Optymalizacja procesów zatrudniania (relacja ze spotkania Manpower)
We wtorek, 28 września w Warszawie odbyła się konferencja na temat „Zastosowania nowoczesnych technologii i rozwiązań w optymalizacji procesów zatrudniania”, zorganizowana przez Manpower Polska oraz IMPAQ. Celem spotkania było zaprezentowanie nowych możliwości zwiększenia efektywności obsługi pracownika, przy jednoczesnej minimalizacji kosztów i ryzyka związanego z zatrudnieniem. Podczas konferencji głos zabrali specjaliści z dziedzin technologii informacyjnych oraz procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
Jednym z najważniejszych celów nowoczesnej firmy jest podnoszenie efektywności zarządzania procesami biznesowymi przy jednoczesnej minimalizacji kosztów. Wykorzystując najnowocześniejsze technologie firmy budują przewagę konkurencyjną na coraz bardziej wymagającym rynku. Uwolnienie zasobów daje im niezaprzeczalną korzyść jaką jest możliwość koncentracji na podstawowej działalności gospodarczej. „Dzięki optymalizacji procesów biznesowych, szczególnie w czasach spowolnienia gospodarczego, firmy w pełni wykorzystują dostępne zasoby oraz spłaszczają strukturę kosztów zachowując dynamikę przedsiębiorstwa” mówi współorganizator konferencji Rafał Kijonka, Dyrektor Key Account Business Development w Manpower Polska. „Obniżenie kosztów obsługi, dostęp do najbardziej aktualnych rozwiązań i regulacji prawnych, a także gwarancja poziomu obsługi procesów – niezależnie od rotacji pracownikowi – to wartość jaką niesie ze sobą wdrożenie nowoczesnych rozwiązań” – dodaje Rafał Kijonka.
Eksperci Manpower Polska przedstawiając aktualne trendy na rynku pracy zwrócili uwagę na konieczność optymalizacji polityki personalnej w firmach. Wyzwania takie jak pozyskanie specjalistów z odpowiednimi kwalifikacjami, starzenie się społeczeństwa, czy fenomen migracji zawodowej i zjawisko globalnej konkurencji o najlepszych pracowników zmuszają do poszukiwania nowych rozwiązań. Według Manpower odpowiedzią są alternatywne formy zatrudnienia, szczególnie praca tymczasowa, interim, oraz outsourcing procesów. Badania pokazują, że na tle świata polscy pracodawcy nadal w małym stopniu korzystają z elastycznych form zatrudnienia. Warto więc przypomnieć główne zalety takiego rozwiązania: minimalizacja kosztów, pełniejsze wykorzystanie potencjału pracy, możliwość pozyskania najlepszych specjalistów do konkretnych projektów.
Praktyczne aspekty zastosowania nowoczesnych technologii dla uproszczenia procesów zarządzania zasobami ludzkimi pokazano na przykładzie studium przypadku. Firma Sharp Manufacturing Poland, jeden z czołowych producentów modułów LCD i TV, zatrudnia ponad 3 000 pracowników, z których połowę stanowią pracownicy zewnętrzni. O tym jak rozwiązano problem poprawności i terminowości gromadzenia danych kadrowych, szczególnie informacji o czasie pracy pracowników, mówił Marek Mikucki, Zastępca Dyrektora ds. Personalnych w Sharpie. „Celem mojej prezentacji było przedstawienie głównych założeń dotyczących projektu jak i samego procesu implementacji systemu Rejestracji Czasu Pracy (RCP) w firmie Sharp.” – podsumowuje Marek Mikucki. „Wdrożenie RCP zakończyło się dużym sukcesem i już od lutego 2010 r. jest on wyłącznym źródłem informacji. Szeroki zakres raportowania ad‑hoc pozwala na sprawną kontrolę i zarządzanie czasem pracy, co przy zatrudnieniu sięgającym kilku tysięcy pracowników jest nieocenione. Patrząc z perspektywy czasu na cały projekt, można zadać tylko jedno pytanie: dlaczego tak późno?” – komentuje przedstawiciel Sharp Manufacturing Poland.
Podczas konferencji przedstawiono wyniki analizy przeprowadzonej przez Manpower Polska w oparciu o procesy rejestracji czasu pracy u kilku partnerów biznesowych. Na podstawie obserwacji opracowany został ustandaryzowany model takiego procesu, którego etapy oraz wynikające z niego korzyści szczegółowo omówiono. Przedstawiony model sprawdza się w firmach, w których przetwarzanie danych, takich jak czas pracy stanowi wyzwanie ze względu na dużą liczbę pracowników. Skrócenie tego procesu, wyeliminowanie opóźnień oraz ułatwienie dostępu do informacji dla pracowników i ich przełożonych to podstawowe zalety optymalizacji.
Piotr Szczepanik, Dyrektor Client Services & Sales_Retail w IMPAQ w swoim wystąpieniu zwrócił uwagę na wyzwanie jakim jest dla firm podejmowanie świadomych i sprawnych decyzji przy zwiększonej ilości informacji, które należy przetworzyć. Procesy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi wymagają dużych nakładów pracy i doskonale nadają się do ich automatyzacji i optymalizacji przy wykorzystaniu nowoczesnych technologii. „Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów przygotowaliśmy rozwiązania automatyzujące procesy w obszarze HR z wykorzystaniem przepływów zadań i systemów analitycznych” – mówi Piotr Szczepanik – „Proponowane rozwiązania umożliwiają integrację z istniejącymi systemami zarządzania przedsiębiorstwem i pozwalają na wprowadzenie alternatywnych form zatrudniania oraz zarządzania zasobami i kosztami”.
Na zakończenie konferencji zaplanowano otwartą sesję „rozmów przy kawie”, które były okazją do wymiany doświadczeń i obserwacji między praktykami zarządzania zasobami ludzkimi oraz znawcami nowych technologii odnośnie pojawiających się w firmach potrzeb i możliwych rozwiązań. Niespodzianką dla uczestników była możliwość zapoznania się z rewolucyjnym komputerem dotykowym Microsoft Surface, odpowiadającym na naturalne ruchy dłoni i rzeczywistych obiektów.
