Komunikujemy się z innymi codziennie. Zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym porozumiewanie się jest podstawą wszystkich innych działań każdego z nas. Współcześnie dysponujemy masą narzędzi ułatwiających porozumiewanie się, a dostęp do e-maila, telefonu komórkowego, komunikatora, internetu, intranetu, wideokonferencji, jest bardzo powszechny. Wprost trudno już wyobrazić sobie bez nich życie. Ale te zdobycze cywilizacyjne nie przyczyniły się do całkowitego wyeliminowania problemów w komunikacji.
Mało tego, czasami utrudniają porozumienie, gdyż dzięki uproszczeniu komunikatów, tracimy czasem ich właściwe znaczenie. Dlatego, aby zaznaczyć znaczenie innych, poza słowami, poziomów komunikacji, dodajemy w mailach i SMS-ach emotikony. Komunikacja zawiera w sobie zarówno intencję, jak i znaczenie. Precyzując, można by powiedzieć, że polega na zdolności do wchodzenia w kontakt z drugą osobą i powodowania, że jest się zrozumianym. Zjawiska te są możliwe, ponieważ nasze umysły przechodzą stopniowo od świadomości do podświadomości, która ma zdolność analizowania, syntetyzowania i oceniania. Może zatem rozwiązywać nasze problemy, podejmować decyzje i generować nowe koncepcje. Komunikacja kieruje się czasem ku tym podświadomym poziomom umysłu i z nich wypływa. Z chwilą, gdy dwoje lub więcej ludzi wchodzi w pewnego rodzaju wzajemne oddziaływanie, możliwe staje się komunikowanie na różnych poziomach, nieraz równocześnie. Pod tym względem przypominamy odbiorniki radiowe o wielu różnych kanałach i częstotliwościach.
Jednak zdarza się, że jedna osoba mówi, a druga zupełnie inaczej odczytuje jej intencje. Jak mówić (pisać), by być jednoznacznie zrozumianym? Jak zadbać o szeroki dostęp do informacji, a jednocześnie, aby tych informacji nie było zbyt dużo, bo powoduje to trudności w selekcji? Skuteczna komunikacja zachodzi między dwiema osobami wtedy, kiedy odbiorca rozumie sytuację tak, jak zamierzył nadawca. W skutecznej komunikacji informacja nadawcy dokładnie oddaje jego intencję, a interpretacja odbiorcy zbiega się z zamierzeniami nadawcy. Warto podjąć osobiste zobowiązanie: co ja będę robić, by lepiej się porozumiewać z innymi? Podstawą jest zastosowanie perspektywy JA i oparcie wypowiedzi na faktach oraz wzięcie pod uwagę trzech kolejnych poziomów komunikacji (opinie, emocje i potrzeby), które składają się na interpretację faktów.
Problem jest taki, że najczęściej w komunikacji bardzo szybko przenosimy ciężar naszych rozmów z faktów na interpretacje. Mówimy o naszych uczuciach, oczekiwaniach, wskazujemy na to, co myślimy o danym zdarzeniu. I im bardziej oddalamy się od rzeczywistych zdarzeń, tym trudniej nam się dogadać. Fakt to coś, co może zostać zweryfikowane niezależnie od czyjejś interpretacji. Natomiast interpretacja to nadawanie znaczeń faktom. To nie fakty, lecz interpretacje powodują, że trudno nam się porozumiewać. Kłopot polega na tym, że bardzo często mylimy fakty z interpretacjami. Jesteśmy przekonani, że mówimy o faktach, a w rzeczywistości tylko nadajemy im nasze znaczenie z osobistej perspektywy. Oczywiście nie da się prowadzić rozmowy tylko i wyłącznie w oparciu o fakty. Mówienie o emocjach, opiniach czy potrzebach, jest niezbędne w komunikacji.
Jednak skuteczna komunikacja to taka, w której fakty zostają w sposób świadomy i czytelny oddzielone od ich interpretacji. Jeśli do kogoś mówisz, jesteś odpowiedzialny za to, aby twój rozmówca wyraźnie usłyszał, na jakich zdarzeniach (faktach) opierasz swoje opinie, czy wyrażasz swoje emocje do niego. Kiedy słuchasz, twoja odpowiedzialność polega na tym, aby dopominać się wyraźnego rozróżnienia, co jest weryfikowalną daną, a co tylko interpretacją.
