie grudnia i stycznia. Recepcja, pomimo, że czasem niedoceniana, jest strategiczna jeżeli chodzi o prawidłowe, codzienne funkcjonowanie firmy. Od niej wbrew pozorom wiele zależy, stąd pracodawcy coraz częściej korzystają w okresie urlopowym ze sprawdzonych recepcjonistek z agencji pracy tymczasowej.
W gestii agencji pracy tymczasowej leży wyselekcjonowanie odpowiedniej osoby na to stanowisko. Chętnych jest dużo, wymagań nie mniej. Do najważniejszych kompetencji na tym stanowisku zaliczyć można szeroko pojęte zdolności interpersonalne obejmujące łatwość w nawiązywaniu kontaktów oraz werbalnego jak i niewerbalnego komunikowania się, podzielność uwagi, wielozadaniowość oraz szybkość w działaniu. Warto zaznaczyć, że charakter pracy w formie zastępstwa wymaga dużej elastyczności, czyli umiejętnego dostosowania się i realizowania zadań w zmieniających się warunkach, a przy tym utrzymywania wysokiej efektywność pracy niekiedy pod presją czasu.
Nie można sobie pozwolić na chwilę nieuwagi, bo cena pomyłek może być naprawdę wysoka, jest to odpowiedzialne stanowisko. W związku z tym, nawet kiedy kandydat/-ka ma doświadczenie w pracy recepcyjnej, przed podjęciem zlecenia jest szkolona przez recepcjonistkę, którą będzie zastępowała. Szkolenie jest płatne i trwa od jednego do trzech dni w zależności od planowanej długości zastępstwa, wielkości firmy i struktury organizacyjnej. Dzięki temu nowa osoba poznaje sposób funkcjonowania firmy, jej kulturę oraz zakres obowiązków. Wszystko po to, żeby pierwszego dnia zastępstwa była już wdrożona i wykonywała swoją pracę samodzielnie.
Recepcjonistki dobrze wywiązujące się ze swoich zadań na zastępstwach, rekomendowane są przez agencję pracy tymczasowej kolejnym klientom, więc jest to szansa na zaprezentowanie swoich kompetencji różnym pracodawcom i wyrobienie przy tym marki rzetelnego pracownika. Podczas zastępstw można poznać specyfikę pracy szerokiego wachlarza stanowisk oraz wykształcić w sobie świadomość kultury organizacyjnej, w której chciałoby się w przyszłości pracować. Dla osoby wkraczającej na rynek pracy jest to cenne doświadczenie, dla pracodawcy stabilizacja działania firmy podczas nieobecności pracownika, czyli transakcja wiązana.
Autor: Katarzyna Kapłan, Starszy konsultant Randstad
