Jak wybrać oprogramowanie wspomagające proces rekrutacji?

Era skrzynek e-mailowych oraz arkuszy kalkulacyjnych powszechnie wspierających proces rekrutacji jeszcze kilka lat wstecz, dobiega końca. Specjalizowane programy przejmują najbardziej żmudne zadania pozwalając pracownikom działów HR lepiej i szybciej dostarczać lepszych kandydatów. Przyjrzyjmy się na co zwrócić uwagę przy wyborze programu dla naszej firmy.


Większość dostępnego obecnie oprogramowania działa na zasadzie “chmury”. Oznacza to, że program jest oferowany w postaci strony internetowej. Ta tendencja nie jest przypadkowa. Obecnie większość producentów usług biznesowych idzie w ślady gigantów takich jak Google czy Facebook. „Chmura” pozwala na wydajne zarządzanie aktualizacjami oprogramowania i utrzymaniem najwyższej jakości usług. Dodatkowo wdrożenie takiego oprogramowania w naszej firmie nie będzie angażować lokalnej komórki IT, obciążonej bieżącymi zadaniami.


Ustawa o ochronie danych osobowych precyzuje jakie zabezpieczenia musi spełniać system informatyczny, aby można w nim było bezpiecznie przetwarzać dane osobowe. Powinniśmy upewnić się, że poziom zabezpieczeń użyty w oprogramowaniu jest zgodny z wymaganiami nałożonymi przez Ustawę oraz, że producent zapewnia wsparcie w zakresie rejestracji zbioru danych u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO).


Zanim wybierzemy rozwiązanie porównajmy programy różnych producentów. Raz wdrożone oprogramowanie będzie nam służyć dłuższy czas. Należy wziąć pod uwagę ilość rekrutacji, które będziemy prowadzić miesięcznie, liczbę osób rekrutujących w naszej firmie, sposób komunikacji z klientami wewnętrznymi (managerami działów, dla których prowadzone będą rekrutacje). Jednym słowem dobrym pomysłem będzie przeprowadzenie wizualizacji sposobu pracy, oraz rozmiaru danych, z którym będziemy mieli do czynienia w prawdziwym “roboczym” trybie aplikacji. Ważne będzie również to jak nowe oprogramowanie będzie nas wspomagać w dostępie do informacji, których potrzebujemy.


Co na pokładzie, czyli funkcje standardowe [s] i klasa premium [s+]:


Przy dużej liczbie projektów i dużej liczbie osób jednocześnie pracujących z programem, wagi nabiera sposób organizacji prowadzonych projektów. Najprostsze rozwiązania oferują możliwość przeglądania projektów rekrutacyjnych w postaci listy [s]. Przy większej ich liczbie to jednak zbyt mało.



Z pomocą przyjdzie nam możliwość grupowania ich w katalogi tak jak pliki w komputerze [s+]. Czasem będziemy chcieli  ograniczyć dostęp do niektórych projektów rekrutacyjnych osobom pracującym z naszym systemem. Należy zwrócić uwagę czy program oferuje jakiś sposób kontroli i ograniczania dostępu dla wybranej grupy rekruterów [s+].





Kolejnym aspektem będzie sposób, w jaki aplikacja umożliwia przeszukiwanie bazy danych zawierającej zebrane dokumenty aplikacyjne. Obowiązkową funkcją oferowaną w programie powinno być wyszukiwanie pełno tekstowe [s]. Chodzi o to, aby można było wyszukiwać nie tylko tekst wpisany przez aplikanta w polach formularza aplikacyjnego. Potrzebujemy również wyszukiwania w załącznikach (im więcej formatów oprogramowanie obsłuży tym lepiej – *.pdf, *.doc, *.docx, *.odf) [s+]. To umożliwi lepsze wykorzystanie zebranych CV np., jeśli szukamy osób, które ukończyły konkretną szkołę lub unikatowe szkolenia. Takie informacje najczęściej można znaleźć tylko w tekstowym CV załączonym podczas aplikacji.



Zwróćmy uwagę na takie niuanse jak wygoda późniejszego użytkowania. Ważne jest jak zbudowany jest ekran roboczy aplikacji, czy interfejs aplikacji jest przyjazny i intuicyjny w obsłudze. Przykładem niech będzie choćby taki szczegół jak przewijanie listy zgłoszonych CV.

Wyobraźmy sobie, że mamy 1000 aplikacji w jednym folderze rekrutacyjnym. W jaki sposób będziemy “przewijać” tą listę? Być może będziemy chcieli dodatkowo sortować po dacie lub rankingu? Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest stronicowanie np. 20 CV na jednym ekranie [s], co jest mało efektywnym rozwiązaniem. Nowocześniejsze rozwiązania zbliżają się do osiągnięć interfejsów okienkowych – w tym przypadku suwak do przewijania [s+]. Pomyślmy o wygodzie użytkowania – to będzie miało wpływ na skuteczność naszej pracy.


Nasz system powinien być elastyczny. Powinien umożliwiać wprowadzenie treści ogłoszenia w wybranym szablonie graficznym, umożliwić skategoryzowanie ogłoszenia i podłączenie formularzy aplikacyjnych składających się z dowolnie dobranych pytań, ustawienia maili z podziękowaniem za aplikację [s].

Te funkcje są już standardem w rozwiązaniach dostępnych na rynku. To, na co powinniśmy zwrócić uwagę to łatwość i intuicyjność wykonania wszystkich operacji poprzedzających publikację ogłoszenia. Dobrym miernikiem będzie tu ilość czasu, którą musimy na to przeznaczyć.








Po utworzeniu ogłoszenia przychodzi czas na jego publikację. Można do tego użyć własnej firmowej strony WWW o ile jest ona dobrze „wypozycjonowana” (nasza marka jest dobrze rozpoznawalna lub np. niedawno reklamowaliśmy się na targach) i kandydaci często odwiedzają ją w poszukiwaniu pracy. Inną możliwością jest publikacja na serwisach pracy. Każdy duży serwis pracy ma w ofercie narzędzie dedykowane dla HR. Najczęściej oferują jednak możliwość publikacji ogłoszeń tylko w ramach swojego serwisu. To jest zrozumiałe z punktu widzenia biznesowego, ale czy będzie to korzystne dla naszej firmy? Serwisy pracy są profilowane na różne grupy zawodowe. Dodatkowo ważny jest typ stanowiska. W czasie użytkowania programu zajdzie zapewne potrzeba zrekrutowania specjalisty i praktykanta. Z pewnością będziemy w stanie zapłacić więcej za ogłoszenie w dużym serwisie  na stanowisko specjalisty, ale praktykantów z powodzeniem znajdziemy nawet na bezpłatnych serwisach pracy. Nasz nowy system powinien umieć “podłączyć się” pod istniejące serwisy pracy i publikować ogłoszenia w ramach pakietów ogłoszeń, które wcześniej tam wykupiliśmy.


Poza wyżej opisanym “zestawem obowiązkowym” mile widziane będą dodatkowe funkcjonalności np. raportowanie, obsługa kalendarza, umawianie spotkań z kandydatami czy moduł komunikacji rekruter – manager a także otwartość programu na rozszerzenia. Potrzeby będą się pojawiać w miarę upływu czasu – otwartość producenta oprogramowania na tworzenie indywidualnie dopasowanych rozszerzeń aplikacji może okazać się dla nas bardzo cenna.


Faktem jest, że konkurencja na rynku oprogramowania dla HR jest dla nas zjawiskiem korzystnym. Podnosi się jakość oprogramowania a ceny szybują w dół. Warto od czasu do czasu zapoznać się z nowościami w tym segmencie. Zmiana oprogramowania na wydajniejsze i nowocześniejsze nie musi być wcale kłopotliwa.


Dziś chcielibyśmy zainteresować Państwa oprogramowaniem OfficeHR firmy HRAPPS będącego wciąż nowością na rynku. Warto wypróbować oprogramowanie podczas 1 miesięcznego bezpłatnego okresu testowego. Oprócz standardowych funkcjonalności opakowanych w intuicyjny interfejs zapowiadający wygodną pracę z aplikacją, znajdziemy tu ciekawy moduł umawiania spotkań z kandydatami zintegrowany z wewnętrznym kalendarzem. Wizualizacja zajętości terminów – spotkania potwierdzone/ odrzucone przez kandydatów skutecznie pomogą nam zaplanować dzień przeznaczony na rozmowy kwalifikacyjne. Wyszukiwarka posłusznie wykona zapytanie zawierające spójniki logiczne (i/lub) oraz nawiasy. Możliwość organizacji projektów w postaci drzewa folderów pozwoli uporządkować projekty rekrutacyjne wg miasta lub oddziału firmy.



Producent deklaruje użyteczność, wydajność i dostępność oraz bezpieczeństwo naszych danych. Czy obecni od lat na rynku gracze mają się czego obawiać? Więcej informacji na www.officehr.pl.





1 komentarz
  1. Reply
    Justyna 23 sierpnia 2018 at 12:41

    W firmie, w której pracuję zajmujemy się rekrutacją pracowników. Nieocenionym pomocnikiem jest dla nas system CRM Kamflex. To innowacyjne narzędzie sprawdza się idealnie oraz zawiera wszystkie funkcje jakie są potrzebne do takich usług. Ta intuicyjna aplikacja webowa pomaga usprawnić działanie, a także pozwala na tworzenie przyszłościowej strategii marketingowej. Daje nam możliwość filtrowania danych oraz dodawania parametrów w profilach klientów, a także umożliwia skuteczna segmentacje bazy klientów.

Skomentuj

Wystarczy 5 sekund aby być zawsze na bieżąco.

Zapisz się do naszego newslettera tutaj:

Informacje o najciekawszych artykułach i nowościach w świecie HR.





Dziękujemy za zapisanie do naszego newslettera. Od teraz będziesz na bieżąco ze światem HR.

Share This
HRstandard.pl
Login/Register access is temporary disabled