Komunikacja jest nie tylko procesem wymiany informacji między nadawcą i odbiorcą. To też podstawa do tworzenia relacji między ludźmi. Oczywiście istotne jest, co chcemy komunikować, ale równie ważny jest sposób, w jaki to robimy, dobór słów, gestów oraz atmosfera, w jakiej się to dzieje. Często jednak zapominamy, że komunikacja to proces nie tylko w jedną stronę, czyli w stronę odbiorcy. Aby komunikacja zaistniała, odbiorca musi też nas usłyszeć i zrozumieć.
Przeszkody w skutecznej komunikacji
Aby komunikacja w zespole była skuteczna, należy zadbać o zminimalizowanie przeszkód, które naturalnie wystąpią w każdym procesie. Mogą to być na przykład te aspekty, które różnią odbiorcę i nadawcę:
- Poziom wiedzy i doświadczenia, skąd mogą wynikać różnice w zrozumieniu,
- Emocje – w pobudzeniu emocjonalnym trudno nam myśleć obiektywnie,
- Oczekiwania – koncentrujemy się wtedy selektywnie na tym, co jest nam potrzebne,
- Różny styl komunikowania się.
Nie bez znaczenia jest też wzajemne zaufanie odbiorcy do nadawcy i odwrotnie, ponieważ wpływa to na nastawienie w przekazywaniu i odbieraniu informacji oraz kierowanie uwagi na to, co nadawca chce przekazać, a nie na to, czego powinien się domyślać czy obawiać odbiorca.
Jak manager może pracować nad skuteczną komunikacją w zespole?
Na początku warto na początku odpowiedzieć sobie na pytania:
- Co jest potrzebne Twojemu zespołowi, żeby dobrze wykonywał swoją pracę?
- Jakich informacji i jak często potrzebują od Ciebie członkowie zespołu?
- Jakie informacje są dla nich niezbędne od pracowników innych działów?
Poświęć czas na poznanie członków swojego zespołu. Zastanów się, jak każdy z nich pracuje, co według Ciebie jest dla niego istotne, jakich informacji i w jakim czasie potrzebuje do dobrego wykonywania swojej pracy. Przeprowadź z zespołem rozmowę na ten temat. Ustalcie też częstotliwość spotkań podsumowujących.
O czym zawsze warto pamiętać podczas rozmowy z pracownikiem?
Aby rozmowa z pracownikiem była owocna, warto zadbać o to, by wysyłany komunikat był prawidłowo odebrany i zbudować wspólny schemat komunikacyjny. W trakcie rozmowy z pracownikiem sprawdzaj, czy informacja przez Ciebie przekazywana jest przez niego zrozumiała. Zadawaj pytania i niech to będą często pytania otwarte, a nie zamknięte, na przykład „Jak rozumiesz, to co Ci przekazałem?”, „Jaka jest Twoja opinia na ten temat?” Unikaj emocjonalnych reakcji, daj przestrzeń na wypowiedzenie się rozmówcy.
Odbierając komunikat sprawdzaj, czy go dobrze zrozumiałeś – parafrazuj wypowiedzi rozmówcy, czyli powtarzaj swoimi słowami, co usłyszałeś i zadawaj dodatkowe pytania, żeby doprecyzować na przykład „Czy dobrze zrozumiałem, że…”, „Powiedziałeś…, czy to znaczy, że…?”. Zastanawiaj się, co zostało powiedziane, a czego rozmówca nie mówi. Ważna jest również zgodność komunikatów werbalnych i niewerbalnych. Niech gestykulacja, postawa ciała, tempo mówienia czy głośność będą zgodne z tym, o czym mówisz. Bądź cierpliwy – lepiej więcej czasu poświęcić na doprecyzowanie wiadomości niż potem naprawiać błędy wynikające z nieporozumienia.
Poznaj i zrozum swój styl komunikacji i styl każdego swojego pracownika, czyli jak różnimy się między sobą i jak możemy się lepiej „zrozumieć”.
Na skuteczną komunikację i prawidłową interakcję między współpracownikami pozytywnie wpływa znajomość stylów komunikacyjnych. Zastanów się więc, jak byś określił swój styl zachowania i komunikacji. Co jest charakterystyczne dla Twojego stylu komunikacji? Czy ważniejsze dla Ciebie są fakty czy proces? Co Ciebie denerwuje w komunikacji z różnymi ludźmi?
A jak określisz style swoich pracowników? Zastanów się nad zachowaniami osób, które z Tobą współpracują. Czy widzisz między nimi jakieś różnice czy raczej podobieństwa? Podpowiedzią w udzieleniu odpowiedzi na powyższe pytania może być poniższy podział stylów zachowań i komunikacji. Do którego modelu bardziej pasuje Twój pracownik?
Styl dominujący, stanowczy
Osoba o tym stylu jest zazwyczaj energiczna i lubi otrzymywać informacje mówiące o rezultatach. W komunikacji może wykazywać tendencje do bycia dużo bardziej agresywną niż inni tego od niego oczekują czy się spodziewają. Powinna dostawać trudne zadania do wykonania i móc samodzielnie decydować o tempie pracy.
Styl wpływowy, inspirujący
Osoba o tym stylu lubi otrzymywać informacje, które podkreślają jej doświadczenie. Ma tendencję do generalizowania, bycia bardzo rozmownym, lecz mniej skupionym na rezultatach i szczegółach niż inne osoby. Dobrze na nią wpływa środowisko, w którym może swobodnie się wypowiadać. Lubi udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej.
Styl stały, opanowany
Osoba o tym stylu lubi otrzymywać informacje, które pozwalają jej czuć się częścią zespołu. Może mieć problem z wyrażaniem swoich opinii bardziej niż inne osoby wokół niej. Chętniej słucha niż opowiada.
Styl dokładny, sumienny
Osoba o tym stylu lubi otrzymywać informacje, które dostarczają wystarczająco dużo szczegółów, aby podjąć świadomą decyzję. Może mieć tendencję do podawania zbyt wielu faktów i szczegółów, podczas gdy inni podejmują decyzje na podstawie przeczucia lub tylko kilku podstawowych informacji.
Komunikacja a motywowanie pracowników
Komunikowanie wiąże się z jedną z podstawowych funkcji zarządzania – motywowaniem pracowników, a to wymaga od managera wiedzy na temat czynników motywujących pracownika, zrozumienia jego potrzeb i zachowań. Niezbędna jest zatem umiejętność obserwacji i słuchania pracownika. Jeżeli Twój pracownik dobrze wykonuje swoją pracę, doceniaj jego wysiłki i rezultaty działań oraz komunikuj to. Taka pozytywna komunikacja zwiększy poczucie wartości pracownika i wpłynie na jego zaangażowanie w pracy.
Co pomoże nam w pracy nad dobrą komunikacją?
Być może nie każdy manager potrafi trafnie zidentyfikować style komunikacji swojej i pracowników. Warto zatem zastosować testy, które zdiagnozują styl zachowania i styl Twojej komunikacji i poszczególnych członków zespołu. Istnieją również testy badające wewnętrzne czynniki motywujące, czyli wartości oraz opisujące postawy, na podstawie których osoba podejmuje decyzje. To cenna wiedza, której zastosowanie wpłynie pozytywnie na komunikację.
Wartościowe jest również podzielenie się przez managera swoimi wynikami z zespołem, to też element komunikacji „jacy jesteśmy” i na ile jesteśmy otwarci, żeby zadbać o dobre relacje.
Dzięki takiej wymianie wiedzy można lepiej się nawzajem zrozumieć, poznać swoje oczekiwania i efektywniej współpracować. Dobra komunikacja jest podstawą działania każdego zespołu i organizacji, a właściwe jej stosowanie ma pozytywny wpływ na zadowolenie i satysfakcję pracownika.
Autor: Jolanta Jastrzębska
Ekspert ds. zmiany kariery w ManpowerGroup. Konsultant, Psycholog, Coach, Trener. Zawodowo związana z ManpowerGroup, gdzie odpowiada za wsparcie organizacji i pracowników w procesach zmian. Prowadzi warsztaty dotyczące zmiany kariery oraz konsultacje indywidualne dla uczestników programów z różnych poziomów organizacji – od specjalistów po kadrę menedżerską. Pełni też rolę eksperta dla klientów zewnętrznych w zakresie audytu kompetencji pracowników ze wszystkich szczebli w organizacjach, w tym najwyższej kadry menedżerskiej.
[…] wielu managerów miało lub ma w zespole taką osobę, którą można nazwać „trudnym pracownikiem”, czyli […]