Artykuł sponsorowany · materiał partnera Worksmile
Jako HR-owiec pracowałam z bardzo wieloma systemami. Z jednego wyciągałam dane o nieobecnościach, z drugiego informacje o benefitach, z trzeciego wyniki ankiet, a jeszcze gdzieś indziej były dokumenty, oceny pracownicze czy komunikacja. Do tego oczywiście Excel. Jeden, drugi, potem kolejny, który ktoś kiedyś przygotował, ale już nie do końca wiadomo, kto go aktualizuje i która wersja jest tą właściwą.
Źródło: materiały Worksmile
Mam osobiste poczucie, że to jest doświadczenie bardzo wielu osób pracujących w HR. Mamy ogromny zakres odpowiedzialności. Zajmujemy się ludźmi, procesami, komunikacją, rozwojem, benefitami, dokumentami, nieobecnościami, danymi, raportami. A jeśli w organizacji pojawia się temat, którym właściwie nie wiadomo, kto powinien się zająć, to bardzo często ostatecznie zajmuje się nim HR.
Problem polega na tym, że każda z tych rzeczy osobno może wyglądać na małe zadanie. Tylko że tych małych zadań jest bardzo dużo. Każde wymaga wejścia do innego systemu, przypomnienia sobie, jak on działa, znalezienia właściwego raportu, wyeksportowania danych, poprawienia ich w Excelu, połączenia z innym plikiem i jeszcze sprawdzenia, czy na pewno wszystko się zgadza. Samo przełączanie się pomiędzy tymi zadaniami zabiera czas i uwagę. Zaczynamy analizować absencję, ktoś prosi o dokument, za chwilę trzeba poprawić komunikat, a po powrocie do raportu musimy sobie przypomnieć, na czym skończyliśmy. Nie chodzi tylko o kliknięcie „eksportuj”, ale również o ponowne wejście w temat i sprawdzenie, czy korzystamy z właściwych danych.
A przecież nie przyszliśmy do HR po to, żeby przez pół dnia łączyć tabelki. Chcemy być blisko biznesu, mieć czas dla ludzi, wspierać menedżerów i tworzyć procesy rozwojowe, które dają rzeczywistą wartość. Trudno to robić, kiedy uwagę cały czas zabierają zadania operacyjne i szukanie danych.
Dlatego, kiedy patrzę na systemy HR, nie pytam już tylko o to, ile mają funkcji. Pytam przede wszystkim: ile pracy zdejmą z HR? Czy pozwolą nam szybciej znaleźć odpowiedź, zamiast tworzyć kolejne zestawienie? I czy rzeczywiście uporządkują pracę, czy po prostu dołożą jeszcze jeden system do tych, które już mamy?
Z ilu miejsc HR musi dziś zbierać informacje?
W jednej organizacji benefity mogą działać w osobnej platformie, komunikacja w intranecie albo na Teamsie, urlopy w systemie kadrowym, a oceny pracownicze w kolejnym narzędziu. Dokumenty są częściowo w systemie, częściowo na dysku, a częściowo w folderach tworzonych przez poszczególne osoby. Do tego dochodzą Excele, których często nie da się po prostu wyłączyć, bo przez lata stały się częścią procesu.
To nie oznacza od razu, że firma źle wybrała narzędzia. Bardzo często każde z nich pojawiało się w odpowiedzi na konkretną potrzebę. Kiedy trzeba było uporządkować benefity, kupowaliśmy kafeterię. Kiedy komunikacja przestała docierać, powstawał intranet. Kiedy Excel z urlopami przestał wystarczać, wdrażaliśmy system do nieobecności. Każda decyzja miała sens w momencie, w którym była podejmowana.
Tyle że z czasem te rozwiązania zaczynają żyć osobno. Każde ma własną bazę pracowników, własne konta, własne raporty i trochę inny sposób działania. HR staje się osobą, która musi wiedzieć, co znajduje się gdzie, jak połączyć dane i dlaczego liczba pracowników w jednym systemie nie zgadza się z liczbą w drugim.
Najbardziej widać to przy pytaniach przekrojowych. Zarząd chce wiedzieć, czy pracownicy korzystają z oferty, czy komunikacja do nich dociera, jakie są koszty i czy działania mają sens. A HR, żeby odpowiedzieć, musi zebrać informacje z kilku miejsc. Możemy mieć świetne dane, ale jeśli są rozproszone, to nadal trudno z nich korzystać. I właśnie to jest dla mnie jedno z największych wyzwań analityki HR. Nie zawsze brakuje nam informacji, czasem mamy ich bardzo dużo. Tylko że znajdują się w różnych systemach, plikach i dokumentach, więc zanim przejdziemy do analizy, musimy najpierw wykonać całą pracę związaną z ich znalezieniem i uporządkowaniem.
Trzy obszary, które najczęściej funkcjonują osobno
Przyjrzyjmy się 3 obszarom, gdzie faktycznie mamy rozproszone informacje a jednocześnie obszary te niemal zawsze znajdują się na barkach HR. Pierwsza to platformy benefitowe i kafeteryjne. Druga to platformy komunikacji wewnętrznej. Trzecia to systemy procesowe HR. Każda z tych kategorii powstała po to, żeby rozwiązać inny problem i każda może być bardzo dobra w swoim podstawowym obszarze.
Benefity i kafeteria
Platformy benefitowe pomagają zarządzać świadczeniami, budżetami, punktami, ZFŚS i rozliczeniami z dostawcami. Dają pracownikom wybór, a HR-owi pozwalają odejść od ręcznego zbierania deklaracji i pilnowania, komu przysługuje jakie świadczenie. W tej kategorii znajdują się między innymi MyBenefit, Motivizer i Nais, chociaż Nais rozwija także inne procesy HR.
Jeśli głównym problemem jest obsługa benefitów, takie wyspecjalizowane narzędzie może być najlepszym rozwiązaniem. Tylko że dla HR benefity są jednym z wielu zadań. Pracownik, który wchodzi do kafeterii, za chwilę może chcieć złożyć wniosek, sprawdzić dokument albo przeczytać komunikat w zupełnie innym miejscu.
W Worksmile organizacja może wybrać obszar benefitowy, bez konieczności wdrażania pozostałych części platformy. Moduł obejmuje kafeterię z ofertą ponad 400 partnerów, zarządzanie budżetami i środkami z ZFŚS, przyznawanie bonusów oraz analizę wykorzystania świadczeń. HR może więc ustalać zasady finansowania, kontrolować dostępne środki i sprawdzać, z których benefitów pracownicy rzeczywiście korzystają.
Komunikacja wewnętrzna
Platformy komunikacyjne powstały po to, żeby ważne informacje rzeczywiście docierały do pracowników. Ich podstawą są aktualności, grupy, wydarzenia, newslettery, baza wiedzy, wyszukiwarka i analityka odczytów. Przykładem jest WORKAI, czyli rozwiązanie zbudowane wokół intranetu i spersonalizowanej komunikacji.
Taki system ma szczególne znaczenie w organizacjach, w których część pracowników nie ma służbowego maila albo na co dzień nie pracuje przy komputerze. Dotyczy to produkcji, logistyki, handlu, wielu oddziałów czy zespołów terenowych. Samo opublikowanie komunikatu nie oznacza przecież, że ktokolwiek go przeczytał. HR i komunikacja potrzebują wiedzieć, do kogo informacja dotarła, a do kogo trzeba wrócić innym kanałem.
Jednocześnie nawet najlepszy intranet nie rozwiąże automatycznie obsługi benefitów, urlopów, dokumentów czy ocen. Można go zintegrować z innymi rozwiązaniami, ale nadal trzeba utrzymywać kilka systemów i pilnować przepływu danych.
Źródło: materiały Worksmile
Obszar komunikacji może pełnić w Worksmile funkcję firmowego intranetu. Umożliwia publikowanie aktualności, tworzenie grup i wydarzeń, planowanie komunikacji oraz kierowanie treści według działu, lokalizacji czy roli. Ważne informacje można wzmacniać powiadomieniami push, a następnie sprawdzać ich zasięg, odczyty i reakcje. Jeżeli organizacja korzysta również z innych modułów, komunikat może od razu prowadzić pracownika do konkretnego benefitu, dokumentu albo wniosku.
Procesy HR
Systemy procesowe porządkują bazę pracowników i codzienną pracę HR. Mogą obsługiwać nieobecności, dokumenty, wnioski, rekrutację, onboarding, oceny, cele, ankiety, kompetencje czy analitykę. PeopleForce rozwija się wokół Core HR, rekrutacji, czasu, efektywności i obsługi spraw pracowniczych. Emplo łączy procesy HR z komunikacją i zarządzaniem efektywnością.
Źródło: materiały Worksmile
Ale znowu: jeśli osobno mamy benefity, osobno komunikację, a osobno procesy, HR pozostaje osobą, która spina te trzy światy. I kiedy ktoś pyta o całościowe doświadczenie pracownika, nie mamy jednej odpowiedzi. Mamy kilka raportów, które trzeba dopiero połączyć.
Worksmile pozwala rozpocząć wdrożenie od konkretnego procesu, który w danym momencie najbardziej obciąża HR, a później rozszerzać zakres wraz z potrzebami organizacji. Platforma obsługuje między innymi wnioski, urlopy i inne nieobecności, dokumenty z podpisem elektronicznym, dane pracownicze, oceny okresowe, kompetencje oraz analitykę HR. Obejmuje także wartościowanie stanowisk, kategorie zaszeregowania, analizę luki płacowej i Total Rewards Statement.
Źródło: materiały Worksmile
Największym kosztem nie zawsze jest licencja
Kiedy porównujemy systemy, łatwo skupić się na cenie abonamentu. Tylko że z perspektywy HR koszt rozproszenia jest znacznie większy. To czas ludzi, utrzymanie integracji, poprawianie danych, odpowiadanie na pytania pracowników i przygotowywanie raportów.
Pierwszy problem to różne wersje tych samych danych. Pracownik zmienia stanowisko, informacja trafia do systemu kadrowego, ale w innych narzędziach nadal widnieją stare dane. Potem próbujemy zrozumieć, dlaczego raport nie zgadza się z rzeczywistością.
Źródło: materiały Worksmile
Drugi problem to logowanie. Pracownik wchodzi do danego systemu raz na miesiąc albo kwartał. Nie pamięta hasła, nie wie, gdzie złożyć wniosek ani gdzie znajduje się dokument. Zamiast samoobsługi pojawiają się kolejne pytania do HR.
Trzeci problem to raportowanie. Po eksporcie dane trzeba oczyścić, sprawdzić, połączyć i wyjaśnić różnice. Zanim odpowiemy na pytanie biznesowe, wykonujemy pracę techniczną, której w ogóle nie widać w gotowym raporcie. Właśnie tutaj tracimy możliwość zajmowania się tym, co powinno być najważniejsze. Zamiast rozmawiać z biznesem o tym, co wynika z danych, zajmujemy się ich szukaniem, zamiast projektować rozwiązanie, sprawdzamy tabelkę. Nie wspieramy menedżera tylko tłumaczymy kolejnej osobie, gdzie ma znaleźć formularz.
Nie chodzi więc o to, żeby automatyzować wszystko tylko dlatego, że możemy. Chodzi o odzyskanie czasu i uwagi HR. O to, żeby system wykonywał pracę operacyjną tam, gdzie naprawdę nie jest potrzebna wiedza ekspercka, relacja ani decyzja człowieka.
Co warto sprawdzić, zanim kupimy kolejny system
Zanim zaczniemy porównywać funkcje i umawiać prezentacje z dostawcami, warto wspólnie odpowiedzieć na siedem pytań. Nie na podstawie tego, co chcielibyśmy kiedyś mieć, tylko na podstawie codziennej pracy HR i pracowników.
- Które zadania zabierają nam dziś najwięcej czasu? Nie ogólnie, tylko konkretnie. Czy są to wnioski, raporty, aktualizacja danych, komunikacja, pytania pracowników, obsługa benefitów, a może szukanie dokumentów?
- W ilu miejscach przechowujemy dane o tym samym pracowniku? Warto sprawdzić systemy, pliki Excel, foldery, formularze i listy prowadzone przez różne osoby. Dopiero wtedy widzimy prawdziwą skalę rozproszenia.
- Które narzędzie jest naszym głównym źródłem danych? Jeśli zmienia się stanowisko, przełożony, lokalizacja albo forma zatrudnienia, gdzie aktualizujemy tę informację jako pierwszą i jak trafia ona do pozostałych systemów?
- Co po wdrożeniu naprawdę wyłączymy? Nowy system ma uprościć pracę, a nie tylko stanąć obok obecnych rozwiązań. Jeśli żadnego narzędzia, Excela ani ręcznego procesu nie możemy usunąć, warto sprawdzić, czy rzeczywiście rozwiązujemy problem.
- Jak z systemu skorzystają pracownicy bez służbowego maila? Trzeba zobaczyć całą ścieżkę: aktywację konta, logowanie, aplikację mobilną, powiadomienia i reset hasła. Nie tylko panel administratora podczas prezentacji.
- Które funkcje są częścią systemu, a które działają przez integrację? Z perspektywy użytkownika mogą wyglądać podobnie, ale dla HR i IT oznaczają inną odpowiedzialność, koszt i sposób utrzymania.
- Czy będziemy mogli szybko odpowiedzieć na pytania biznesu? Nie tylko wygenerować osobne raporty, ale zobaczyć w jednym miejscu dane, które pozwolą nam podjąć decyzję i pokazać, co dzieje się w organizacji.
Źródło: materiały Worksmile
Jak wyglądają różne kategorie rozwiązań
Poniższa tabela nie ocenia pojedynczych dostawców. Pokazuje, wokół czego zbudowane są poszczególne kategorie i jakie ma to znaczenie w codziennej pracy HR. Konkretne funkcje trzeba zawsze potwierdzić w aktualnej ofercie producenta.
| Kryterium | Platformy benefitowe i kafeteryjne | Platformy komunikacji wewnętrznej | Systemy procesowe HR | Worksmile |
| Rdzeń i właściciel wdrożenia | Katalog świadczeń, budżety i rozliczenia. Zwykle właścicielem jest C&B, benefity lub HR Operations. | Aktualności, intranet, treści i zasięg komunikacji. Zwykle komunikacja wewnętrzna, HR lub IT. | Dane pracownicze i automatyzacja procesów. Zwykle HR Operations, kadry lub HRIS. | Wspólny rdzeń dla benefitów, komunikacji i procesów HR. Wdrożenie zwykle wymaga współpracy HR, komunikacji i IT (w przypadku SSO lub integracji z ERP) |
| Komunikacja i intranet | Najczęściej komunikaty związane z benefitami; pełny intranet zależy od dostawcy. | Obszar podstawowy: aktualności, grupy, targetowanie, wyszukiwarka i analityka. | Zwykle komunikaty operacyjne; zakres społecznościowy zależy od systemu. | Tablica aktualności, grupy, wydarzenia, komunikaty ważne, targetowanie i analityka zasięgu. |
| Benefity i kafeteria | Obszar podstawowy: katalog, budżety, ZFŚS, punkty, dostawcy i rozliczenia. | Zwykle poza zakresem albo przez integrację. | Zwykle poza rdzeniem; czasem dostępne dodatki lub integracje. | Kafeteria, oferta partnerów, budżety, ZFŚS i analityka wykorzystania. |
| Procesy HR | Wnioski socjalne i procesy związane ze świadczeniami; pozostałe zależą od dostawcy. | Zwykle lekkie formularze, dokumenty lub procesy komunikacyjne. | Obszar podstawowy: baza pracowników, urlopy, dokumenty, oceny, cele i analityka. | Dane pracownicze, urlopy i nieobecności, dokumenty, podpis elektroniczny, dane płacowe, efektywność i kompetencje. jawność wynagrodzeń, narzędzia pracy |
| Pracownicy bez maila | Zwykle dostęp przez konto prywatne lub aplikację; trzeba sprawdzić sposób aktywacji. | Często ważny scenariusz wdrożenia; aplikacja mobilna jest kluczowa. | Zależy od produktu i sposobu logowania. | Konta dla wszystkich pracowników i aplikacje mobilne dostępne w Core. |
| Jedno źródło danych dla trzech obszarów | Zwykle dane służą przede wszystkim benefitom. | Zwykle dane służą targetowaniu komunikacji. | Dane są pełnym rdzeniem procesów HR, ale benefity i intranet mogą być osobno. | Jedna baza pracowników zasila benefity, komunikację i procesy HR. Dane o pracownikach i strukturze organizacji są filarem do prosperowania Benefitów, Intranetu i Procesów HR. |
| Certyfikat ISO | Zależy od dostawcy; trzeba sprawdzić numer normy, aktualność certyfikatu i zakres objęty certyfikacją. | Zależy od dostawcy; samo korzystanie z bezpiecznej chmury nie oznacza certyfikacji produktu. | Zależy od dostawcy; część systemów publikuje certyfikat lub udostępnia go na życzenie. | Certyfikat ISO/IEC 27001:2022 dotyczący systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji. |
| Aplikacja mobilna | Często dostępna, szczególnie do wyboru świadczeń. | Zwykle ważna część rozwiązania. | Dostępność i zakres zależą od dostawcy. | Aplikacja mobilne w Core. |
| Integracje | Najczęściej systemy kadrowo-płacowe i dostawcy benefitów. | Microsoft 365, Teams i źródła treści. | Systemy kadrowo-płacowe, ERP, ATS i narzędzia IT. | Otwarte API, SSO oraz wskazane integracje z systemami kadrowymi, m.in. Enova, Teta, SAP i Comarch Optima. |
| Model cenowy | Zależny od liczby osób, zakresu świadczeń i obsługi; często wycena indywidualna. | Najczęściej abonament zależny od użytkowników i modułów; często wycena indywidualna. | Zwykle opłata za użytkownika i wybrane moduły. | Core za 0 zł, moduły dobierane osobno, a finalna wycena jest indywidualna. |
| Jawność wynagrodzeń i Total Rewards Statement | Część danych benefitowych może być dostępna; pełny proces zależy od produktu. | Zwykle poza rdzeniem kategorii. | Dane płacowe mogą być dostępne, ale wartościowanie i TRS trzeba potwierdzić. | Wartościowanie stanowisk, kategorie zaszeregowania, analiza luki płacowej i Total Rewards Statement z kompletną komunikacją do pracownika. |
| Bezpieczeństwo | Trzeba potwierdzić SSO, 2FA, role, szyfrowanie, kopie zapasowe i sposób obsługi danych wrażliwych. | Trzeba sprawdzić SSO, role redakcyjne, uprawnienia do grup oraz bezpieczeństwo aplikacji mobilnej. | Szczególnie ważne są role, ślad audytowy, szyfrowanie, lokalizacja danych, SSO i 2FA. | SSO, 2FA, role i uprawnienia, szyfrowanie TLS 1.2 i AES-256, kopie zapasowe oraz deklarowana zgodność z RODO. |
| Głębokość zaawansowanego HR | Zwykle mniejsza poza obszarem świadczeń. | Zwykle mniejsza poza komunikacją i treścią. | Największa w wybranych procesach, np. ATS, performance lub ewidencja czasu. | Szeroki zakres trzech obszarów; przy bardzo zaawansowanym ATS, payrollu czy performance system wyspecjalizowany może być głębszy. |
| Jedno źródło wiedzy o organizacji (procesy i procedury), wsparcie HR w odpowiedziach dla pracowników | Wiedza o benefitach wynika z ich opisów lub załączników | Wiedza organizacji obecna w podgrupach lub w linkach do zasobów zewnętrznych | Warstwa obsługowa często nie wiąże się z pełnym zakresem informacji o procesach, wiedza pozostaje w HR | Baza wiedzy zasilona informacjami firmowymi zbiera całą wiedzę organizacji w jednym miejscu. Asystent AI odpowiada na pytania pracowników wtedy, kiedy tego potrzebują – bez angażowania HR |
Dla mnie ważna jest tutaj nie sama liczba modułów, ale to, że te obszary korzystają z jednej bazy pracowników. Nie trzeba osobno aktualizować danych po to, żeby skierować komunikat do właściwej grupy, przyznać benefit, obsłużyć wniosek i przygotować raport. I właśnie w tym miejscu pojawia się realna oszczędność czasu HR.
Kiedy wybrałabym Worksmile, a kiedy inne rozwiązanie
Na rynku mamy narzędzia skoncentrowane przede wszystkim na benefitach, komunikacji wewnętrznej albo procesach i dokumentacji HR. Część z nich obejmuje również dodatkowe funkcje, dlatego te kategorie nie zawsze są całkowicie rozłączne. Różnica polega głównie na tym, od jakiego problemu dane rozwiązanie wychodzi i jakie potrzeby obsługuje najmocniej.
Platformy benefitowe
MyBenefit, Motivizer i Nais to rozwiązania rozwijane przede wszystkim wokół benefitów. Umożliwiają obsługę kafeterii, zarządzanie budżetami pracowników, finansowanie świadczeń z ZFŚS, przyznawanie bonusów oraz rozliczanie wykorzystanych środków. Nais obejmuje dodatkowo między innymi docenianie pracowników, Total Rewards Statement i wybrane procesy HR, natomiast Motivizer rozwija także wewnętrzny e-commerce oraz raportowanie świadczeń.
Worksmile również może zostać wdrożony wyłącznie jako platforma benefitowa. Pozwala zarządzać kafeterią, różnymi rodzajami budżetów, ZFŚS, bonusami i kontami pracowników, a także kontrolować dostępne oraz wykorzystane środki. Jeżeli z czasem pojawi się taka potrzeba, ten obszar można rozszerzyć o komunikację lub procesy HR. Nie jest to jednak warunek – firma może korzystać tylko z rozwiązania benefitowego.
Platformy komunikacji wewnętrznej
WORKAI i Emplo rozwijają funkcje związane z komunikacją wewnętrzną. Umożliwiają publikowanie aktualności, kierowanie treści do określonych grup, tworzenie wydarzeń, udostępnianie wiedzy oraz analizowanie aktywności pracowników. WORKAI koncentruje się mocniej na intranecie, personalizacji treści, newsletterach i wyszukiwaniu informacji. Emplo łączy natomiast komunikację z grupami dyskusyjnymi, formularzami oraz wybranymi procesami HR.
Worksmile także może pełnić funkcję firmowego intranetu. HR może publikować aktualności, tworzyć grupy i wydarzenia, planować komunikację, kierować ją do konkretnych odbiorców, wysyłać powiadomienia i analizować zasięg treści. Ma to znaczenie zwłaszcza w organizacjach, w których część pracowników nie korzysta ze służbowej poczty ani na co dzień nie pracuje przy komputerze. Jeżeli firma będzie chciała pójść dalej, do tej samej aplikacji może dołączyć na przykład benefity albo wnioski pracownicze.
Platformy do dokumentacji i procesów HR
PeopleForce i Emplo pomagają uporządkować dokumentację oraz codzienne procesy HR. PeopleForce obejmuje między innymi bazę pracowników, rekrutację, onboarding, zarządzanie czasem, ankiety, oceny, cele i obsługę spraw pracowniczych. Emplo oferuje między innymi wnioski, formularze, oceny okresowe, kompetencje, feedback i e-learning. Oba rozwiązania wychodzą więc poza samo przechowywanie dokumentów i wspierają również zarządzanie cyklem życia oraz rozwojem pracownika.
W Worksmile można uporządkować wnioski, dokumenty, nieobecności, ankiety, oceny, kompetencje oraz dane pracowników. Organizacja może zacząć od jednego procesu, który dziś zabiera HR-owi najwięcej czasu, na przykład od obsługi urlopów albo dokumentacji. Ten zakres może pozostać osobnym rozwiązaniem lub zostać później połączony z komunikacją i benefitami. Worksmile może także współpracować z używanym już systemem kadrowym, dzięki czemu nie trzeba wymieniać narzędzia, które nadal dobrze spełnia swoją funkcję.
Źródło: materiały Worksmile
Worksmile nie musi być więc wdrażany od razu w trzech obszarach. Może odpowiadać tylko za benefity, tylko za komunikację albo za wybrane procesy HR. Jego przewagą jest to, że jeśli za jakiś czas pojawi się kolejna potrzeba, organizacja może rozszerzyć już znane pracownikom środowisko, zamiast wdrażać następną niezależną platformę.
Jedna platforma też nie musi zastąpić wszystkiego, żeby uporządkować pracę HR
Nie każda organizacja potrzebuje rozbudowanej platformy. W firmie zatrudniającej 30 czy 40 osób może się okazać, że urlopy mieszczą się w prostym narzędziu, komunikacja działa na Teamsie, a benefitem jest jedna karta sportowa. Wtedy wdrażanie wielu modułów nie musi dać wartości proporcjonalnej do kosztu i wysiłku.
Podobnie będzie wtedy, gdy potrzebujemy jednej bardzo zaawansowanej funkcji. Duża skala rekrutacji, mocno niestandardowy performance management albo pełny system kadrowo-płacowy mogą wymagać rozwiązania wyspecjalizowanego. Jedna platforma może mieć dany moduł, ale nie zawsze zapewni taką samą głębokość jak narzędzie zbudowane wyłącznie wokół tego procesu.
Uporządkowanie środowiska HR nie musi oznaczać wymiany wszystkich systemów, z których organizacja już korzysta. System kadrowy może nadal pełnić funkcję głównego źródła danych, a Worksmile stać się jedną warstwą, przez którą pracownicy i HR załatwiają codzienne sprawy. Dzięki integracji dane mogą być automatycznie aktualizowane we wszystkich potrzebnych miejscach, bez ręcznego poprawiania ich w kolejnych narzędziach. Z perspektywy pracownika najważniejsze jest więc to, że ma jedno miejsce do składania wniosków, sprawdzania dokumentów, korzystania z benefitów i odbierania komunikacji, nawet jeśli w tle nadal działają inne systemy.
Chodzi o to, żeby HR odzyskał czas na właściwą pracę
Kiedy rozmawiamy o wdrażaniu platform HR, bardzo łatwo wejść w rozmowę o modułach, integracjach i funkcjach. Dla mnie najważniejsze pytanie jest jednak prostsze: co dzięki temu przestaniemy robić ręcznie?
Czy przestaniemy łączyć kilka raportów? Czy pracownik sam znajdzie dokument, złoży wniosek i sprawdzi benefit? Czy ważny komunikat dotrze również do osoby bez służbowego maila? Czy będziemy mogli zobaczyć dane w jednym miejscu i od razu przejść do rozmowy o tym, co z nich wynika?
Worksmile jest ciekawą opcją dla organizacji zatrudniających więcej niż 100 pracowników, które dziś mają osobno benefity, komunikację i procesy HR. Nie dlatego, że jeden system zawsze będzie najlepszy w każdej możliwej funkcji. Dlatego, że może ograniczyć liczbę miejsc, które HR musi obsługiwać, i połączyć trzy obszary, które w codziennej pracy i tak cały czas się ze sobą spotykają.
I właśnie na tym zależałoby mi najbardziej. Nie na kolejnym systemie. Na tym, żeby mieć mniej rzeczy do pilnowania, szybciej odpowiadać na pytania i odzyskać czas na pracę, w której naprawdę potrzebny jest HR.
Jeśli chcesz sprawdzić, czy taki model pasuje do Twojej organizacji, pobierz checklistę oceny środowiska HR tech i policz nie tylko koszt licencji, ale też czas, który dziś tracicie na szukanie, poprawianie i łączenie danych.
Źródła i weryfikacja
Materiały producentów zweryfikowane 15 sierpnia 2026 r.: Worksmile — cennik; komunikacji; jawności wynagrodzeń; PeopleForce; Nais; WORKAI; MyBenefit; Motivizer; Emplo.
Anna Majkowska
CEO NowoczesnyHR, ekspertka w obszarze kompetencji przyszłości, sztucznej inteligencji i nowoczesnego zarządzania. Wspiera organizacje w praktycznym wykorzystaniu AI w biznesie i przygotowaniu pracowników do zmian technologicznych. Wykłada na Akademii Leona Koźmińskiego i Akademii Humanitas.
Artykuł sponsorowany. Materiał powstał we współpracy z Worksmile Sp. z o.o. i został opublikowany w ramach płatnej współpracy reklamowej z HRstandard.pl. Treść przygotowała Anna Majkowska.
