„Nie mam teraz czasu”, „Wróć z tym do mnie jutro” i wreszcie jak z „Bruneta wieczorową porą”: „Nie wiem, nie znam się, nie orientuję się, zarobiony jestem!” – takie reakcje swojego szefa słyszał chociaż raz niemal każdy z nas. Zmora naszych czasów – przemęczony i zagoniony szef, to poważny problem w wielu firmach.
Pracownik przychodzi do swojego przełożonego, chcąc skonsultować z nim pewne decyzje, ustalić plan działania, podzielić się sukcesem lub problemem zespołu. – Ale szef zaaferowany pracą, swoimi myślami na jej temat i obowiązkami, które musi wykonać, nie słyszy swojego podwładnego i nie widzi jego problemów. A to dopiero wierzchołek góry lodowej – ostrzega Marek Małkowicz, dyrektor zarządzający firmy doradczo-szkoleniowej Integra Consulting.
Psychozabawa z szefem w tle
Zróbmy szybki test. Zaznacz punkty, które są odzwierciedleniem codzienności w Twojej firmie.
Twój szef:
1. nie wita się z Tobą, gdy wchodzisz do jego pokoju – reaguje tylko skinieniem głowy.
2. wydaje Ci się, jakby jego myśli galopowały, masz wrażenie, że myśli o stu sprawach na raz.
3. nie słucha tego, co do niego mówisz.
4. w trakcie spotkania zespołu odbiera komórkę, a po chwili wychodzi bez słowa z pokoju i już nie wraca.
5. widać, że jest przemęczony, prawie leży na swoim fotelu, nie uśmiecha się.
6. jego uwaga wyłącza się automatycznie, gdy mówisz mu o jakichś problemach.
7. gdy zadajesz mu pytanie, nie potrafi Ci odpowiedzieć, ponieważ nie słuchał, o czym mówiłeś wcześniej. Przyjmuje postawę „luzu”: kładzie nogi na stole, posługuje się zdawkowymi, krótkimi zdaniami.
8. zapomina o podjętych zobowiązaniach i ustaleniach – nie wywiązuje się ze swoich obietnic, zaprzecza jakoby kiedykolwiek miały miejsce.
9. popełnia błędy merytoryczne (pobieżnie czyta raporty, podpisuje źle sformułowane umowy).
10.deleguje zadania na zasadzie „wystrzel i zapomnij”, czyli daje nieprecyzyjne instrukcje, zdawkowe informacje, nie ustala terminu i sposobu rozliczenia się z umowy.
Jeśli postawiłeś krzyżyk przy kilku punktach, możesz przeczytać dalszy ciąg tego artykułu. Jeśli nie zaznaczyłeś żadnego – gratulujemy! Doceń to, że masz dobrego szefa.
Demotywacja i sabotaż
– Powodem takiego stylu funkcjonowania szefów jest m.in. ciągła pogoń za realizacją celów, do czego dochodzi jeszcze nieumiejętność efektywnego odpoczynku i organizacji swojego czasu. U przełożonych pojawia się też często przekonanie o swojej nieograniczonej mocy, która prowadzi do tego, że porywają się z motyką na słońce: chcą zrealizować dużą liczbę trudnych zadań, ale nie szacują swoich możliwości i w rezultacie nie są w stanie ich wykonać – wyjaśnia coach i trener Marek Małkowicz z Integra Consulting.
Innym źródłem może być też nieuświadomiona postawa niedostrzegania potrzeb innych ludzi oraz skupienie na sobie i swoich problemach jako najważniejszych. Pracownicy doświadczający lekceważenia szefa, wyrabiają w sobie przekonanie (bez zastanawiania się nad motywami jego działania), że przełożony nie interesuje się nimi jako osobami, a co gorsza – nie obchodzi go także wykonywana przez nich praca. Konsekwencją jest zmniejszenie zaangażowania, pogorszenie się relacji z szefem, a w najgorszym wypadku (u pracowników, którzy prezentują postawę „minimum wysiłku – maksimum zysku”) może dojść do lekceważenia swoich obowiązków czy wręcz sabotażu. Lekceważeni pracownicy czują się fatalnie, ponieważ mają poczucie, że są traktowani jak powietrze, a ich zdanie nie jest ważne dla osoby, od której w jakimś stopniu często zależy ich praca. Jeśli firma nic z tym nie robi, ma zdemotywowanych pracowników, którzy niechętnie wykonują swoje obowiązki, robią czarny PR i sieją defetyzm, a w końcu przy pierwszej lepszej okazji – zmieniają pracę. Tymczasem każdy pracownik potrzebuje przede wszystkim personalnego kontaktu z szefem.
Przełożony, który wita się serdecznie ze swoim podwładnym, pyta go, jak się czuje, słucha, gdy ten ma coś ważnego do powiedzenia, działa na pracownika motywująco i sprawia, że ten czuje się szanowany i ważny w strukturze firmy.
Przeprowadź eksperyment
– Mądre asystentki wiedzą, jak znaleźć dojście do zagonionego szefa – gdy przychodzi zmęczony i w złym humorze czy nie odpowiada na „dzień dobry”. Warto je poobserwować i nauczyć się czegoś od nich – radzi Marek Małkowicz coach i trener z firmy doradczo-szkoleniowej Integra Consulting.
Spróbuj rozpoczynać rozmowę z Twoim przełożonym np. od zdań:
• Widzę, że dzisiaj szef chyba w nienajlepszym nastroju? Co się stało?
• Widzę, że szef ma dzisiaj dużo pracy. Kiedy mogę przyjść i porozmawiać?
• O, widzę nowy krawat. Prezent? (technika często wykorzystywana przez pochlebców)
• Wchodząc i witając się, staraj się uzyskać zainteresowanie szefa – po kilku zdaniach warto zrobić pauzę i poczekać na jego spojrzenie.
Warto zadbać, aby Twój szef wrócił myślami do „tu i teraz” – zwiększysz w ten sposób swoje szanse,
że z uwagą poświęci swój czas Tobie.
– Przeprowadź eksperyment: postaraj się okazywać większe zainteresowanie problemami i potrzebami szefa i przekonaj się, czy uzyskasz jego większe zaangażowanie w Twoje problemy –podpowiada Małkowicz z Integra Consulting. Sprawdź też kilka sposobów działania, gdy już uda Ci się przyciągnąć uwagę szefa:
• Postaw na szczerą rozmowę. Postaraj się, opierając się na faktach, powiedzieć szefowi o swoich spostrzeżeniach, stosując np. model FUKO (odwołaj się do Faktów – przywołaj konkretne zachowania, Ustosunkuj się do zachowania, poinformuj o Konsekwencjach takiego zachowania, wyraź swoje Oczekiwania jako podwładnego będącego w takiej sytuacji).
• Optymalnie wykorzystuj czas na indywidualnych spotkaniach z szefem – prowadź je wg planu, nie przedłużaj niepotrzebnie czasu ich trwania.
• Nie okazuj swojej frustracji – lecz z entuzjazmem agenta ubezpieczeniowego nawiązuj rozmowę na temat ostatnich wydarzeń, które mogły zaaferować szefa.
• Prowadź rozmowę na zasadzie komunikat-odpowiedź (staraj się nie zarzucać szefa informacjami, lecz raczej podawać je w małych porcjach, prosząc jednocześnie o opinię, sugestię bądź akceptację.
• Stosuj parafrazy, podsumowuj tematy w trakcie trwania rozmowy itd.
Wszystkie te zachowania są sposobami wyrażenia zainteresowania szefem, jego samopoczuciem i potrzebami. Dzięki nim jest szansa, że szef zacznie się nami interesować i wróci do „ludzi i ich problemów”.
Autor: Marek Małkowicz
