Na nowych torach – w kierunku digitalizacji, ujednolicania i uproszczania procesów
Dynamicznie zmieniające się otoczenie rynkowe powoduje, że firmy coraz częściej stają przed koniecznością uproszczeniaswoich procesów, poprawy efektywności pracy oraz optymalizacji kosztów. Jak wynika z danych zawartych w raporcie „Trendy HR 2015 – Nowy świat pracy”, opracowanym przez firmę doradczą Deloitte, aż 70 proc. liderów biznesu i HR uznaje kwestię uproszczenia pracy za ważną. Od czego zatem należy zacząć?
Jednym z obszarów, od którego można rozpocząć zmianę związaną z uproszczeniem procesów jest cyfrowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Na takie rozwiązanie zdecydowała się spółka PKP CARGO największy w Polsce i drugi w Europie operator kolejowych przewozów towarowych.
Digitalizacja dokumentów pracowniczych
Tysiące pracowników i akt osobowych, miliony dokumentów oraz kilka jednostek organizacyjnych w kraju – tak w skrócie można przedstawić najważniejsze wyzwania przed jakimi stanęła spółka PKP CARGO w zakresie digitalizacji dokumentów pracowniczych. W ubiegłym roku spółka zdecydowała się na wdrożenie elektronicznej teczki osobowej eTeczka – autorskiego rozwiązania firmy GAVDI Polska, służącego do archiwizacji dokumentów kadrowych. Z tego modułu PKP CARGO korzysta od czerwca 2016 roku.
Na podjęcie decyzji o implementacji tego rozwiązania miało wpływ kilka czynników. Jak podkreśla Elżbieta Zdrach, Zastępca Dyrektora Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi w PKP CARGO, duże znaczenie miała przede wszystkim funkcjonalność rozwiązania, łatwość obsługi, korzystna oferta, integracja z systemem SAP HCM, z którego spółka korzysta już od paru lat, a także dobre doświadczenia wyniesione z wieloletniej współpracy z firmą GAVDI Polska. Jednak to nie wszystkie zalety tego rozwiązania.
Łatwiejszy dostęp, efektywniejsza praca
Rozwiązanie eTeczka, umożliwia przypisywanie zeskanowanych dokumentów do konkretnego pracownika w systemie SAP HCM, co daje specjalistom działu HR szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji oraz możliwość sprawniejszego przeszukiwania zasobów elektronicznego archiwum. Dokumenty mogą być wyszukiwane zarówno z poziomu teczki konkretnego pracownika, jak i kartoteki pracowniczej. Digitalizacja teczek osobowych znacząco przyczynia się do poprawy pracy całego działu personalnego, umożliwiając szybsze, sprawniejsze i bardziej efektywne działanie, ponieważ za pomocą paru kliknięć dział personalny ma dostęp do najważniejszych informacji. Elżbieta Zdrach zaznacza, że podstawowym celem wdrożenia była chęć zabezpieczenia dokumentów przed fizycznym zniszczeniem, ułatwienie pracy działom pracowniczym tj. uzyskanie szybkiego i łatwego dostępu do dokumentów „bez wstawania zza biurka” oraz umożliwienie pracownikowi dostępu do własnej teczki przez portal ESS. Wszystko to zostało osiągnięte w stosunkowo krótkim czasie.
W stronę pełnej cyfryzacji
Do tej pory w elektronicznym archiwum umieszczono teczki osobowe ponad 7,5 tys. pracowników – łącznie ok. miliona dokumentów. Prace realizowane są w wewnętrznych strukturach firmy. Docelowo e-Teczka ma zostać wdrożona dla 25 tys. teczek znajdujących się w obecnych archiwach, a także dla nowych, przyszłych pracowników. Pełną digitalizację teczek osobowych spółka planuje osiągnąć w ciągu trzech najbliższych lat.
PKP CARGO korzysta już rozwiązania GAVDI eDeklaracje, służącego do elektronicznego generowania i wysyłki pracowniczych deklaracji podatkowych w systemie SAP, oraz z narzędzia GAVDI Replicator, które dzięki możliwości kopiowania wybranych danych z systemu produkcyjnego na system testowy lub rozwojowy ułatwia tworzenie samowystarczalnego i niezależnego środowiska testowego.
Autor: Szymon Knobloch– Członek Zarządu, Dyrektor ds. Konsultingu GAVDI Polska S.A. – doświadczony konsultant w obszarze zarządzania kadrami. W swojej karierze zawodowej był odpowiedzialny za realizację ponad 40 wdrożeń systemu SAP HCM.
