Rozmowa kwalifikacyjna ma na celu nawiązanie bezpośredniego kontaktu z kandydatem starającym się o pracę i pogłębienie informacji na jego temat. Osoba prowadząca taką rozmowę chce ustalić przede wszystkim, czy dana osoba spełnia oczekiwania pracodawcy, czy jest odpowiednią osobą na dane stanowisko, czy pasuje do zespołu. Niestety czasami zdarza się, że pytania osoby prowadzącej rekrutację wykraczają poza dopuszczalne prawem ramy, co niekiedy może zostać uznane za naruszenie dóbr osobistych i dyskryminację. Należy zatem zastanowić się jakich informacji nie może żądać rekruter?
Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Chodzi zatem o każdą informacje dotyczącą osoby fizycznej dzięki której możliwe jest określenie jej tożsamości. Na gruncie prawa pracy za takie dane należy uznać wszelkie informacje dotyczące osoby starającej się o pracę lub osoby już zatrudnionej.
Ochronę danych osobowych gwarantuje nam Konstytucja, zgodnie z którą każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym i nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby (art. 47 i 51 ust. 1 Konstytucji RP).
W stosunkach pracowniczych kwestie ochrony danych osobowych precyzuje art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy, który jasno i wyczerpująco określa, o co można zapytać osobę ubiegającą się o zatrudnienie. I tak rekruter może żądać podania wyłącznie następujących danych osobowych:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) datę urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Uzupełnieniem powyższego przepisu są postanowienia rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z tym rozporządzeniem pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
1) wypełnionego kwestionariusza osobowego,
2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4) świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5) orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6) innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
Należy podkreślić, że podany powyżej katalog jest zamknięty, a zatem pracodawca nie może pytać kandydata o podanie innych danych osobowych. Niedopuszczalne są zatem pytania m.in. o stan cywilny, plany macierzyńskie, poglądy polityczne, wyznanie, orientację seksualną, przynależność związkową, stan zdrowia czy przebyte choroby. Wbrew dość powszechnej praktyce nie można również żądać od kandydata do pracy przesłania swojego zdjęcia. Zakazowi po stronie pracodawcy odpowiada prawo kandydata do odmowy ujawnienia danych niewymienionych w powyższym przepisie. Co więcej, osoba pytana o informacje osobiste może uznać, że pracodawca narusza jej dobra osobiste. W takim przypadku osobie takiej przysługują określone roszczenia z kodeksu cywilnego, w tym zadośćuczynienie za doznaną krzywdę czy odszkodowanie (art. 24 Kodeksu cywilnego). Natomiast jeśli brak odpowiedzi na takie pytanie spowoduje niezatrudnienie kandydata, to wówczas może on domagać się odszkodowania z tytułu dyskryminacji (art. 18(3d) Kodeksu pracy).
Jedyny wyjątek od powyższej zasady przewiduje art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż wskazane powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. I tak np. przepisy prawa niekiedy określają, jakie kwalifikacje powinna spełniać osoba ubiegająca się o dane stanowisko. Wówczas pracodawca może żądać od kandydata podania danych potwierdzających posiadanie tych kwalifikacji. Dotyczy to np. warunku niekaralności, który jest wymagany na niektórych stanowiskach (przepisy prawa wymagają spełnienia tego warunku np. w odniesieniu do nauczycieli, pracowników służby cywilnej, pracowników ochrony). W takim przypadku, w celu potwierdzenia spełnienia tego warunku, pracodawca może żądać od kandydata zaświadczenia o niekaralności. Wyjątek ten dotyczy również sytuacji, gdy określone przepisy uniemożliwiają bądź uzależniają zatrudnienie na określonym stanowisku od posiadania jakiejś cechy psychofizycznej. Wówczas dopuszczalna jest możliwość uzyskania przez pracodawcę informacji na ten temat. Z sytuacją taką mamy do czynienia np. w przypadku zatrudniania na stanowisko, na którym nie może pracować kobieta w ciąży. W tej sytuacji należy uznać, że pracodawca może zapytać kandydatkę o to, czy jest w ciąży. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 17 kwietnia 2007 r. (sygn. akt I UK 324/06), w którym stwierdził, że pracodawca nie może zapytać kandydatki na pracownika, czy jest w ciąży, chyba że zamierza zatrudnić ją na takim stanowisku pracy, na którym praca jest niedozwolona dla kobiet w tym stanie ze względu na ochronę macierzyństwa.
Powyższe zasady dotyczą kandydata do pracy, natomiast zgodnie z art. 22¹ § 2 Kodeksu pracy od pracownika, a zatem osoby już zatrudnionej, pracodawca może żądać niezależnie od wyżej wskazanych danych osobowych, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (dotyczy to np. ustalenia czy pracownikowi przysługuje dodatkowe 2 dni lub 16 godzin zwolnienia na opiekę nad dzieckiem do 14 roku życia)
2) numeru PESEL pracownika.
Przepisy prawa określają zatem jasno i precyzyjnie o jakie dane możemy pytać kandydatów do pracy w czasie rekrutacji. Niedopuszczalne jest żądanie innych danych osobowych. Należy pamiętać o tych zasadach, gdyż ich naruszenie może narazić pracodawcę na szkody finansowe.
Autor: Michał Włodarczyk
Adwokat, Specjalista Prawa Pracy w Kancelarii BMSP Boryczko Malinowska
Witam, a co jeśli pracodawca pyta o dotychczasowe wynagrodzenia na poprzednich stanowiskach?
Od osoby rekrutowanej firma ma prawo zażądać podania tylko wybranych danych osobowych. Są to: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Innych danych osobowych można żądać tylko wtedy, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Rekruter nie ma żadnych podstaw do wymagania odpowiedzi na pytanie dotyczące dotychczasowego wynagrodzenia i jego sytuacji materialnej.