W ostatnich miesiącach wielu pracodawców stanęło wobec konieczności przeprowadzenia radykalnych zmian w swoich firmach. Od czego zacząć, jeśli widzimy, że zmiany w organizacji są konieczne? Podstawa to analiza i diagnoza – należy zacząć od uświadomienia sobie, że zmiany to jedyna stała rzecz na świecie a potem zdiagnozować, co zmieniamy. A poważniej – należy zacząć od analizy najważniejszych parametrów firmy. To one wskażą kierunek zmian. Po zbadaniu sytuacji, pora na zaplanowanie samego procesu.
Trudno jest odpowiedzieć na pytanie kiedy jest dobry czas na zmianę i jak go zidentyfikować. Wielu osobom wydaje się, że stan obecny, jest stanem optymalnym dlatego trudno im wytłumaczyć, że warto jest go porzucić dla zmiany, która kojarzy się z niepewnością. Takie myślenie powstrzymuje wiele organizacji przed podjęciem we właściwym momencie decyzji zmianie i doprowadza je do nieuchronnego upadku. Co zrobić aby nie popełnić takiego błędu i nie przespać naszej szansy? Nie ma jednej dobrej odpowiedzi – na pewno trzeba słuchać klientów, pracowników niższego szczebla, obserwować zmiany zachodzących wokół nas i przewidywać konsekwencje zmian dla naszej organizacji. Czasem jednak trudno samemu dostrzec konieczność zmian i wtedy warto zatrudnić doświadczoną firmę consultingową, która z zewnątrz, obiektywnie spojrzy na nasza organizację i wskaże nam obszary do poprawy, procesy, które nie funkcjonują prawidłowo itp. Jednak to od naszej otwartości będzie zależeć, czy dostrzeżemy konieczność tych zmian i czy będziemy chcieli się rozwijać.
Reklamacje sygnalizują, że czas na zmiany
Warto uwrażliwić pracowników na reklamacje płynące od klientów. Można na ich podstawie dowiedzieć się nie tylko w jakich obszarach nie spełniamy ich oczekiwań i co powinniśmy zrobić, aby to poprawić, ale również, co może jest najważniejsze, możemy zaobserwować jak ewoluują oczekiwania naszych klientów. Tu, nie do przecenienia jest współdziałanie działu marketingu, który powinien być blisko rynku, klientów i konkurencji oraz działu personalnego, który jest blisko pracowników i zna ich problemy. Regularnie przeprowadzane badania satysfakcji pracowników i klientów na pewno pomogą nam monitorować poziom satysfakcji i szybko zidentyfikować pojawiające się problemy. Warto też zaplanować spotkanie przedstawiciela zarządu z szeregowymi pracownikami po to, aby osobiście miał szansę na otrzymanie informacji z „pierwszej linii”. W tym celu w naszej agencji wdrożyliśmy w tym celu projekt ‘Create WE’ – Ty tworzysz Work Express.
Jak zaplanować zmiany, by nie przeszkadzały w codziennej pracy firmy?
Zmiana to proces. Aby zmiana była skuteczna musi być dobrze zaplanowana. Musi mieć jasno określony początek i koniec. Im krócej trwa proces przeprowadzania zmiany tym większa szansa na sukces. Zmiana to proces skomplikowany i czasochłonny dlatego warto go podzielić na mniejsze etapy i monitorować wprowadzenie każdego z nich. Ludzie nie boją się samych zmian ale niepewności jakie one niosą. Dlatego informuj pracowników o zmianie oraz jej konsekwencjach z maksymalnym wyprzedzeniem. Plotka to największy wróg zmiany – trudno się do niej odnieść ponieważ często nie trafia do osób odpowiedzialnych za zmiany ale krąży wśród pracowników.
Etapy wprowadzania zmian:
1. Informuj z maksymalnym wyprzedzeniem.
2. Nie zgaduj potrzeb pracowników – pytaj.
3. Zaangażuj maksymalną liczbę osób.
4. Podziel zmiany na łatwe w zarządzaniu kroki.
5. Sprawdzaj efekty – jeżeli nie są satysfakcjonujące, wróć do punktu pierwszego.
To oczywiste, że nawet najlepsze przygotowanie zmian nie zapobiegnie oporowi. Z całą pewnością można go jednak ograniczyć do minimum już na początku procesu.
Autor: Marta Wachowska – Work Express Sp. z o.o.
kosztypracy.pl
