Czy warto kontrolować swoich podwładnych? Oczywiście! Nadzorowanie to jedno z podstawowych zadań każdego menedżera. Mimo, że jest bardzo ważne potrafi przyprawić o ból głowy zarówno przełożonego jak i pracownika. Z jednej strony nikt nie lubi być kontrolowany, z drugiej rola dociekliwego inspektora sprawdzającego każdy krok poczyniony przez podwładnego, często bywa niewdzięczna. Jak więc kontrolować? Tak,by nie był to przykry obowiązek wywołujący stres a działanie, które zwiększa motywację. Umiejętnie przeprowadzona kontrola jest okazją do nauki i rozwoju dla całego zespołu.
Jedną z czterech sztandarowych funkcji menedżera obok planowania, organizowania i motywowania jest kontrola. Zależnie od polityki danej firmy częstotliwość i forma kontroli różni się. Są tzw. kontrole okresowe, które odbywają się w stałych odstępach czasu, przeważnie raz na miesiąc lub raz na pół roku oraz kontrole bieżące, czyli codzienne sprawdzanie i nadzorowanie. Menedżer podczas rozmowy pyta pracownika na jakim etapie są konkretne zadania co mu się udało a z czym ma trudności. Taka forma kontroli jest istotna i może przynosić korzyści obu stronom. Menedżerowi dostarcza niezbędnych informacji o tym jak postępują prace nad danym zadaniem lub jak przebiega realizacja celu a pracownik wie, że powierzone mu zadania są istotne ponieważ przełożony się nimi interesuje, co wpływa na wzrost jego motywacji do pracy. Jeśli pracownik ma trudności z wykonaniem zadania lub napotyka na drodze do realizacji celu przeszkody i nie wie jak sobie z nimi poradzić to rozmowa kontrolna stanowi świetną okazję do tego by poprosić
o wyjaśnienia czy pomoc.
Powyższy opis pokazuje jedynie sytuację modelową. Stanowi ona jednak dobry punkt odniesienia dla każdego, kto chce sprawdzić czy kontrola w jego firmie przebiega właściwie i czy jest efektywna. Rzeczywistość i codzienna praktyka wielu firm często odbiega od tego modelu. Powszechnym błędem jest zbyt częste kontrolowanie pracowników. Duża presja na poprawę wyników wzmaga takie zachowania Nadmierna kontrola powoduje negatywne skutki i prowadzi do tego, że osiągamy efekt jest odwrotny od zamierzonego. Dzieje się tak po pierwsze dlatego, że bardzo częste kontrolowanie pracownika ingeruje w jego działania, zakłócając mu rytm pracy i tym samym utrudniając skupienie się na wykonywanym zadaniu. Co naturalne, wywołuje także stres i poczucie zagrożenia u kontrolowanego pracownika. Często kontrolowany pracownik zaczyna mieć podejrzenia, że mu się nie ufa i że celem kontroli jest przyłapanie go na błędach i zakwestionowanie jego kompetencji. Skutkuje to najczęściej spadkiem motywacji i obniżeniem jakości pracy.
Nadmierna kontrola powoduje, że pracownik przestaje być samodzielny. Spada jego poczucie wartości i kompetencji, a rośnie obawa przed popełnieniem błędu. W konsekwencji pracownik zasypuje menedżera szczegółowymi pytaniami dotyczącymi każdej drobnej sprawy. Przestaje wykazywać własną inicjatywę, nie szuka samodzielnie rozwiązania problemu, lecz biernie czeka na instrukcje przełożonego. Przesadna kontrola, prowadzona w formie podejrzeń i nastawiona na poszukiwanie błędów zaczyna mieć znamiona inspekcji. A jeśli dodatkowo menedżer wykorzystuje takie narzędzia jak podsłuchy czy nagrania, koncentruje się na przyłapywaniu na błędach a nie na sukcesach, to możemy mówić już nie o kontroli a raczej o inwigilacji pracownika.
Nie należy jednak w świetle tych faktów popadać w drugą skrajność. Trzeba pamiętać, że brak kontroli zwyczajnie rozleniwia pracowników i powoduje spadek ich motywacji. Dochodzi w takiej sytuacji do unikania odpowiedzialności i nieporozumień w zespole. Zaniechanie nadzorowania podwładnych sprzyja także wszelkiego rodzaju innym nadużyciom np. kradzieżom.
Z zasady większość ludzi nie lubi być kontrolowana. Ponieważ kontrola zawsze w pewnie sposób godzi w poczucie niezależności oraz może naruszyć poczucie własnej wartości jednostki. Pracownik ma świadomość, że zawsze istnieje ryzyko, że kontrola ujawni błędy, które przecież każdy z nas niekiedy popełnia. Aby nie pogłębiać tych obaw i nie wywoływać niepotrzebnego stresu kontrola powinna być przeprowadzona zgodnie z wcześniej wyznaczonymi parametrami. Istotne by pracownik miał jasno wyznaczone kryteria dotyczące swoich zadań, z których będzie podczas kontroli rozliczany. Musi wiedzieć co i w jaki sposób ma zrobić oraz jaki jest termin przewidziany na wykonanie konkretnych czynności. Ważna jest także odpowiednia rozmowa z pracownikiem. Podczas takiej rozmowy zadawane są pytania zarówno otwarte jaki i zamknięte, a nie – jak często się dzieje – tylko te drugie. Ważne jest docenianie osiągnięć pracownika, chwalenie go podczas kontroli za to co udało mu się osiągnąć. Ważne jest by krytyka była konstruktywna, czyli żeby stanowiła wskazówkę jak konkretne zadanie wykonać poprawnie oraz żeby nie odnosiła się do aspektów personalnych. Tak przeprowadzona kontrola rozwija pracownika i jest jednocześnie doskonałym motywatorem.
Z powodu gorszej koniunktury gospodarczej i kryzysu firmy nerwowo poszukują oszczędności i nowych klientów. Dlatego menedżerowie coraz bardziej koncentrują się na danych liczbowych, które są nieubłagane i zazwyczaj wskazują „niewłaściwe” wyniki. To sprawia, że menedżerowie coraz bardziej skupiają się na działaniach zmierzających do wykrycia nieprawidłowości i zamiast kontroli zleconych zadań mamy do czynienia z inspekcjami, a nawet z inwigilacją. Taka sytuacja wywołuje bardzo silny stres zarówno u menedżera jak i u pracowników. Pogarsza się atmosfera w firmie. Pracownicy stają się nieufni i podejrzliwi. Taka spirala szybko się nakręca. Dochodzi do nieporozumień i wzajemnych oskarżeń, co nigdy nie wpływa pozytywnie na osiąganie lepszych wyników. By tak się nie działo menedżerowie zamiast na inspekcje powinni swój czas poświęcać na coaching pracowników i na rozwijanie ich kompetencji. Lepiej współpracować w poszukiwaniu nowych możliwości rozwoju firmy niż tropić błędy u innych.
Autor: Agnieszka Polska – Kamieńska, prezes zarządu Persona Global Polska
Ciekawy materiał. Ostatnio sporo czytam o właściwych działaniach kontrolnych. Brałem udział w szkoleniu z metod kontroli podległych pracowników organizowanego przez Dwoarczyński Consulting i wtedy do mnie dotarło ile błędów popełniam. A także to, że chociaż próbuje stosować kontrolę to jej efekty nie dają mi żadnej informacji zwrotnej. Swoją drogą świetne szkolenie – szczerze polecam. Mnie otwarło oczy na wile tematów.
„Mnie otwarło oczy na wile tematów.” Chyba „otworzyło”.
Obie formy, to jest: otworzyło i otwarło są formami poprawnymi, choć ta budząca Pana zastrzeżenia jest formą rzadszą (co zresztą może stanowić powód zastrzeżeń).