W czasach silnej konkurencyjności, dla organizacji ważna jest efektywność. Zależy ona od wielu czynników. Jednym z nich jest jakość współpracy i tempo realizacji prac zespołowych. Dlatego w wielu przypadkach cennym narzędziem jest workflow. Pentacomp Systemy Informatyczne opracował listę pięciu powodów, dla których wdrożenie workflow poprawia efektywność i redukuje koszty.
Workflow pozwala redukować koszty operacyjne. Jak? Dzięki automatyzacji procesów biznesowych, informatyzacji obiegu dokumentów i przypisaniu pracownikom odpowiednich ról w pracy nad zadaniami. Samemu wdrożeniu workflow towarzyszy optymalizacja procesów – tworzone są m.in. ścieżki obiegu dokumentów, mapy procesów oraz role i uprawnienia użytkowników w ramach realizacji poszczególnych działań. W szczególności system przydaje się w pracy grupowej nad dokumentami, których powstawanie składa się z kolejnych etapów (np. wnioskami, ofertami czy folderami) oraz różnego rodzaju pracach projektowych. Wspiera również pracę w środowiskach rozproszonych, w których zachodzi wiele równoległych procesów lub pracownicy pracują zdalnie.
Dlaczego warto wdrożyć workflow? Oto 5 powodów:
1.Standaryzacja procesów
Wdrożenie workflow pozwala ustalić reguły i standardy pracy w ramach określonych procesów. Przejrzyste zasady pracy pozwalają kierownictwu precyzyjniej komunikować pracownikom rolę, jaką odgrywają w firmie i w poszczególnych zadaniach. W firmie wykorzystującej workflow łatwiej wdrożyć kulturę zarządzania pracą przez cele. Poza tym udaje się redukować sytuacje, w których pracownicy mają zbyt wiele lub zbyt mało pracy, zostaje zoptymalizowana płynności pracy przy zachowaniu przejrzystego przepływu informacji. W takim środowisku znacznie łatwiej wdrożyć nowego pracownika.
2.Efektywność
Ustalenie ról pracowników w procesach pozwala lepiej harmonogramować zadania. System porządkuje pracę, np. przydzielając na każdy dzień zadania do wykonania, co w praktyce daje bardzo pozytywny efekt indywidualnego dyscyplinowania. Co więcej, kontrola przepływu pracy pozwala kolejkować i alokować zadania w zależności od stopnia obłożenia pracą. Ma to szczególnie znaczenie w rozproszonych środowiskach pracy – ponieważ usprawnione jest zdalne zarządzanie pracą jednostek, jak również w organizacjach, w których zespół ma do wykonania wiele powtarzalnych, podobnych lub identycznych zadań – ponieważ praca jest efektywniej alokowana. Określenie czasu realizacji zadań pozwala ustalać harmonogramy, dzięki czemu pracownicy mogą lepiej planować dzienny czas pracy. Pracowników dodatkowo wspiera system powiadomień np. o pojawieniu się nowych zadań lub zbliżającym się terminie oddania pracy. Elektroniczny obieg informacji i dokumentów skraca ich przepływ do minimum, co również ma wpływ na poprawę efektywności.
3.Bezpieczeństwo
Wykorzystanie narzędzi workflow zwiększa bezpieczeństwo organizacji wynikające z lepszej kontroli pracy oraz ochrony dokumentów. W pracy zespołowej nad jednym dokumentem kluczowe jest jego wersjonowanie. Dzięki workflow nie mnożą się kolejne wersje, nie ma też możliwości, by czyjś udział w powstawaniu dokumentu został bezpowrotnie utracony. To samo dotyczy udziału w procesach – system rejestruje każdą aktywność użytkownika, pracodawca zatem może w łatwy sposób zweryfikować i ocenić działania każdej z osób pracujących w workflow. Niewątpliwie jest to wydajne narzędzie do mobilizowania pracowników do rzetelnego wykonywania zadań. Workflow uwidacznia odpowiedzialność, rezultat i, w niektórych przypadkach, konsekwencje działań. Także w przypadku popełnienia błędu lub naruszenia danych, łatwo ustalić osobę, która za to odpowiada.
4.Lepsze zarządzanie wiedzą
Workflow może służyć jako baza wiedzy, która nie ginie z organizacji wraz z odejściem pracownika. Dostęp do wiedzy wspomaga przysposabianie do pracy nowych pracowników. Workflow pracuje na bazie danych, którą stanowi repozytorium dokumentów, plików, danych, użytkowników i wykonanych przez nich operacji. System nie tylko archiwizuje dane, ale także w zależności od potrzeb organizacji może wspiera zarządzanie nimi. Mechanizmy filtrowania i wyszukiwania plików, danych czy dokumentów pozwalają szybko wyszukać potrzebne informacje. Możliwość powiązania plików, danych i dokumentów z użytkownikami, sprawami, procesami, zdarzeniami czy kontrahentami, pozwala łatwo uzyskać dostęp do danych związanych np. z konkretnym kontrahentem czy produktem.
5.Elastyczna współpraca
Narzędzia workflow charakteryzuje duża elastyczność w zakresie możliwości dostosowania do specyfiki pracy – sposobu, w jaki firma zorganizowała procesy biznesowe oraz obieg dokumentów. Na etapie wdrożenia w systemie poza logiką procesów ustalane są algorytmy wykorzystania powiadomień, alertów, automatycznego kolejkowania zadań czy raportowania. Siła workflow tkwi w tym, iż jest to rozwiązanie dedykowane. Choć często systemy bazują na platformie oferowanej przez dostawcę, ostatecznie wdrożony system jest z reguły niepowtarzalny – dopasowany wyłącznie do specyfiki konkretnej organizacji.
Według badań Konica Minolta, w średnich firmach dwie na trzy firmy korzystają z systemu obiegu dokumentów, ale mniej niż 10% w pełni wykorzystuje ich funkcjonalność. U ponad 60% średnich firm wciąż dominującą formą dokumentu jest forma papierowa. Inne badania wskazują, że pracownik biurowy poświęca blisko 20% swojego czasu na poszukiwanie dokumentów. Liczby te pokazują potencjał i możliwości redukcji kosztów operacyjnych.
Autor: Jolantę Popowicz-Kwiatkowską, Menedżer ds. Kluczowych Klientów w Pentacomp Systemy Informatyczne SA
